Biała lista podatników VAT już od września 2019 roku

Już od 1 września 2019 roku zacznie funkcjonować tzw. biała lista podatników VAT – nowa, ujednolicona baza zawierająca informacje o statusie podatników VAT łącznie z numerami ich rachunków rozliczeniowych. Ma ona ułatwić podatnikom weryfikowanie swoich kontrahentów, ale też niesie z sobą dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorcy i może narazić go na sankcje. Więcej szczegółów przedstawiamy poniżej.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to bezpłatny, oficjalny, dostępny online nowy wykaz podatników VAT, który będzie zawierał w jednym miejscu informacje o podatnikach czynnych, wykreślonych z rejestru oraz przywróconych do niego. Zastąpi tym samym trzy obecnie obowiązujące oddzielne wykazy.

Jakie dane będzie zawierać biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT będzie zawierać następujące informacje:

– pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko,

– numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,

– numer REGON, o ile został nadany,

– PESEL, o ile podmiot go posiada (tylko w zakresie podatników wyrejestrowanych, lub którym naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji),

– numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile podmiot go posiada,

– adres siedziby, w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną

– adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo adres rejestracyjny dla osoby fizycznej bez stałego miejsca prowadzenia działalności,

– imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu gospodarczego oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,

– imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;

– imię i nazwisko lub nazwę firmy wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL (tylko w zakresie podatników wyrejestrowanych, lub którym naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji),

– daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,

– podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,

– numery rachunków rozliczeniowych w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Oprócz rozbudowanego zakresu udostępnianych informacji „biała lista” oferuje również rozszerzone funkcje wyszukiwania podmiotów gospodarczych, nie tylko po NIP, ale również np. po fragmencie nazwy firmy lub nazwiska.

Do prowadzenia nowego wykazu zobowiązany będzie szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). W przypadku ewentualnych błędów w wykazie, podatnicy będą mieli prawo do wnioskowania o sprostowanie lub usunięcie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym. Wniosek ten wraz z uzasadnieniem będzie przesyłany do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Informacje o podatnikach zawarte w nowym wykazie będą aktualizowane w dni robocze, raz na dobę i przechowywane przez 5 lat. Oznacza to, że podatnik będzie mógł sprawdzić historię rejestracji kontrahentów do celów VAT obejmującą 5 lat wstecz.

Zgodnie z projektem, biała lista podatników zacznie funkcjonować od 1 września 2019 roku i będzie dostępna w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz poprzez system teleinformatyczny Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jaki jest cel utworzenia nowego wykazu podatników VAT?

Aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego fiskus zobowiązuje go, by dochował należytej staranności przy współpracy ze swoimi partnerami biznesowymi. Choć nie ma ustawowej definicji pojęcia „należyta staranność” przyjmuje się, że jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie zachowania podatnika, jest weryfikacja formalna kontrahenta. Podatnik powinien sprawdzić, czy kontrahent, z którym współpracuje lub zamierza podjąć współpracę jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy może został wykreślony z rejestru, czy posiada wymagane zezwolenia i koncesje, czy osoby podpisujące umowę w imieniu spółki są upoważnione do działania w imieniu kontrahenta.

Obecnie, chcąc zweryfikować swojego kontrahenta, podatnik ma do dyspozycji trzy oddzielne rejestry:

– wykaz czynnych podatników VAT (wyłącznie po wpisaniu NIP przedsiębiorcy),

– wykaz podatników niezarejestrowanych lub wykreślonych z rejestru czynnych podatników VAT, tzw. czarna lista podatników VAT (po wpisaniu NIP lub pełnej nazwy przedsiębiorcy)

– wykaz podatników przywróconych do rejestru VAT (po wpisaniu NIP lub pełnej nazwy przedsiębiorcy).

Weryfikacja w trzech odrębnych ewidencjach często bywa uciążliwa, a jej staranność może być zakwestionowana przez organ podatkowy.

Utworzenie jednego wykazu podatników VAT znacznie ułatwi sprawdzenie informacji o partnerach biznesowych i spełnienie wymogu należytej staranności przy podjęciu lub kontynuowaniu współpracy z danym kontrahentem. Ma przyczynić się również do uszczelnienia systemu podatku VAT oraz zminimalizować ryzyko nieświadomego udziału podatnika w tzw. karuzelach VAT.

Nowe obowiązki i sankcje dla przedsiębiorcy

Wprowadzenie białej listy podatników VAT to nie tylko ułatwienia, ale też nowe obowiązki dla przedsiębiorcy, a nawet sankcje.

Przy płatności o wartości powyżej 15.000 złotych podatnik będzie zobowiązany w swoim własnym interesie zweryfikować każdorazowo kontrahenta a zwłaszcza numer jego rachunku bankowego. Przelew musi bowiem zostać wykonany na rachunek bankowy zgłoszony w KAS. Co ważne, rachunek bankowy musi być na „białej liście” w dniu, w którym podatnik zleca przelew. Tylko wtedy może być pewny, że nie narazi się na negatywne konsekwencje.

Jakie są te negatywne konsekwencje?

Jeżeli okaże się, że płatność została zrealizowana na rachunek niezgodny z numerem z „białej listy”, podatnik nie będzie mógł zaliczyć wpłaconej kwoty do kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT. Chyba, że w ciągu 3 dni zgłosi to do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Zawiadomienie powinno obejmować informację o wystawcy faktury wskazane na fakturze, numer rachunku, na który zapłacono należność oraz wysokość kwoty przekazanej na ten rachunek wraz z podaniem daty zlecenia przelewu.

Dodatkową sankcją będzie ryzyko odpowiedzialności solidarnej. Gdyby kontrahent nie zapłacił podatku VAT wynikającego z wystawionej faktury, to za wynikłą z tego tytułu zaległość odpowiadać będzie solidarnie także nabywca. Odpowiedzialność solidarna zostanie wyłączona pod warunkiem dokonania zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment), gdzie kwota podatku przelewana jest na dedykowany rachunek VAT kontrahenta.

Sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane na „białej liście” mają obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r., co ma pozwolić przedsiębiorcom na przygotowanie się do wprowadzonych zmian. Wpłaty na inne konto niż podane w wykazie dokonane w terminie od 1 września 2019 do 1 stycznia 2020 r. nie będą sankcjonowane.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)