Na naszym blogu dziś zajmiemy się tematem ważnym dla każdego pracownika. Odpowiemy na pytanie czym jest świadectwo pracy? Komu i w jakiej sytuacji jest wystawiane? Jakie informacje powinny się w nim znaleźć? Co zrobić, gdy nasze świadectwo pracy zawiera błędy a co wtedy, gdy zostanie zniszczone lub go zgubimy?
Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę w momencie wygaśnięcia umowy o pracę lub rozwiązania stosunku pracy. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia danej osoby u konkretnego pracodawcy.
Świadectwo pracy jest wydawane każdemu pracownikowi, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę, niezależnie od tego, czy była to umowa na czas nieokreślony, określony czy tylko umowa na okres próbny. Również w sytuacji, gdy nastąpi wypowiedzenie w trybie natychmiastowym świadectwo pracy musi być wydane.
Co ważne – pracodawca ma ustawowy obowiązek wystawić świadectwo pracy. Pracownik nie musi w tym zakresie składać wniosku.
Oryginał świadectwa otrzymuje pracownik a kopię przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Świadectwo pracy to dla pracownika bardzo ważny dokument. Reguluje jego sytuację prawną u byłego pracodawcy a dla kolejnego stanowi ważne źródło informacji o doświadczeniu zawodowym pracownika, realizowanych przez niego obowiązkach i przyczynach zakończenia współpracy z poprzednim pracodawcą. Zawiera też informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych w nowym miejscu zatrudnienia. Na jego podstawie określa się m.in. liczbę dni przysługującego jeszcze urlopu do wykorzystania.
Świadectwo pracy jest też niezbędne, by ubiegać się o określone świadczenia jak zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie przedemerytalne czy emerytura.
Informacje, które powinny znaleźć się na prawidłowo wystawionym świadectwie pracy określone są ściśle przez odpowiednie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Są to m.in.:
Na żądanie pracownika pracodawca może umieścić informacje dodatkowe, na przykład o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o kwalifikacjach pracownika, odbytych szkoleniach i kursach. Niedopuszczalne jest natomiast umieszczenie w świadectwie pracy opinii o pracowniku czy referencji.
Pracodawca ma obowiązek wręczyć świadectwo pracy byłemu pracownikowi (lub upoważnionej przez niego na piśmie osobie) niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Przyjmuje się, że „niezwłocznie” oznacza w tym przypadku ostatni dzień trwania umowy.
W przypadku, gdy wydanie świadectwa w ten sposób jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, np. z powodu nieobecności pracownika, pracodawca jest obowiązany w terminie 7 dni wysłać świadectwo za pośrednictwem poczty (najlepiej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru) albo doręczyć je w inny sposób (osobiście, przez kuriera itp.)
Jeśli ostatni dzień zatrudnienia przypada na dzień wolny od pracy, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w najbliższym dniu roboczym, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia.
Nie. Jeśli w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę pracodawca zamierza podpisać nową umowę z tą samą osobą nie ma wówczas obowiązku wydania świadectwa pracy za poprzedni okres zatrudnienia. Może to uczynić, ale tylko na formalny wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca również ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy, które zostaje włączone do akt osobowych zmarłego pracownika. Może ono zostać wydane na wniosek małżonka, spadkobiercy lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną. Wniosek taki powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W ciągu 7 dni od dnia jego złożenia pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy.
Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny od 1000 do nawet 30 000 zł.
Jeżeli natomiast świadectwo pracy nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji albo są one błędne pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Ma na to 7 dni od daty otrzymania świadectwa pracy. Pracodawca ma również 7 dni na odpowiedź. Może w tym czasie wydać nowe, poprawione świadectwo pracy albo zawiadomić pracownika, że nie zgadza się z jego uwagami. W takiej sytuacji pracownik ma prawo, w ciągu kolejnych 7 dni, wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Jeżeli sąd rozstrzygnie sprawę pomyślnie dla pracownika pracodawca jest obowiązany wydać mu nowe świadectwo pracy, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia w tej sprawie. Błędne powinno zostać usunięte z akt osobowych i zniszczone.
Niezależnie od tego pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o naprawienie szkody, jeżeli doznał jej z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Szkodą może być np. utrata możliwości zatrudnienia w nowym miejscu pracy. Jeśli udowodni to na drodze postępowania sądowego przysługiwać mu będzie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Roszczenie przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Na skutek zdarzeń losowych świadectwo pracy może zostać zniszczone lub w inny sposób utracone. Pracownik ma wtedy prawo zgłosić się do byłego pracodawcy w celu uzyskania odpisu świadectwa pracy. Choć przepisy nie precyzują terminu, w jakim pracodawca powinien wydać taki dokument przyjmuje się, że powinien zrobić to bez zbędnej zwłoki.
Odpis powinien zawierać identyczne informacje co oryginał, łącznie z datą wystawienia pierwotnego świadectwa pracy. W treści powinna się natomiast znaleźć adnotacja o tym, że dokument jest odpisem oraz aktualna data jego wystawienia. Co do zasady, odpis powinien być podpisany przez tą samą osoba, która podpisała świadectwo. Jeśli jest to niemożliwe, podpisuje go aktualnie uprawniona do tego osoba, z nazwą swojego stanowiska.
Jeśli, jako pracodawca, mamy jakiekolwiek wątpliwości dotyczące wystawiania świadectw pracy warto nawiązać współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym świadczącym usługi kadrowo-płacowe.
Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)