Urlop okolicznościowy – kiedy przysługuje i w jakim wymiarze?

Kiedy mówimy o urlopie, najczęściej mamy na myśli urlop wypoczynkowy i zaplanowaną, wakacyjną przerwę w pracy. W kodeksie prawa pracy funkcjonuje jednak kilka różnych pojęć słowa urlop. Oprócz wypoczynkowego jest też urlop macierzyński i wychowawczy, urlop bezpłatny, urlop na poratowanie zdrowia, urlop na żądanie i urlop zaległy, a także urlop okolicznościowy. Na naszym blogu przedstawimy dziś najważniejsze informacje dotyczące tego ostatniego.

Co to jest urlop okolicznościowy? Kto z niego może skorzystać? Na jakiej podstawie jest udzielany i w jakim wymiarze przysługuje?

Co to jest urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy to zwolnienie z pracy udzielane przez pracodawcę z powodu ważnych wydarzeń rodzinnych lub osobistych, które uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie. Najczęściej są to narodziny dziecka, ślub lub śmierć bliskiej osoby.

Prawo do uzyskania takich dodatkowych dni wolnych przysługuje pracownikom, czyli osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Przy czym nie ma znaczenia, czy jest to umowa na czas nieokreślony, czy umowa na okres próbny.

Urlop okolicznościowy nie należy się zleceniobiorcy ani osobie zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło.

Zasady udzielania urlopów okolicznościowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Wymiar urlopu okolicznościowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego różni się w zależności od stopnia pokrewieństwa między pracownikiem a członkiem rodziny.

I tak pracownikowi przysługuje:

2 dni wolnego

– w przypadku ślubu pracownika,
– w przypadku urodzenia się dziecka pracownika,
– w przypadku śmierci i pogrzebu bliskich pracownika – małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma, macochy.

1 dzień wolnego

– w przypadku ślubu dziecka pracownika,
– w przypadku śmierci i pogrzebu bliskich pracownika – siostry, brata, teścia, teściowej, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Warto tu dodać, że nawet gdy pracownik jest rozwiedziony przysługują mu 2 dni urlopu w związku ze śmiercią byłego małżonka, a także 1 dzień urlopu w związku ze śmiercią byłego teścia lub teściowej. Zgodnie bowiem z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego rozwód nie powoduje ustania powinowactwa, powinowactwo ustaje wyłącznie po unieważnieniu małżeństwa przez sąd.

Należy również podkreślić, że w przypadku ślubu urlop okolicznościowy przysługuje tylko na taki ślub, który powoduje skutki prawne, czyli ślub cywilny lub konkordatowy. Jeśli pracownik weźmie ślub cywilny, a dopiero po dłuższym czasie zdecyduje się również na kościelny, prawo do urlopu okolicznościowego będzie miał tylko przy okazji ślubu cywilnego.

Przepisy nie określają maksymalnej liczby dni urlopu okolicznościowego, jakie pracownik może wykorzystać w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli w tym samym roku weźmie ślub, urodzi mu się dziecko i straci bliską osobę, z powodu każdego z tych wydarzeń będą mu przysługiwać dni wolne.

Przepisy nie określają też terminu, w jakim należy wykorzystać urlop okolicznościowy. Nie jest więc wymagane, aby skorzystać z niego dokładnie w dniu pogrzebu, ślubu czy narodzin dziecka. Ważne jednak, by termin urlopu pozostawał w ścisłym związku czasowym z danym wydarzeniem. Może to być np. kilka dni przed ślubem, w celu załatwienia niezbędnych formalności, czy kilka dni po narodzinach dziecka, w celu załatwienia spraw związanych z rejestracją w urzędzie stanu cywilnego. W sytuacji, gdy pracownikowi przysługują 2 dni zwolnienia od pracy nie muszą być one wykorzystane łącznie, dzień po dniu. Możliwe jest ich podzielenie i wykorzystanie w zależności od potrzeb. Jeśli np. pracownik zawiera ślub w sobotę, może wykorzystać jeden dzień urlopu w piątek, a drugi w poniedziałek.

Formalności związane z urlopem okolicznościowym

Urlop okolicznościowy przyznawany jest pracownikowi wyłącznie na jego wniosek. Pracodawca nie może udzielić pracownikowi takiego urlopu sam, z własnej inicjatywy, tak, jak jest np. w przypadku urlopu wypoczynkowego.

Jeśli pracownik potrzebuje urlopu okolicznościowego powinien jak najszybciej poinformować pracodawcę o przewidywanym terminie nieobecności, a także o przyczynie, jeśli jest ona z góry znana, np. ślub pracownika.

W sytuacjach nagle zaistniałych i nie dających się przewidzieć – np. śmierć osoby bliskiej i konieczność załatwienia formalności z tym związanych – pracownik powinien poinformować pracodawcę o potrzebie urlopu okolicznościowego najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.
Jeżeli urlop okolicznościowy został przyznany, ale z jakiegoś powodu pracownik chciałby zmienić jego termin, również zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę i jednocześnie wskazać nową datę nieobecności w pracy.

Wniosek o urlop okolicznościowy co do zasady nie może zostać przez pracodawcę odrzucony, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi dni wolnych, o które ten wnioskuje. Odmówić może tylko wtedy, gdy pracownik nie jest w stanie udokumentować odpowiedniego zdarzenia i budzi to uzasadnione wątpliwości pracodawcy, albo gdy występuje z wnioskiem o taki urlop długo po zaistnieniu zdarzenia. W tym przypadku pracodawca powinien jednak zapoznać się z konkretnymi okolicznościami, które spowodowały złożenie przez pracownika wniosku w późniejszym terminie niż bezpośrednio w okolicach zdarzenia.

Samo złożenie wniosku przez pracownika to jeszcze nie wszystko. Pracodawca może, ale nie musi, poprosić, aby pracownik dostarczył mu do wglądu dokument uzasadniający przyznanie urlopu. W przypadku ślubu będzie to akt ślubu, narodzin dziecka – akt urodzenia, natomiast jeżeli chodzi o śmierć osoby bliskiej – akt zgonu. Ponieważ uzyskanie aktów stanu cywilnego wymaga odpowiedniego czasu, pracownik może dostarczyć te dokumenty w późniejszym terminie.

Jakie wynagrodzenie przysługuje za urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy jest płatny. Wynagrodzenie za czas trwania urlopu okolicznościowego liczy się w taki sam sposób, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego.

Jeśli pracownik nie chciał wykorzystać urlopu okolicznościowego, do którego miał prawo, nie przysługuje mu z tego tytułu żaden ekwiwalent np. w postaci świadczeń pieniężnych.

Urlop okolicznościowy a urlop wypoczynkowy

Urlop okolicznościowy jest niezależny od urlopu wypoczynkowego, jest to urlop dodatkowy. Oznacza to, że liczba dni przyznanego pracownikowi urlopu okolicznościowego nie jest odliczana od liczby dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)