Krajowy System e-Faktur już od 1 stycznia 2022 roku

Faktury są podstawową formą rozliczeń transakcji między przedsiębiorcami. Na ich podstawie opłaca się zakupy towarów, czy też wykonane usługi. 1 stycznia 2022 roku ma zostać wdrożony Krajowy System e-Faktur, który da możliwość wystawiania i otrzymywania nowego rodzaju faktur: faktur ustrukturyzowanych. W założeniu nowy system ma uprościć dokumentowanie sprzedaży i rozliczanie VAT.

Początkowo będzie to opcja do wyboru i będzie funkcjonować obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych. Docelowo Ministerstwo Finansów chce objąć obowiązkiem elektronicznego fakturowania wszystkie podmioty.

Czym jest Krajowy System e-Faktur? Jak będą wyglądały faktury ustrukturyzowane i jak będzie można je wystawiać?

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to specjalny system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego będzie można wystawiać, otrzymywać i przechowywać nowy rodzaj faktur elektronicznych, czyli faktury ustrukturyzowane. Wszystkie będą przechodziły przez centralną bazę danych Ministerstwa Finansów. Ma to zapewnić bezpośredni wgląd fiskusa w to, co jest fakturowane, a także umożliwić przechowywanie faktur w tej bazie.

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą obowiązywały (z pewnymi wyjątkami) obecne zasady wystawiania faktur.

Faktury ustrukturyzowane

Faktura ustrukturyzowana będzie fakturą elektroniczną wystawioną i udostępnioną za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Będzie miała ściśle określony format XML. Podobnie jak zwykła faktura elektroniczna będzie zawierała wszystkie dane wymagane zgodnie z ustawą o VAT. Będą one jednak zapisywane w określonym z góry standardzie. Każda też będzie oznaczona unikalnym numerem, który będzie ją identyfikował w systemie.

Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury, a także zestaw przykładowych plików e-Faktury. Pokazują one, w jaki sposób należy wypełniać struktury w określonych przypadkach.

Faktury ustrukturyzowane oznaczają konieczność integracji systemów księgowych z centralnym systemem. Dlatego Ministerstwo Finansów udostępniło również dokumentację roboczą w języku polskim i angielskim. Ma ona pomóc dostawcom oprogramowania w dostosowaniu systemów informatycznych i księgowych do wprowadzanych zmian.

Ze wszystkimi dokumentami można zapoznać się pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur.

Docelowo struktura logiczna e-Faktury, jako elektroniczny wzór dokumentu, zostanie opublikowana przez Ministerstwo Finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej e-PUAP.

Faktury ustrukturyzowane – jak to będzie działać?

Fakturę ustrukturyzowaną będzie mógł wystawić podatnik lub podmiot przez niego upoważniony, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba. Podatnik będzie musiał powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach posiadających uprawnienia dostępu do wystawiania w jego imieniu faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Z obowiązku złożenia takiego zawiadomienia wyłączony będzie jedynie podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, o ile sam będzie wystawiał faktury. Jeśli będzie chciał, by zajmował się tym księgowy lub biuro rachunkowe, będzie musiał upoważnić wybraną osobę.

Każdy podatnik będzie posiadał indywidualne konto w systemie KSeF. Dostęp do konta możliwy będzie po uwierzytelnieniu za pomocą podpisu elektronicznego lub konta ePUAP.

Po uwierzytelnieniu w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione już i otrzymane faktury ustrukturyzowane. Będzie mógł też przesłać w formacie XML lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Faktury będzie przygotowywał według wzoru przy użyciu swoich programów księgowych i przesyłał do systemu poprzez API, czyli zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą.

Po przesłaniu faktury Krajowy System e-Faktur zweryfikuje zgodność danych w niej zawartych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Jeśli nie będzie błędów przydzieli fakturze unikalny numer identyfikujący ją w systemie, z oznaczeniem daty i czasu. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.

Tak wystawiona faktura ustrukturyzowana będzie mogła zostać pobrana przez drugą stronę transakcji. Ale co ważne, odbiorca będzie musiał wyrazić zgodę na otrzymanie takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno się odbywać na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych, np. przesyłanych e-mailem.

Jeśli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca nadal będzie mógł ją wystawić w systemie, następnie wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa wartość faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej indywidualny numer identyfikacji w systemie.

Jeśli przekazana w ten sposób faktura ustrukturyzowana ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, jej odbiorca będzie mógł wystąpić do wystawcy faktury o jej ponowne przekazanie.

Faktury ustrukturyzowane – czas przechowywania

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. W przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik nie będzie musiał już archiwizować faktur. Ponieważ będą w systemie będzie też zwolniony z obowiązku przesyłania ich w strukturze JPK (JPK_FA) w przypadku ewentualnych kontroli lub czynności sprawdzających.

Do faktur ustrukturyzowanych nie będą także miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Faktury ustrukturyzowane a korekty faktur i noty korygujące

Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej wystawionej za pośrednictwem KSeF. Korekta będzie musiała zawierać numer nadany przez KSeF fakturze pierwotnej.

W Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących, ponieważ wymagają one akceptacji przez odbiorcę pierwotnej faktury. Noty korygujące będą sporządzane na dotychczasowych zasadach, poza KSeF.

Jakich faktur nie wystawimy w Krajowym Sytemie e-Faktur?

W Krajowym Sytemie e-Faktur nie będą mogły być wystawiane:

– faktury, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy,
– faktury VAT RR – wystawianej w procedurze dotyczącej rolników ryczałtowych i mającej na celu udokumentowanie nabycia przez podatnika VAT produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego,
– „faktury pro forma” – nazwa ta jest zwyczajowa i nie występuje w przepisach ustawy o VAT; faktura pro forma nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, ani nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia podatku VAT.

Faktury ustrukturyzowane – obowiązkowe czy dobrowolne?

Od 1 października 2021 roku przedsiębiorcy będą mogli testowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur dzięki udostępnionemu w internecie oprogramowaniu (na stronie podatki.gov.pl).

Od 1 stycznia 2022 roku faktury ustrukturyzowane będą już funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako pełnoprawna forma dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i zwykłych faktur elektronicznych. Przez cały 2022 rok będzie to jednak rozwiązanie dobrowolne. Przedsiębiorca sam zdecyduje, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.

Formą zachęty dla przedsiębiorców, by korzystali z faktur ustrukturyzowanych, jest prawo do szybszego zwrotu podatku VAT – w 40 dni, a nie jak obecnie 60 dni.

Aby móc skorzystać z tego przywileju podatnicy będą musieli spełnić dodatkowe warunki:

– wystawianie w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktur ustrukturyzowanych,
– kwota podatku VAT naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekroczyć kwoty 3000 zł,
– podatnik przez 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku był czynnym podatnikiem VAT,
– podatnik przez 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku posiadał konto w banku lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Docelowo planuje się objąć obowiązkiem wystawiania faktur w systemie KSeF wszystkie podmioty od 1 stycznia 2023 roku. Faktury papierowe zostaną całkowicie wyeliminowane.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)