Czy przedsiębiorcy przysługuje urlop? Wolne na działalności gospodarczej i B2B

Przedsiębiorca i osoba samozatrudniona mogą zrobić sobie wolne, ale nie przysługuje im urlop wypoczynkowy na takich zasadach jak pracownikowi. Nie mają ustawowo zagwarantowanych 20 lub 26 płatnych dni urlopu. W przypadku współpracy B2B długość przerwy, sposób jej zgłoszenia oraz prawo do wynagrodzenia zależą przede wszystkim od zapisów zawartej umowy.

Sprawdź, jak zaplanować urlop przedsiębiorcy, kiedy warto rozważyć zawieszenie działalności i czym zwykła przerwa w pracy różni się od wakacji składkowych.

Czy przedsiębiorcy przysługuje urlop wypoczynkowy?

Przedsiębiorcy ani osobie samozatrudnionej nie przysługuje ustawowe prawo do urlopu wypoczynkowego. Uprawnienie to wynika z Kodeksu pracy i dotyczy osób pozostających w stosunku pracy, czyli zatrudnionych m.in. na podstawie umowy o pracę.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą nie jest pracownikiem, nawet jeśli świadczy usługi głównie dla jednego kontrahenta. Współpraca B2B jest relacją między dwoma przedsiębiorcami i podlega przede wszystkim przepisom Kodeksu cywilnego oraz postanowieniom zawartej umowy. Samozatrudniony nie otrzymuje więc automatycznie 20 lub 26 dni płatnego urlopu, a kontrahent nie ma obowiązku udzielania mu wolnego.

Nie oznacza to jednak, że właściciel firmy musi pracować przez cały rok bez przerwy. Może sam zdecydować o czasowym niewykonywaniu działalności albo uzgodnić dni wolne z kontrahentem. W takim przypadku nie jest to jednak urlop wypoczynkowy w rozumieniu prawa pracy, lecz przerwa w prowadzeniu firmy lub świadczeniu usług. Jej długość, zasady zgłaszania oraz wpływ na wynagrodzenie zależą od sposobu prowadzenia działalności i zapisów umowy B2B.

Jak w praktyce wygląda urlop osoby samozatrudnionej?

„Urlop” osoby samozatrudnionej to potoczne określenie przerwy w prowadzeniu działalności lub świadczeniu usług. Przedsiębiorca może zdecydować, że przez kilka dni nie będzie przyjmował zamówień, realizował zleceń ani kontaktował się z klientami. Nie musi przy tym składać wniosku urlopowego ani uzyskiwać zgody pracodawcy, ponieważ sam organizuje swój czas pracy.

W praktyce możliwość swobodnego zaplanowania wolnego zależy od charakteru prowadzonej działalności.

Przedsiębiorca obsługujący wielu klientów może wcześniej poinformować ich o nieobecności i ustalić terminy realizacji zleceń.

Osoba współpracująca w modelu B2B głównie z jednym kontrahentem powinna natomiast sprawdzić, czy umowa określa zasady zgłaszania przerw w świadczeniu usług lub wymaga wcześniejszego uzgodnienia terminu.

Urlop na B2B – co powinna określać umowa?

W przypadku współpracy B2B zasady korzystania z dni wolnych zależą przede wszystkim od ustaleń między przedsiębiorcą a kontrahentem. Strony mogą samodzielnie określić, ile dni przerwy w świadczeniu usług przysługuje w ciągu roku, jak należy zgłosić nieobecność oraz czy wymaga ona wcześniejszego uzgodnienia.

Choć w umowach B2B często używa się określenia „urlop”, formalnie nie jest to urlop wypoczynkowy w rozumieniu Kodeksu pracy. Bardziej precyzyjne będą sformułowania takie jak „dni wolne od świadczenia usług” lub „planowana przerwa w realizacji usług”. Nie zmienia to jednak faktu, że odpowiednie zapisy mogą zapewnić samozatrudnionemu możliwość regularnego odpoczynku.

Co warto ustalić w umowie B2B?

Postanowienia dotyczące dni wolnych mogą określać:

• liczbę dni przerwy w świadczeniu usług w ciągu roku,
• sposób i termin poinformowania kontrahenta o planowanej nieobecności,
• minimalne wyprzedzenie wymagane przy zgłaszaniu dni wolnych,
• zasady uzgadniania terminu przerwy,
• możliwość wykorzystania wolnego jednorazowo lub w kilku częściach,
• sposób przekazania rozpoczętych zadań,
• dostępność przedsiębiorcy w pilnych sytuacjach,
• możliwość przeniesienia niewykorzystanych dni na kolejny rok,
• wpływ przerwy na wysokość miesięcznego wynagrodzenia.

Dokładne zapisanie tych zasad pozwala uniknąć sytuacji, w której kontrahent oczekuje stałej dostępności, a przedsiębiorca zakłada, że może w dowolnym momencie przerwać wykonywanie usług. Warunki powinny być dopasowane do charakteru współpracy – inne rozwiązania sprawdzą się przy stałej obsłudze firmy, a inne przy rozliczaniu pojedynczych projektów.

Jeżeli umowa nie reguluje dni wolnych, warto uzgodnić termin nieobecności z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzić ustalenia, na przykład w wiadomości e-mail.

Sama możliwość skorzystania z przerwy nie oznacza jednak automatycznie, że będzie ona płatna. Zależy to od sposobu rozliczeń oraz postanowień kontraktu.

Czy urlop na B2B jest płatny?

Urlop na B2B może być płatny, ale prawo do wynagrodzenia za czas wolny nie wynika z przepisów. Zależy ono od zapisów umowy zawartej z kontrahentem oraz przyjętego sposobu rozliczania usług.

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się według liczby przepracowanych godzin lub dni, przerwa najczęściej oznacza odpowiednio niższe wynagrodzenie. Za czas, w którym usługi nie były świadczone, samozatrudniony co do zasady nie wystawia faktury. Powinien więc uwzględnić brak części przychodów podczas planowania urlopu.

Inaczej może wyglądać sytuacja przy stałym miesięcznym wynagrodzeniu. Strony mogą ustalić, że określona liczba dni wolnych nie wpływa na wysokość należności za dany miesiąc. Wówczas przedsiębiorca wystawia fakturę na pełną kwotę zgodnie z warunkami kontraktu. Nie jest to jednak wynagrodzenie urlopowe w rozumieniu Kodeksu pracy, lecz zapłata ustalona w umowie B2B.

Możliwe są również rozwiązania pośrednie, na przykład określenie limitu płatnych dni bez świadczenia usług, po którego przekroczeniu miesięczne wynagrodzenie zostaje proporcjonalnie pomniejszone.

Sposób rozliczenia	Jak urlop może wpłynąć na wynagrodzenie?
Stawka godzinowa	Przedsiębiorca otrzymuje zapłatę wyłącznie za faktycznie przepracowane godziny.
Stawka dzienna	Dni bez świadczenia usług najczęściej nie są uwzględniane na fakturze.
Stałe wynagrodzenie miesięczne	Przerwa może nie obniżać wynagrodzenia, jeżeli pozwala na to umowa.
Określony limit płatnych dni wolnych	Wynagrodzenie pozostaje bez zmian do wysokości limitu ustalonego w kontrakcie.

Przed rozpoczęciem współpracy warto więc dokładnie ustalić nie tylko liczbę dni wolnych, ale również sposób obliczania wynagrodzenia za miesiąc, w którym przedsiębiorca korzysta z przerwy. Pozwala to uniknąć nieporozumień dotyczących wysokości faktury i odpowiednio zaplanować firmowy budżet.

Czy urlop przedsiębiorcy trzeba zgłosić do ZUS lub urzędu skarbowego?

Kilkudniowego lub kilkutygodniowego urlopu przedsiębiorcy nie trzeba zgłaszać do ZUS, urzędu skarbowego ani CEIDG. Sam fakt, że właściciel firmy przez pewien czas nie wykonuje usług, nie oznacza zawieszenia działalności. Firma nadal pozostaje aktywna i podlega dotychczasowym zasadom rozliczeń.

Podczas urlopu przedsiębiorca musi zatem pamiętać o swoich bieżących obowiązkach, między innymi:

• opłaceniu składek ZUS, w tym składki zdrowotnej,
• uregulowaniu zaliczki na podatek dochodowy,
• zapłacie podatku VAT, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT,
• złożeniu wymaganych deklaracji i plików JPK,
• przekazaniu dokumentów do biura rachunkowego,
• terminowym opłaceniu faktur i innych zobowiązań,
• rozliczeniu pracowników oraz zleceniobiorców, jeśli ich zatrudnia,
• odbieraniu korespondencji urzędowej.

Wyjazd nie powoduje przesunięcia terminów podatkowych ani składkowych. Jeżeli termin płatności lub złożenia dokumentu przypada podczas urlopu, trzeba uregulować należność wcześniej, ustawić przelew z datą przyszłą albo uzgodnić obsługę rozliczeń z biurem rachunkowym.

Należy również zadbać o możliwość odbierania ważnych pism. Nieodebranie korespondencji nie zawsze chroni przedsiębiorcę przed skutkami upływu terminu. Przy dłuższej nieobecności można ustanowić pełnomocnika, który zajmie się sprawami firmowymi lub urzędowymi.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca chce na dłużej całkowicie wstrzymać prowadzenie firmy. Wówczas może rozważyć formalne zawieszenie działalności w CEIDG. Nie jest ono jednak konieczne przy zwykłym urlopie i wiąże się z ograniczeniem możliwości wykonywania usług oraz uzyskiwania bieżących przychodów.

Wakacje składkowe a urlop przedsiębiorcy – czy to jest to samo?

Wakacje składkowe nie są urlopem wypoczynkowym ani przerwą w prowadzeniu firmy. To ulga, dzięki której przedsiębiorca spełniający określone warunki może raz w roku uzyskać zwolnienie z opłacenia za siebie wybranych składek na ubezpieczenia społeczne. Nadal musi jednak zapłacić składkę zdrowotną oraz składki należne za pracowników i inne osoby ubezpieczone.

W miesiącu objętym wakacjami składkowymi przedsiębiorca może normalnie pracować, uzyskiwać przychody i wystawiać faktury. Nie musi więc zawieszać działalności ani faktycznie wyjeżdżać na urlop. Wniosek o przyznanie ulgi należy złożyć do ZUS w miesiącu poprzedzającym wybrany miesiąc zwolnienia.

Więcej informacji o warunkach przyznania ulgi i wymaganych formalnościach znajduje się w naszym tekście: Wakacje składkowe – kto może z nich skorzystać?

Czy na czas dłuższego urlopu warto zawiesić działalność?

Zawieszenie działalności może być korzystnym rozwiązaniem, gdy przedsiębiorca planuje co najmniej miesięczną przerwę i w tym czasie nie zamierza wykonywać usług, przyjmować nowych zleceń ani prowadzić bieżącej sprzedaży. Przy krótszym urlopie zazwyczaj nie jest to potrzebne – wystarczy odpowiednio wcześniej zaplanować obowiązki i poinformować klientów o nieobecności.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas określony albo bezterminowo. Okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni. Z takiego rozwiązania mogą co do zasady skorzystać przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników. Przepisy przewidują jednak wyjątki dotyczące m.in. osób przebywających na określonych urlopach związanych z rodzicielstwem.

Co oznacza zawieszenie działalności?

W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może normalnie prowadzić firmy ani uzyskiwać bieżących przychodów z działalności. Może jednak między innymi:

• przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem,
• regulować wcześniejsze zobowiązania,
• zabezpieczać majątek i źródło przychodów,
• sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie,
• uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością prowadzoną przed jej zawieszeniem,
• wykonywać obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Oznacza to, że w czasie zawieszenia można otrzymać zapłatę za usługę wykonaną wcześniej, ale nie wolno realizować nowych zleceń ani prowadzić zwykłej sprzedaży.

Zawieszenie działalności a składki ZUS

Jedną z najważniejszych konsekwencji zawieszenia jest brak obowiązku opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej za pełne miesiące, w których działalność pozostaje zawieszona. Jeżeli jednak zawieszenie rozpocznie się lub zakończy w trakcie miesiąca, sposób rozliczenia składek będzie zależał od dokładnych dat. Składka zdrowotna jest miesięczna i nie podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Trzeba również pamiętać, że po upływie określonego czasu od zawieszenia przedsiębiorca może utracić prawo do świadczeń finansowanych przez NFZ, jeżeli nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zawieszenie firmy nie powinno być więc traktowane jako formalność potrzebna przed każdym wyjazdem. Najczęściej ma sens przy dłuższej przerwie, podczas której działalność rzeczywiście nie będzie prowadzona. Przed złożeniem wniosku warto skonsultować się z biurem rachunkowym i sprawdzić skutki zawieszenia dla składek, podatków oraz bieżących umów.

Jak przygotować firmę do urlopu?

Dobre przygotowanie pozwala ograniczyć kontakt z klientami podczas wyjazdu i naprawdę odpocząć. Przed rozpoczęciem urlopu należy:

• poinformować klientów i kontrahentów o planowanej nieobecności,
• sprawdzić najbliższe terminy wynikające z zawartych umów,
• zakończyć pilne zlecenia lub ustalić nowe daty ich realizacji,
• wystawić faktury i przekazać dokumenty do biura rachunkowego,
• zaplanować płatności składek, podatków i bieżących zobowiązań,
• ustawić autoresponder w poczcie oraz komunikat na stronie internetowej,
• wyznaczyć osobę do kontaktu w pilnych sprawach,
• zapewnić dostęp do ważnej korespondencji firmowej i urzędowej,
• zabezpieczyć środki na okres, w którym przychody mogą być niższe.

Warto również jasno określić, czy i w jakich sytuacjach przedsiębiorca będzie dostępny podczas wyjazdu. Dzięki temu urlop nie zamieni się w zwykłą pracę wykonywaną z telefonu.

Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu urlopowego?

W 2026 roku wprowadzono nowe przepisy, dzięki którym okres prowadzenia działalności gospodarczej może zostać uwzględniony w stażu pracy i może wpłynąć na prawo do 26 zamiast 20 dni urlopu wypoczynkowego.

UWAGA! Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nabywa prawo do urlopu podczas prowadzenia działalności. Uprawnienie ma znaczenie dopiero po przejściu przedsiębiorcy na umowę o pracę.

Więcej o nowych przepisach: Zlecenie i działalność gospodarcza w stażu pracy – co zmieni się od 2026 roku?

Urlop przedsiębiorcy i osoby samozatrudnionej – najważniejsze informacje

Przedsiębiorca może zaplanować przerwę w pracy, ale korzysta z niej na innych zasadach niż osoba zatrudniona na etacie. Warto zapamiętać, że:

• osobie samozatrudnionej nie przysługuje ustawowe 20 lub 26 dni płatnego urlopu,
• zasady dni wolnych na B2B mogą zostać określone w umowie z kontrahentem,
• zwykłego urlopu nie trzeba zgłaszać do ZUS, urzędu skarbowego ani CEIDG,
• podczas nieobecności nadal obowiązują terminy składkowe, podatkowe i umowne,
• wakacje składkowe są ulgą w opłacaniu składek, a nie urlopem wypoczynkowym,
• przy dłuższej przerwie można rozważyć zawieszenie działalności.

Odpowiednie przygotowanie firmy, poinformowanie klientów i zaplanowanie rozliczeń pozwolą przedsiębiorcy odpocząć bez obaw o zaległe obowiązki. Przed dłuższym wyjazdem lub zawieszeniem działalności warto omówić skutki takiej decyzji z biurem rachunkowym.

FAQ ­– urlop przedsiębiorcy

Czy firma może normalnie działać podczas urlopu właściciela, jeśli zatrudnia pracowników?

Tak. Jeżeli działalność nie została zawieszona, pracownicy mogą nadal wykonywać swoje obowiązki, obsługiwać klientów i realizować zamówienia. Właściciel powinien wcześniej wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bieżące sprawy oraz udzielić jej odpowiednich pełnomocnictw, jeśli będzie reprezentowała firmę.

Czy przedsiębiorca może wystawiać faktury i otrzymywać płatności podczas urlopu?

Tak. Zwykły urlop nie powoduje zawieszenia firmy, dlatego przedsiębiorca może wystawiać faktury, otrzymywać przelewy i rozliczać wcześniejsze zlecenia. Ograniczenia pojawiają się dopiero po formalnym zawieszeniu działalności.

Czy wydatki związane z wyjazdem urlopowym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki na prywatny urlop nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli wyjazd łączy cele służbowe i wypoczynkowe, do kosztów można zaliczyć wyłącznie odpowiednio udokumentowane wydatki pozostające w rzeczywistym związku z działalnością. Samo spotkanie z klientem podczas wakacji nie pozwala rozliczyć całego wyjazdu jako kosztu firmowego.

Czy kontrahent może narzucić osobie na B2B termin wykorzystania dni wolnych?

Zależy to od postanowień umowy. Współpraca B2B opiera się na ustaleniach dwóch przedsiębiorców, dlatego kontrakt może przewidywać konieczność wcześniejszego uzgodnienia nieobecności lub ograniczenia w określonych okresach. Kontrahent nie „udziela” jednak urlopu na zasadach wynikających z Kodeksu pracy.

Co zrobić, jeżeli termin zapłaty podatku lub składek ZUS przypada podczas zagranicznego wyjazdu?

Wyjazd nie przesuwa terminów podatkowych ani składkowych. Należności można opłacić wcześniej, zlecić przelew z datą przyszłą albo przekazać realizację płatności upoważnionej osobie. Warto również przed urlopem dostarczyć biuru rachunkowemu wszystkie dokumenty niezbędne do obliczenia należnych kwot.

Czy przedsiębiorcy, który zachoruje podczas urlopu, może przysługiwać zasiłek chorobowy?

Tak, jeżeli przedsiębiorca jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym i spełnia warunki przyznania świadczenia. Co do zasady prawo do zasiłku powstaje po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia. Niezdolność do pracy musi zostać potwierdzona zwolnieniem lekarskim, a w czasie jego trwania przedsiębiorca nie może wykonywać pracy zarobkowej. Szczegółowe zasady opisuje ZUS.

2026-08-12

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)