Urlop wypoczynkowy – komu przysługuje, kiedy i na jakich zasadach

Koniec wakacji to nie koniec sezonu urlopowego. Wielu pracowników właśnie teraz może wykorzystać jeszcze zaległy urlop za poprzedni rok. A my korzystamy z okazji, by odpowiedzieć na często pojawiające się pytania dotyczące urlopów wypoczynkowych. Jakie są podstawowe zasady ich przyznawania? Ile dni urlopu nam przysługuje? Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop? Czy należny nam urlop może przepaść?

Komu przysługuje urlop wypoczynkowy?

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie należy się on osobom pracującym na umowę cywilno-prawną, czyli umowę-zlecenie i umowę o dzieło, o ile oczywiście zapisy umowy nie stanowią inaczej.

Pracownik nie może zrezygnować z prawa do urlopu. Za okres urlopu przysługuje mu wynagrodzenie równe pensji, którą by otrzymał, gdyby pracował.

Kiedy pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego?

Pracownik, który po raz pierwszy podjął pracę, w danym roku kalendarzowym uzyskuje prawo do urlopu wraz z upływem kolejnych miesięcy, w wymiarze 1/12 rocznego urlopu za każdy przepracowany miesiąc. W kolejnych latach nabywa prawo do urlopu na zasadach ogólnych. Oznacza to, że wraz z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego przysługuje mu prawo do kolejnego pełnego urlopu.

Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi?

Liczba dni urlopu wypoczynkowego jest uzależniona od stażu pracy pracownika i wynosi:

• 20 dni – jeśli jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat,
• 26 dni – jeśli jego staż pracy wynosi 10 lat i więcej

Podstawą obliczenia stażu pracy są przede wszystkim świadectwa pracy oraz inne dokumenty, które potwierdzają okresy zaliczane do stażu pracowniczego. Warto pamiętać, że do takiego stażu wliczany jest również czas nauki. I tak z tytułu ukończenia:

• szkoły zasadniczej lub równorzędnej – doliczane są 3 lata
• średniej szkoły zawodowej – 5 lat
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat
• średniej szkoły ogólnokształcącej- 4 lata
• szkoły policealnej – 6 lat
• szkoły wyższej – 8 lat

Wymienione wyżej okresy nauki nie sumują się ze sobą.

Oddzielne przepisy dotyczące urlopu stosują się do pracowników młodocianych. Z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy zyskuje on prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych, a z upływem roku pracy – do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych. Liczby te sumują się i z upływem pierwszego roku pracy młodociany ma prawo łącznie do 38 dni urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu wypoczynkowego ma również pracownik zatrudniony na niepełnym etacie. Liczbę wolnych dni oblicza się wtedy proporcjonalnie do wymiaru etatu a wynik zaokrągla w górę.

Czy pracownik może mieć więcej niż 26 dni urlopu?

Tak. W umowie o pracę lub w aktach wewnątrzzakładowych pracodawca może ustalić wyższy wymiar urlopu dla swoich pracowników ale są też grupy zawodowe, którym zgodnie z ogólnymi przepisami przysługuje dłuższy urlop. Są to między innymi:

• osoby niepełnosprawne lub pracownicy socjalni, którzy mogą mieć 30 lub 36 dni urlopu;
• policjanci i żołnierze, którym po spełnieniu określonych warunków przysługuje nawet 39 dni urlopu w roku kalendarzowym;
• prokuratorzy i sędziowie, którzy po 10 latach pracy mają doliczane 6 dodatkowych dni urlopu, a po 15 latach pracy – 12, co daje wtedy łącznie 38 dni;
• nauczyciele, którzy mogą mieć 35 dni urlopu, jeśli nie mają wolnego w czasie ferii.

Idziemy na urlop!

Pracownik powinien, co do zasady, wykorzystać urlop wypoczynkowy w tym samym roku, w którym nabył do niego prawo. Może od razu wykorzystać cały urlop, może też podzielić przysługujące mu wolne dni i wykorzystać je w różnych miesiącach. Ale w takiej sytuacji co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nieprzerwanie nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wliczają się w to również soboty, niedziele i święta.

Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepada?

Z różnych powodów zdarza się, że wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, jest niemożliwe. Urlop ten jednak nie przepada. Pozostałe wolne dni przechodzą na kolejny rok kalendarzowy i od dnia 1 stycznia tego roku określa się je mianem urlopu zaległego. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi takiego zaległego urlopu najpóźniej do dnia 30 września. Jeśli tego nie zrobi narusza obowiązujące przepisy a Państwowa Inspekcja Pracy może ukarać go mandatem karnym w wysokości do 2 tys. zł. Może też skierować do sądu rejonowego wniosek o ukaranie grzywną od tysiąca zł do nawet 30 tys. zł.

A co się dzieje w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu do 30 września?

Nadal nie traci do niego prawa, urlop nie przepada ale podlega mechanizmowi przedawnienia. Roszczenia do wypoczynku przedawniają się po upływie trzech lat od 30 września roku kolejnego, za który urlop przysługuje. Po tym czasie pracownik traci prawo do zaległego urlopu. Przykładowo dni wolne za 2018 rok przepadną po 30 września 2022 roku.

Czy za niewykorzystany urlop należy się ekwiwalent pieniężny?

Urlop wypoczynkowy, co do zasady, powinien być wykorzystywany w naturze i umożliwić pracownikowi odpoczynek i regenerację sił. Dlatego też w trakcie trwania umowy o pracę pracodawca nie ma możliwości wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni wolne, nawet na wniosek pracownika. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent jest wówczas wypłacany za urlop zaległy jak i ten niewykorzystany w danym roku kalendarzowym

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)