Świąteczne wydatki w kosztach firmy

Okres świąteczny kojarzy się większości z nas z miłą, rodzinną atmosferą oraz czasem spędzonym wśród najbliższych. Powszechnie przyjętą praktyką stało się też organizowanie firmowych wigilii, wręczanie przez pracodawcę drobnych upominków pracownikom i kontrahentom, a także świąteczne dekoracje w firmie.

Wiele wydatków świątecznych można wpisać w koszty uzyskania przychodu w firmie. Jakie to są wydatki i pod jakimi warunkami można je ująć w kosztach?

Czy wigilia firmowa zalicza się do kosztów podatkowych?

Ustawa o PIT definiuje koszt uzyskania przychodu (KUP) jako wydatek ponoszony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wskazuje też wyjątki od tej reguły, czyli wydatki, które są bezwzględnie wyłączone z możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Czy wobec tego wydatki na spotkanie pracownicze, jakim jest wigilia firmowa, spełniają wskazaną definicję kosztów podatkowych? Czy mogą przyczyniać się do uzyskania przychodu?

Wigilia firmowa dla pracowników

Spotkanie zorganizowane dla pracowników, w tym również wigilia firmowa, stanie się kosztem podatkowym, jeżeli jego celem będzie:

– zintegrowanie pracowników,
– zwiększenie u pracowników motywacji do coraz lepszego wykonywania obowiązków,
– poprawa relacji pomiędzy pracownikami a pracodawcą.

Takie spotkanie może zwiększyć poziom identyfikacji pracownika z firmą, poprawić wydajność pracy, a co za tym idzie przyczynić się do osiągnięcia wyższych przychodów i rozwoju firmy.

Pracodawca, który chce rozliczyć wydatki na wigilię firmową w kosztach jest jednak zobowiązany udowodnić, że miała ona cel motywacyjno-integracyjny i w razie ewentualnej kontroli wykazać, że wydatki na nią poniesione będą miały wpływ na osiąganie wyższych przychodów firmy.

Dobrym rozwiązaniem jest więc taka organizacja firmowej wigilii, aby jej program uwzględniał motywacyjno-integracyjny charakter spotkania. Można podsumować wyniki całorocznej pracy i zaprezentować plany na najbliższy rok, wręczyć nagrody dla najlepszych pracowników czy wyróżnienia motywujące itp. Ważne jest sporządzenie dokumentacji dotyczącej przebiegu oraz celu takiego spotkania. Może mieć ona formę zdjęć lub choćby krótkiego raportu będącego ogólnym zarysem spotkania i jego celu.

Warto tu dodać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją firmowej wigilii przeznaczonej tylko dla pracowników. Wydatki na zorganizowanie spotkań wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia.

Jeśli wigilia firmowa jest tylko okazją do wspólnego świętowania i biesiadowania i nie wynika z niej bezpośrednio cel motywacyjno-integracyjny wydatki na nią poniesione nie będą kosztem uzyskania przychodu.

Wigilia firmowa dla kontrahentów

Jeśli przedsiębiorca organizuje spotkanie wigilijne z kontrahentami, obecnymi lub potencjalnymi, nie może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku poniesionego na zorganizowanie takiego spotkania.

Według przepisów podejmowanie kontrahentów stanowi koszty zaliczane do wydatków na reprezentację. Wydatki na reprezentację nie są kosztem uzyskania przychodów.

Mimo to w sytuacji, gdy przedsiębiorca uważa, że zaproszenie kontrahentów na firmową wigilię przyczyni się do realnego wzrostu uzyskiwanych przychodów i gdy jest w stanie to wykazać i udowodnić, może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczącej zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Jak powiązać fakt zaproszenia kontrahenta na wigilię firmową i jego wpływ na przychód firmy? Można uznać, że spotkanie takie może poprawić relacje biznesowe, a tym samym przyczynić się do wzrostu liczby zamówień, kontraktów albo poszerzenia zakresu dotychczasowej współpracy.

Dekoracje świąteczne a koszty firmy

Powszechnym zwyczajem stało się świąteczne dekorowanie biur i sklepów. Wydatki poniesione na zakup dekoracji – choinki, łańcuchów, bombek, światełek, stroików oraz innych ozdób – mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Podobnie, jak z wydatkami na wigilię firmową, muszą spełniać wymogi przepisów, według których za koszt podatkowy uznaje się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Dekoracje świąteczne mogą wpływać na pozytywny odbiór firmy w oczach klientów, kontrahentów i osób postronnych, skłaniać ich do większych zakupów, a przez to przyczyniać się do osiągania przychodów firmy. Nawet jeśli firmy nie odwiedzają kontrahenci dekoracje mogą poprawiać atmosferę wśród pracowników i poprzez to przyczyniać się do poprawy jakości pracy i również wpływać pośrednio na przychód firmy.

Jeżeli jednak dekoracje świąteczne zakupione do firmy będą zbyt okazałe, mogą zostać uznane za wydatek reprezentacyjny, a nie reklamowy. Takich zaś wydatków nie można zaliczyć do kosztów podatkowych.

W jakiej sytuacji Urząd Skarbowy może uznać, że zakupione dekoracje są zbyt okazałe? Według interpretacji podatkowych za okazałe należy uznać dekoracje, które są „nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie” i w znaczący sposób odbiegają od tego, jak w danej branży czy okolicy dekoruje się firmy. Nie będzie ich można zaliczyć do kosztów podatkowych również wtedy, gdy są „umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci”, np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących firmę.

Jeżeli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą w prywatnym mieszkaniu kupno firmowych ozdób świątecznych jest z reguły uznawane za niepotrzebny i nieuzasadniony wydatek, a co za tym idzie nie można go ująć w kosztach. Trudno bowiem w takim przypadku wykazać, że zakupione do mieszkania dekoracje nie będą przeznaczone do użytku prywatnego.

Kartki świąteczne a wydatek w firmie

Kartki świąteczne wysyłane do klientów czy kontrahentów, zaopatrzone w logo, które pozwala skojarzyć je jednoznacznie z firmą, nie mające też znamion okazałości, czy też wystawności, należy traktować jako element reklamy. Przyczyniają się do lepszego postrzegania firmy przez klientów, korzystnie wpływają na jej biznesowy wizerunek, a tym samym służą do budowania więzi z klientem i podwyższenia przyszłych przychodów.

Wydatki związane z ich wysyłką, tj. wydruk kartek, zakup znaczków i kopert firma może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Drobne upominki świąteczne dla kontrahentów

W kosztach podatkowych można zaksięgować wydatki poniesione na zakup prezentów dla kontrahentów, pod warunkiem że prezenty te będą:

– opatrzone logo firmy,
– niewielkiej wartości,
– wręczane nie wybranym kontrahentom, a przekazywane masowo.

Takie przedmioty, jak kalendarze, koszulki, kubki, długopisy i inne drobne upominki o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy lub znakami towarowymi produktów zostaną wtedy uznane za wydatki związane z promocją i reklamą. A co za tym idzie, zgodnie z przepisami, poniesiony wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, by uniknąć wątpliwości, warto obok logo czy znaku towarowego wymienić nazwy produktów i akcent reklamowy typu „kup mnie”.

Jeśli prezent byłby zbyt okazały lub nie był opatrzony logo firmy należałoby go traktować jako wydatek na reprezentację. Wydatki takie nie mogłyby zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – dlatego tak ważne jest, aby upominki przeznaczone dla klientów nie odbiegały wartością od tych, które oferują swoim kontrahentom pozostałe firmy z branży.

Prezenty świąteczne dla pracowników

Upominki świąteczne dla pracowników oraz wszelkie wydatki związane z ich przekazaniem (koszty pakowania, konfekcjonowania i wysyłki) będą stanowiły koszt podatkowy, jednak wyłącznie pod warunkiem przekazania ich pracownikom z tzw. środków obrotowych, nie ze środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Upominki takie mają charakter motywacyjny. Są wyrazem starań pracodawcy, by stworzyć dogodne warunki do pracy. W konsekwencji zwiększa to motywację do wykonywania obowiązków, poprawia wydajność i w efekcie wpływa pozytywnie na uzyskiwane przez firmę przychody.

Pracodawcy przy zakupach upominków dla pracowników powinni brać pod uwagę każdorazowo wartość prezentu. Prezent zbyt okazały może zostać uznany za wydatek o charakterze reprezentacyjnym, czyli taki, który nie może być ujęty w kosztach uzyskania przychodów.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na upominki w postaci alkoholu. Wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Nie można ich powiązać z celem poprawy atmosfery w pracy, zwiększeniem motywacji do pracy, zwiększeniem efektywności pracy czy budowaniem lojalności wobec pracodawcy. Nawet jeżeli takie upominki uznawane są za zwyczajowo przyjęte, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

2023-12-08

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)