Zlecenie i działalność gospodarcza w stażu pracy – co zmieni się od 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzy katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Oprócz zatrudnienia na etacie uwzględniane będą również np. umowy zlecenia czy prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG).

Nowe przepisy obejmą zarówno sektor prywatny, jak i publiczny. Co istotne, będą działały z mocą wsteczną – do stażu pracy będzie można zaliczyć wcześniejsze okresy zleceń lub prowadzenia działalności, o ile zostaną one odpowiednio udokumentowane.

Czym jest staż pracy?

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto. W 2026 roku, zgodnie z rozporządzeniem Rady W polskim prawie wyróżniamy dwa rodzaje stażu pracy:

• Ogólny staż pracy – suma wszystkich udokumentowanych okresów aktywności zawodowej (u różnych pracodawców). Wpływa m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego czy wychowawczego.
• Zakładowy (lokalny) staż pracy – okres zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. To on decyduje o długości wypowiedzenia, prawie do odprawy, dodatków stażowych, nagród jubileuszowych.

Do tej pory do stażu pracy zaliczano:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (bez znaczenia pozostaje przy tym rodzaj umowy o pracę – na okres próbny, czas określony, czy też na czas nieokreślony),
• okresy nauki (zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy),
• okres urlopu wychowawczego,
  
  a także
  
• czas zawodowej służby wojskowej oraz okres bycia żołnierzem zawodowym,
• okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami,
• okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• okres prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracę w gospodarstwie rolnym należącym do współmałżonka,
• wykonywanie pracy nakładczej,
• okresy urlopu szkoleniowego.

Umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia, agencyjne) czy prowadzenie działalności gospodarczej nie wliczały się dotąd do stażu pracy.

Co będzie wliczane do stażu pracy od 2026 roku

Nowelizacja Kodeksu pracy poszerza szczegółowy katalog okresów, które od 1 stycznia 2026 roku będą zaliczane do stażu pracy. Będą to również:

• okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, niezależnie od branży,
• okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, np. w ramach pomocy rodzinnej,
• okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, do której znajdują odpowiednio zastosowanie przepisy umowy zlecenia; dotyczy to też osób współpracujących,
• okresy wykonywania umowy agencyjnej oraz przez osobę z nią współpracującą,
• okresy członkostwa w spółdzielniach pracy, w których wykonywano pracę zarobkową;
• okresy wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą, jeżeli można je potwierdzić dokumentami i były objęte ubezpieczeniem,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę oraz osobę z nim współpracującą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem – pod warunkiem odprowadzania składek emerytalnych i rentowych.

Podstawą do zaliczenia danego okresu do stażu pracy będą przede wszystkim składki odprowadzane do ZUS. Co do zasady więc, do stażu wliczą się te lata, w których pracownik podlegał ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.

Ustawodawca wprowadził tu jednak pewne odstępstwo od ogólnej zasady. Do stażu pracy będzie można doliczyć również udokumentowane okresy wykonywania pracy, nawet jeśli w tym czasie dana osoba na podstawie odrębnych przepisów nie była objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi. Rozwiązanie to obejmuje przede wszystkim uczniów i studentów poniżej 26. roku życia, którzy pracowali na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, a także osoby korzystające z „ulgi na start”.

Umowy o dzieło oraz inne formy aktywności co do zasady nieobjęte obowiązkiem ubezpieczenia społecznego nie będą wliczane do stażu pracy.

Jak udokumentować wcześniejszą pracę – zasady wliczania stażu wstecz

Nowe przepisy umożliwią zaliczenie do stażu pracy także okresów sprzed 2026 roku, o ile zostaną one odpowiednio udokumentowane. Oznacza to, że osoby, które w przeszłości pracowały na umowie zlecenia lub prowadziły działalność gospodarczą, będą mogły wykazać te okresy jako część swojego doświadczenia zawodowego – nawet jeśli zakończyły je wiele lat temu.

Jak potwierdzić wcześniejsze okresy aktywności

Podstawowym dowodem będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. ZUS posiada dane o okresach opłacania składek od 1 stycznia 1999 roku i na tej podstawie będzie wystawiał specjalne potwierdzenia dotyczące między innymi:

• opłacania składek emerytalnych i rentowych z tytułu umów zlecenia,
• podlegania ubezpieczeniom w ramach prowadzenia działalności gospodarczej,
• współpracy przy prowadzeniu firmy,
• pracy za granicą, jeśli składki trafiały do polskiego systemu.

Dokument ten można będzie uzyskać na wniosek złożony do ZUS, również elektronicznie, poprzez konto na platformie PUE ZUS.

W przypadku, gdy dane nie są dostępne w ZUS, dopuszczalne będą inne dowody potwierdzające wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności, takie jak:

• kopie zawartych umów cywilnoprawnych oraz rachunki potwierdzające wypłaty,
• zaświadczenia od zleceniodawców o okresie współpracy,
• wydruk wpisów z CEIDG (z datami rozpoczęcia i zakończenia działalności),
• dokumenty księgowe lub podatkowe, które potwierdzają faktyczne prowadzenie działalności (np. faktury, zeznania roczne PIT),
• potwierdzenia członkostwa w spółdzielniach produkcyjnych.

W przypadku przerw w zatrudnieniu spowodowanych opieką nad dzieckiem, należy przedstawić:

• zaświadczenie o zawieszeniu działalności,
• akt urodzenia dziecka,
• oświadczenie potwierdzające osobistą opiekę w tym okresie.

Praca za granicą uwzględniana w stażu pracy

Od 2026 roku do stażu pracy będzie można zaliczyć nie tylko okresy zatrudnienia w Polsce, ale również pracę zarobkową wykonywaną za granicą – w innych państwach Unii Europejskiej, EOG oraz krajach, z którymi Polska zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym (np. Wielka Brytania, USA, Kanada). Warunkiem jest udokumentowanie podlegania ubezpieczeniom społecznym w danym kraju.

Dokumentami potwierdzającymi taki okres mogą być m.in.:

• formularze A1 lub E104 wydane przez zagraniczne instytucje ubezpieczeniowe,
• zaświadczenia o okresach ubezpieczenia wystawione przez zagraniczne odpowiedniki ZUS,
• umowy o pracę lub kontrakty, z których wynika miejsce i czas zatrudnienia,
• potwierdzenia opłacania składek lub dokumenty płacowe z danego kraju.

W przypadku pracy w krajach spoza UE, w których nie obowiązują unijne formularze, konieczne będzie przedłożenie równoważnych dokumentów z instytucji ubezpieczeniowej lub urzędu pracy w danym państwie.

Zbieg okresów zatrudnienia – jak prawidłowo liczyć staż pracy od 2026 roku

Nowelizacja Kodeksu pracy precyzuje, w jaki sposób należy obliczać staż pracy w sytuacji, gdy dana osoba w tym samym czasie wykonywała kilka form aktywności zawodowej — np. prowadziła działalność gospodarczą i równocześnie realizowała umowy zlecenia lub była zatrudniona na etacie.

Jeden okres w danym czasie

Jeśli różne formy zatrudnienia nakładają się w czasie, do stażu pracy zostanie zaliczony tylko jeden z nich – ten, który pracownik wskaże jako podstawowy. Oznacza to, że nie będzie możliwe „podwójne” liczenie tego samego okresu, nawet jeśli od obu form zatrudnienia były odprowadzane składki.

Pełne wliczenie okresów

Do stażu pracy wlicza się cały okres trwania umowy lub działalności, niezależnie od liczby przepracowanych godzin. W przypadku umów zlecenia nie będzie więc przeliczenia czasu pracy na wymiar etatu – liczy się jedynie długość trwania zlecenia.

Zachowanie ciągłości

W przypadku przerw między kolejnymi okresami zatrudnienia lub działalności łączny staż pracy zostanie ustalony na podstawie ich sumy.

Przykłady

Przedsiębiorca prowadził działalność od 2015 do 2023 roku, a następnie podjął pracę na etacie. Po wejściu w życie nowych przepisów, jeśli przedstawi zaświadczenie z ZUS o opłacaniu składek, cały 8-letni okres działalności zostanie wliczony do jego stażu pracy.

Osoba, która przez trzy lata prowadziła działalność gospodarczą, a następnie przez dwa lata pracowała na umowie zlecenia, od 2026 roku będzie mogła wykazać łącznie pięć lat stażu pracy. Jeśli jednak część tych okresów się pokrywała, zaliczony zostanie tylko jeden z nich – wskazany przez pracownika.

Terminy i obowiązki – co muszą zrobić pracownicy i pracodawcy do końca 2027 roku

Nowe przepisy dotyczące wliczania do stażu pracy okresów zleceń i działalności gospodarczej wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku. Od tego momentu zarówno pracownicy, jak i pracodawcy będą musieli dostosować swoje procedury kadrowe do nowych zasad.

Termin na złożenie dokumentów

Pracownicy, którzy chcą, aby ich wcześniejsze zlecenia lub działalność gospodarcza zostały zaliczone do stażu pracy, będą mieli na to 24 miesiące od dnia wejścia w życie przepisów, czyli do końca 2027 roku. W tym czasie należy przedstawić pracodawcy dokumenty potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym lub inne dowody potwierdzające aktywność zawodową. Po tym terminie wliczenie takich okresów do stażu pracy może być utrudnione.

Obowiązki pracowników

• Zgromadzenie i przedłożenie dokumentów z ZUS, CEIDG lub innych źródeł.Wskazanie, które okresy mają zostać uwzględnione w przypadku ich nakładania się.
• Złożenie oświadczenia w sprawie łącznego stażu pracy, jeśli pracownik posiada dokumenty z różnych okresów.

Obowiązki pracodawców

• Weryfikacja dokumentów złożonych przez pracownika i ich archiwizacja w aktach osobowych.
• Aktualizacja danych kadrowych w systemach HR i naliczenie uprawnień wynikających z nowego stażu pracy (np. wymiaru urlopu, dodatków).

Firmy będą musiały dostosować swoje procedury kadrowe i płacowe, tak aby prawidłowo uwzględniać okresy zleceń i działalności gospodarczej w stażu pracy pracowników.

Pracodawcy powinni zaktualizować:

• regulaminy pracy i wynagradzania, jeśli od stażu pracy zależą np. dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe lub wymiar urlopu,
• systemy kadrowo-płacowe, tak aby umożliwiały wprowadzenie nowych danych dotyczących stażu,
• procedury weryfikacji dokumentów, składanych przez pracowników, którzy chcą doliczyć wcześniejsze okresy aktywności zawodowej.

Zmiany mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami dla pracodawców, zwłaszcza w jednostkach sektora publicznego i dużych przedsiębiorstwach, gdzie staż pracy wpływa na wysokość świadczeń i nagród jubileuszowych. Konieczne będzie więc uwzględnienie potencjalnych skutków finansowych w planowaniu budżetu kadrowego.

Korzyści dla pracowników po zmianach w stażu pracy 2026

Włączenie umów zlecenia, działalności gospodarczej oraz innych form aktywności zawodowej do stażu pracy od 2026 roku oznacza dla wielu osób realne zwiększenie uprawnień pracowniczych.

Dłuższy urlop wypoczynkowy

Najbardziej odczuwalną zmianą będzie możliwość szybszego uzyskania prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Do tej pory wiele osób, które przez lata pracowały na zleceniu lub prowadziły działalność, po przejściu na etat musiało zaczynać staż „od zera”. Od 2026 roku do wymaganego 10-letniego okresu będą wliczane również te formy aktywności zawodowej.

Dłuższe okresy wypowiedzenia

Staż pracy ma wpływ na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Po wejściu w życie nowych przepisów osoby z dużym doświadczeniem zawodowym zyskają prawo do dłuższych okresów wypowiedzenia, nawet jeśli ich aktualny staż etatowy jest krótki.

Odprawy i dodatki stażowe

W wielu firmach, zwłaszcza w sektorze publicznym, wysokość odpraw, nagród jubileuszowych i dodatków stażowych uzależniona jest od długości stażu pracy. Dzięki nowym przepisom pracownicy, którzy wcześniej pracowali na zleceniach lub w ramach JDG, zyskają dostęp do wyższych świadczeń wynikających z przekroczenia progów stażowych.

Szersze możliwości zawodowe

Wliczenie okresów zlecenia i samozatrudnienia do stażu pracy pozwoli także na spełnienie wymagań formalnych przy ubieganiu się o stanowiska, gdzie warunkiem zatrudnienia jest określony staż, np. w urzędach, jednostkach samorządowych czy spółkach Skarbu Państwa.

Czy zmiany w stażu pracy wpłyną na wysokość emerytury?

Nowe przepisy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku, nie będą miały wpływu na wysokość emerytur ani rent. Wliczenie umów zlecenia czy okresów prowadzenia działalności gospodarczej do stażu pracy dotyczy wyłącznie uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu wypoczynkowego, okres wypowiedzenia, dodatki stażowe czy odprawy.

Oznacza to, że osoby, które po wejściu w życie nowych przepisów zyskają dłuższy staż pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, nie uzyskają prawa do ponownego przeliczenia świadczenia emerytalnego lub rentowego. Emerytury nadal będą ustalane na podstawie zasad określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych – w oparciu o zgromadzone składki i okresy ubezpieczeniowe, a nie o nowy sposób liczenia stażu pracy.

Podsumowując: zmiany w Kodeksie pracy mają charakter kadrowy, a nie emerytalny – ich celem jest wyrównanie praw pracowniczych, a nie modyfikacja zasad naliczania świadczeń z ZUS.

2025-10-16

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)