Do kiedy złożyć PIT za 2023 rok – zmiany w usłudze Twój e-PIT
23 lutego 2024

Umowa o pracę na zastępstwo – co trzeba o niej wiedzieć?


Umowa o pracę na zastępstwo
jest specyficzną formą zatrudnienia. Jej głównym celem jest tymczasowe zastąpienie pracownika nieobecnego przez dłuższy czas w pracy, np. z powodu urlopu macierzyńskiego czy choroby. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się podobna do standardowej umowy o pracę, posiada unikatowe cechy i regulacje, które zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni dokładnie rozumieć.

Sprawdź w naszym artykule, czym charakteryzuje się umowa o pracę na zastępstwo, w jakich sytuacjach może być zawierana i co ją różni od innych umów o pracę.

Czym jest umowa o pracę na zastępstwo?

W trakcie wykonywania umowy o pracę mogą zdarzyć się sytuacje, że pracownik przez pewien czas nie będzie mógł świadczyć pracy. Nieobecność pracownika może mieć różną przyczynę: urlop macierzyński, urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, tymczasowe aresztowanie, dłuższa niedyspozycyjność czy niezdolność do pracy. W każdym przypadku nieobecność taka jest usprawiedliwiona.

Pracodawca ma prawo na ten czas zatrudnić „zastępcę”, który będzie wykonywał tę samą pracę, co nieobecny pracownik. Zawarcie tego typu kontraktu nie powoduje automatycznego zwolnienia osoby, którą ma zastąpić nowy pracownik. W dalszym ciągu pozostaje ona w stosunku pracy z pracodawcą.

Umowa zawierana między pracodawcą, którego pracownik nie może chwilowo świadczyć pracy, i nowym pracownikiem, który ma go na ten czas zastąpić nazywana jest umową o pracę na zastępstwo.

Co ważne – w Kodeksie pracy nie ma osobnej definicji i przepisów, które dotyczą umowy o pracę na zastępstwo. Zostały wykreślone ustawą z 2015 roku. Od zmian, które weszły w życie w 2016 roku umowa o pracę na zastępstwo to po prostu rodzaj umowy o pracę na czas określony. Ten „czas określony” to okres niezdolności do pracy stałego pracownika. Wraz z jego powrotem na swoje stanowisko umowa z pracownikiem na zastępstwo zostaje rozwiązana.

Umowa o pracę na zastępstwo rządzi się, z małymi wyjątkami, prawie dokładnie takimi samymi prawami, co „zwykła” umowa o pracę. Obowiązuje w niej np. ten sam okres i sposoby wypowiedzenia, wynagrodzenie chorobowe, minimalna krajowa czy ochrona osób w ciąży i w wieku przedemerytalnym.

Umowa o pracę na zastępstwo – co powinna zawierać?

Umowa o pracę na zastępstwo powinna być zawarta w formie pisemnej. Podobnie jak w „zwykłej” umowie o pracę również w umowie na zastępstwo muszą być zawarte następujące informacje:

– strony umowy,
– rodzaj i miejsce wykonywanej pracy,
– wysokość wynagrodzenia z wyszczególnieniem wszystkich składników,
– wymiar czasu pracy (pełny czy niepełny etat),
– termin rozpoczęcia świadczenia pracy.

Dodatkowo w umowie o pracę na zastępstwo należy wymienić z imienia i nazwiska osobę, której obowiązki okresowo przejmuje nowy pracownik oraz wskazać konkretny okres zatrudnienia, nie krótszy jednak niż czas nieobecności zastępowanego.

Termin rozwiązania umowy na zastępstwo można określić albo bezpośrednio, wskazując konkretną datę, albo w formie ogólnego zapisu, że umowa obowiązuje do momentu powrotu do pracy zastępowanego pracownika, bez określania konkretnej daty.

Jeżeli w umowie o pracę na zastępstwo nie znajdą się dane zastępowanego pracownika lub inne dodatkowe informacje sugerujące, że dany pracownik będzie zastępował innego – umowa taka traktowana jest jako standardowa umowa na czas określony.

Ile może trwać umowa na zastępstwo?

Umowa o pracę na zastępstwo zawierana jest na czas nieobecności i niezdolności do pracy zastępowanego pracownika. Jednak z różnych powodów wskazanie konkretnego terminu jego powrotu do pracy bywa niemożliwe.

Jeśli nieobecność pracownika spowodowana jest urlopem wypoczynkowym, pracodawca zna termin jego powrotu do pracy i można jasno określić termin trwania umowy na zastępstwo. Jeśli jednak jego nieobecność spowodowana jest np. chorobą, która może się przedłużyć, podanie dokładnego terminu powrotu nie jest możliwe.

W tej sytuacji najlepiej będzie, jeśli pracodawca zapisze w umowie, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez określania konkretnej daty.

Umowa na zastępstwo różni się w tym miejscu od standardowej umowy na czas określony.

Podstawowa umowa o pracę na czas określony, zgodnie z Kodeksem pracy, może zostać zawarta maksymalnie trzy razy, na łączny okres zatrudnienia, który nie przekracza 33 miesięcy. Później pracownikowi powinna przysługiwać umowa na czas nieokreślony. W przypadku umowy na zastępstwo nie ma takich ograniczeń. Taka umowa może być zawarta na czas określony wiele razy bez konieczności przejścia na umowę na czas nieokreślony. Jeśli zastępowany pracownik wciąż nie będzie wracał do pracy obecność w firmie jego „zastępcy” będzie się przedłużać bez limitu. Chyba, że umowa zostanie zgodnie z prawem rozwiązana wcześniej, o czym przeczytasz poniżej.

Umowa o pracę na zastępstwo – obowiązki pracownika i pracodawcy

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo powinna wykonywać pracę na tym samym stanowisku i realizować te same lub podobne zadania, co pracownik przez nią zastępowany. Pracodawca może zatrudnić ją w niższym wymiarze czasu pracy oraz ograniczyć liczbę wykonywanych zadań, w porównaniu do zakresu obowiązków nieobecnego pracownika. Może to np. wynikać z braku doświadczenia nowozatrudnionej osoby. Nie powinien jednak zatrudniać jej w znacznie wyższym wymiarze czasu pracy, na innym stanowisku pracy, ani polecać wykonywanie innych obowiązków.

Pozostałe obowiązki pracownika i pracodawcy związanych umową o pracę na zastępstwo nie różnią się od tych, które wynikają ze „zwykłej” umowy o pracę.

Pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki zgodnie z zasadami bhp i wytycznymi pracodawcy, przestrzegać czasu pracy i regulaminów wewnętrznych zakładu pracy. Powinien też zachować w tajemnicy wszelkie informacje niejawne, które zdobył w trakcie wykonywania pracy.

Z kolei pracodawca zatrudniający pracownika na zastępstwo jest zobowiązany do przestrzegania wobec niego wszelkich przepisów Kodeksu pracy. Powinien zapewnić mu odpowiednie warunki pracy, dostarczyć niezbędnych narzędzi i materiałów, przeszkolić w zakresie bhp i zasad, panujących w zakładzie pracy. Oprócz tego zobowiązany jest wypłacać pracownikowi wynagrodzenie w wysokości i terminie, uzgodnionych przez strony w umowie. W miarę możliwości powinien też ułatwiać pracownikowi kształcenie i podnoszenie kwalifikacji.

Umowa o pracę na zastępstwo – wynagrodzenie

Osoba podejmująca pracę na zastępstwo wykonuje takie same obowiązki jak nieobecny pracownik. Nie oznacza to jednak, że jej wynagrodzenie musi być takie samo. Jest to kwestia indywidualna. Wysokość wynagrodzenia będzie zależała np. od jej osobistego stażu pracy lub kwalifikacji zawodowych.

Umowa o pracę na zastępstwo a urlop

Umowa na zastępstwo to regularna umowa o pracę. Pracownikowi na takiej umowie przysługuje więc tyle dni urlopu wypoczynkowego, ile wynika z jego stażu pracy:

20 dni – jeśli staż pracy jest krótszy niż 10 lat,
26 dni – jeśli staż pracy wynosi 10 lat i więcej.

Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma również prawo do urlopu bezpłatnego, urlopu na żądanie oraz ekwiwalentu za urlop, gdy nie wykorzysta przysługujących mu dni wolnych przed wypowiedzeniem umowy o pracę na zastępstwo.

Umowa o pracę na zastępstwo a ciąża

Kobiety w ciąży, które są zatrudnione na umowie o pracę na zastępstwo mają podobne prawa, jak te, które są zatrudnione na podstawie „zwykłej” umowy o pracę. Umowa taka zapewnia ochronę ciężarnej oraz młodej matce. Jest to jednak umowa na czas określony. Jak więc wygląda to w praktyce?

Jeśli umowa na zastępstwo wygasa przed porodem, ale po upływie trzeciego miesiąca ciąży, pracodawca powinien przedłużyć ją do dnia porodu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której do pracy wróci zastępowany pracownik. Wtedy umowa na zastępstwo wygasa automatycznie, kobieta traci zatrudnienie i prawo do zasiłku macierzyńskiego. Może wtedy starać się o świadczenie rodzicielskie po urodzeniu dziecka, wypłacane osobom, które nie mają prawa do zasiłku macierzyńskiego, czyli tzw. „kosiniakowe”.

Jeśli ciąża i poród przypadną na czas trwania umowy o pracę na zastępstwo pracownica przez cały ten czas będzie miała prawo do zasiłku chorobowego, będzie mogła skorzystać z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w pełnym wymiarze. Jej umowa zastępstwa zostanie rozwiązana, gdy wykorzysta przysługujący jej urlop lub pracownik, którego zastępuje, powróci na swoje dawne stanowisko.

Umowa o pracę na zastępstwo a zwolnienie lekarskie

Umowa na okres zastępstwa stanowi tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Dlatego też pracownikowi zatrudnionemu na taką umowę przysługuje płatne zwolnienie chorobowe.

Umowa na zastępstwo a staż pracy

Umowa o pracę na zastępstwo wlicza się do stażu pracy tak samo, jak każda inna umowa o pracę na czas określony. A co za tym idzie, uznawana jest za okres składkowy przez ZUS przy wyliczaniu emerytury.

Rozwiązanie umowy o pracę na zastępstwo

Umowa o pracę na zastępstwo zawierana jest na czas nieobecności pracownika, dlatego wygasa z upływem terminu, na jaki została zawarta, czyli z dniem powrotu do pracy zastępowanego.

Istnieje jednak możliwość rozwiązania umowy na zastępstwo wcześniej. Można tego dokonać dokładnie tak samo, jak każdą inną umowę o pracę poprzez:

– rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w dowolnym momencie trwania umowy,
– rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym bez wypowiedzenia, gdy pracodawca lub pracownik dopuszczą się naruszeń,
– przez pisemne oświadczenie pracownika lub pracodawcy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Umowa na zastępstwo – jaki jest okres wypowiedzenia?

Kiedy umowa o pracę na zastępstwo zostaje rozwiązana przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika okres wypowiedzenia jest taki sam, jak w przypadku „zwykłych” umów o pracę. Jest on uzależniony od okresu zatrudnienia danego pracownika w danej firmie i wynosi:

– 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
– 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
– 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

2024-03-20

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)