Krajowy System e-Faktur obowiązkowy

Na początku sierpnia prezydent podpisał ustawę nowelizującą przepisy o podatku od towarów i usług dotyczące obowiązkowego wystawiania faktur wyłącznie w wersji cyfrowej. 11 sierpnia 2023 roku ustawa ukazała się w Dzienniku Ustaw pod nr 1598.

Obowiązkowe wystawianie faktur wyłącznie w wersji cyfrowej poprzez Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT i od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych z VAT.

Czym jest Krajowy System e-Faktur? Jak będą wyglądały faktury ustrukturyzowane i jak będzie można je wystawiać? Jak to będzie się odbywać? Jakie sankcje będą za niewystawienie e-faktur?

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to specjalny system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego będzie można wystawiać, otrzymywać i przechowywać nowy rodzaj faktur elektronicznych, czyli faktury ustrukturyzowane. Wszystkie będą przechodziły przez centralną bazę danych Ministerstwa Finansów. Ma to zapewnić bezpośredni wgląd fiskusa w to, co jest fakturowane, a także umożliwić przechowywanie faktur w tej bazie.

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą obowiązywały (z pewnymi wyjątkami) obecne zasady wystawiania faktur.

Faktury ustrukturyzowane

Faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną wystawioną i udostępnioną za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Będzie miała ściśle określony wzór, tzw. schema, czyli plik w formacie XML. Każda też będzie oznaczona unikalnym numerem, który będzie ją identyfikował w systemie.

Ministerstwo Finansów opublikowało ostateczną schemę e-faktury ustrukturyzowanej – FA(2). Zacznie ona obowiązywać od 1 września 2023 roku, a więc wraz z uruchomieniem tzw. środowiska produkcyjnego. Schemę można znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych pod tym linkiem.

Faktury ustrukturyzowane – jakie dane będą zawierać?

Faktura ustrukturyzowana, podobnie jak inne faktury dziś obowiązujące, będzie zawierała wszystkie dane wymagane zgodnie z ustawą o VAT.

Obowiązkowo będzie trzeba podać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy, NIP podatnika, NIP nabywcy podatnika, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, kwotę należności ogółem.

Na e-fakturach będą mogły pojawić się też elementy opcjonalne oraz fakultatywne. Nie będzie natomiast możliwości dodania załączników (dziś to jest możliwe).

Faktury ustrukturyzowane – jak to będzie działać?

Fakturę ustrukturyzowaną będzie mógł wystawić podatnik lub podmiot przez niego upoważniony, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba. Podatnik będzie musiał powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach posiadających uprawnienia dostępu do wystawiania w jego imieniu faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Z obowiązku złożenia takiego zawiadomienia wyłączony będzie jedynie podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, o ile sam będzie wystawiał faktury. Jeśli będzie chciał, by zajmował się tym księgowy lub biuro rachunkowe, będzie musiał upoważnić wybraną osobę.

Każdy podatnik będzie posiadał indywidualne konto w systemie KSeF. Dostęp do konta możliwy będzie po uwierzytelnieniu za pomocą podpisu elektronicznego lub konta ePUAP.

Faktury w pliku XML – pojedyncze lub paczkę faktur – podatnik będzie najpierw przygotowywał według wzoru w swoim systemie, np. finansowo-księgowym i przesyłał do systemu KSeF poprzez API.

Po przesłaniu faktury Krajowy System e-Faktur zweryfikuje zgodność danych w niej zawartych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Jeśli nie będzie błędów przydzieli fakturze unikalny numer identyfikujący ją w systemie, z oznaczeniem daty i czasu. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego będzie ona uznawana za wystawioną
i jednocześnie za otrzymaną. Tak wystawiona faktura ustrukturyzowana będzie mogła zostać pobrana przez drugą stronę transakcji.

Faktury ustrukturyzowane – narzędzia dla przedsiębiorców

Faktury ustrukturyzowane oznaczają konieczność integracji systemów księgowych z centralnym systemem.

Duże firmy będą musiały dostosować swoje systemy finansowo-księgowe, a także inne systemy IT oraz procedury obiegu dokumentów. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiały we własnych systemach i przesyłały do systemu Ministerstwa Finansów poprzez API. System firmy będzie więc połączony z systemem KSeF. Tam też faktury będą przechowywane i archiwizowane.

Mniejsze firmy oraz podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będą mogli korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl. Będą to:

– aplikacja podatnika KSeF – nowe narzędzie, dzięki któremu będzie można wystawiać i odbierać e-faktury (zarówno zwykłe, jak i uproszczone), obejrzeć je, a także zarządzać uprawnieniami do KSeF i odbierać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO),
– aplikacja e-mikrofirma – działająca już dziś aplikacja, w której można tworzyć i przesyłać pliki JPK_VAT, zostanie rozbudowana o funkcjonalność KSeF,
– aplikacja mobilna KSeF – zapewni szybki dostęp i możliwość wystawienia e-faktur, będzie można z niej korzystać również w przypadku awarii systemu KSeF lub awarii u podatnika.

Każdy podatnik VAT będzie mógł skorzystać również z rozwiązań komercyjnych, a więc kupić sobie oprogramowanie, które umożliwi mu odbieranie e-faktur z KSeF i wysyłanie e-faktur do systemu.

Awaria KSeF lub problem z dostępem do Internetu – jak wtedy wystawić fakturę?

Jeśli system KSeF będzie niedostępny lub problem z dostępnością do KSeF będzie po stronie podatnika (np. awaria Internetu), to będzie on mógł skorzystać z tzw. trybu off-line. Najpierw wystawi fakturę według wzoru faktury ustrukturyzowanej w swoim systemie/aplikacji. Będzie musiał opatrzyć taki dokument kodem weryfikującym i przesyłać do nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Po usunięciu awarii KSeF będzie musiał przesłać fakturę do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych. Jeśli problemy były po stronie podatnika fakturę będzie musiał przesłać nie później niż następnego dnia roboczego po wystawieniu dokumentu offline.

Jeśli system KSeF będzie niedostępny, Ministerstwo Finansów będzie informowało o tym w specjalnym komunikacie na stronie internetowej BIP MF.

Faktury ustrukturyzowane – czas przechowywania

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. W przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik nie będzie musiał już archiwizować faktur. Ponieważ będą w systemie będzie też zwolniony z obowiązku przesyłania ich w strukturze JPK (JPK_FA) w przypadku ewentualnych kontroli lub czynności sprawdzających.

Do faktur ustrukturyzowanych nie będą także miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Faktury ustrukturyzowane a korekty faktur i noty korygujące

Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej wystawionej za pośrednictwem KSeF. Korekta będzie musiała zawierać numer nadany przez KSeF fakturze pierwotnej.

W Krajowym Systemie e-Faktur, ale także poza nim, nie będzie już możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących. Zostaną one zlikwidowane.

Jakich faktur nie wystawimy w Krajowym Systemie e-Faktur?

Nie wszystkie faktury będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur.

Z systemu wyłączone będą:

– faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
– faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
– faktury wystawiane przez podatników korzystających z procedur szczególnych (procedura nieunijna dotycząca niektórych usług, szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych),
– dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF,
– bilety spełniające funkcję faktury, w tym paragony za przejazd po autostradach płatnych, bilety kolejowe i samolotowe, usługi w zakresie nadzoru i kontroli ruchu lotniczego (Eurocontrol),
– faktury wystawiane w procedurze OSS (ang. One Stop Shop), jak i IOSS (Import One Stop Shop),
– faktury konsumenckie typu B2C, czyli wystawione na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Z systemu wyłączone będą również:

– faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł (lub 100 euro),
– faktury z kas rejestrujących

z zastrzeżeniem, że wyłączenie to będzie obowiązywać tylko do 31 grudnia 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 roku paragon oraz inne faktury uproszczone nie będą uznawane za fakturę i będą funkcjonowały poza systemem KSeF.

Brak wystawiania e-faktur – jakie będą kary?

Za niestosowanie obowiązkowych e-faktur wprowadzone będą sankcje. Będą mogły być nakładane dopiero od 1 stycznia 2025 roku, czyli pół roku po wprowadzeniu obowiązkowych e-faktur. Przez te pół roku podatnikom grozić będą kary karno-skarbowe.

Sankcje będą stosowane, gdy podatnik:

– nie wystawił faktury przy użyciu KSeF mimo ciążącego na nim obowiązku,
– w czasie awarii KSeF i w trybie offline wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
– nie prześle do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline.

Co do zasady naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na błędnie wystawionej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Wysokość kar ma być jednak miarkowana proporcjonalnie do stopnia przewinienia. Będą brane pod uwagę takie czynniki, jak:

– okoliczności naruszenia prawa,
– częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku,
– uprzednie ukaranie za to samo zachowanie,
– stopień przyczynienia się strony,
– działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa,
– wysokość korzyści, którą strona osiągnęła,
– w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana.

W niektórych przypadkach, jak np. naruszenie prawa wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł w ogóle odstąpić od nałożenia kary.

Faktury ustrukturyzowane – od kiedy obowiązkowe?

Do 30 czerwca 2024 roku funkcjonować będą, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania:

– fakturowanie papierowe,
– fakturowanie elektroniczne „zwykłe”,
– fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF, które już jest możliwe, dobrowolnie, od 1 stycznia 2022 roku.

W tym czasie to od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Może nawet łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

Korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe:

– od 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
– od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych z VAT podmiotowo (ze względu na wielkość sprzedaży do 200 tys. zł) lub przedmiotowo (ze względu na rodzaj wykonywanych czynności).

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył tylko przedsiębiorców, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Dla pozostałych podmiotów, jeśli chciałyby skorzystać z tej opcji, będzie to dobrowolne.

2023-08-24

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)