Adresy w jednoosobowej działalności gospodarczej

Każdy, kto rozpoczyna prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej musi wypełnić formularz CEIDG-1. Wymagane jest tam podanie niezbędnych informacji dotyczących firmy, w tym jej adresu.

Dowiedz się, jakie adresy należy podać w formularzu. Czy jest to adres domowy czy adres wynajętego biura lub lokalu? Czym jest adres do doręczeń a czym adres stałego miejsca prowadzenia działalności i czy można takiego adresu nie podawać? I co zrobić, gdy któryś z adresów się zmieni?

Adres zamieszkania

W przypadku osób fizycznych adres zamieszkania, który trzeba podać to faktyczne miejsce, w którym osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Nie zawsze będzie to adres zameldowania. Może to być np. adres wynajmowanego mieszkania, czy adres rodziny, u której mieszkamy.

Podanie adresu zamieszkania jest o tyle ważne, że osoba fizyczna prowadząca indywidualną działalność gospodarczą rozlicza się z tytułu podatku dochodowego i podatku od towarów i usług co do zasady w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania.

Adres do doręczeń

Adres do doręczeń to miejsce, w którym przedsiębiorca będzie odbierał wszelkiego rodzaju korespondencję związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. pisma z Urzędu Skarbowego czy z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pisma procesowe, orzeczenia itp. Adres do doręczeń nie musi być adresem zamieszkania.

Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej

Jeśli przedsiębiorca będzie prowadził swoją działalność gospodarczą w stałym miejscu, innym niż miejsce zamieszkania, to wówczas w formularzu CEIDG-1 należy podać adres tego miejsca (nazwę ulicy, numer budynku, mieszkania) lub opisać jego lokalizację (centralna część galerii handlowej XYZ, pawilon nr X w przejściu podziemnym pod ulicą Y itp.)

Miejsce stałego wykonywania działalności gospodarczej powinno posiadać odpowiednie zaplecze personalne i techniczne, które będzie umożliwiało świadczenie usług.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami przedsiębiorca nie ma jednak obowiązku wskazywania ani posiadania miejsca prowadzenia działalności innego niż miejsce zamieszkania. W praktyce większość przedsiębiorców wykonujących jednoosobową działalność gospodarczą działa pod własnym adresem zamieszkania i to jest też adres wykonywania przez nich działalności gospodarczej.

Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej

Przedsiębiorca, poza głównym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, może mieć dodatkowe miejsca, w których działa – filie, odziały, magazyny czy punkty przyjmowania zleceń. Wszystkie te adresy trzeba podać w formularzu CEIDG-1 wskazując jedno miejsce jako główne, a pozostałe jako miejsca dodatkowe prowadzenia działalności.

Brak adresu stałego miejsca wykonywania działalności

Wielu przedsiębiorców świadczy swoje usługi często zmieniając miejsce ich wykonywania. Najczęściej będą to sytuacje, w których wykonują usługi u klienta, np. usługi hydrauliczne, elektryczne, budowlane, technicy IT, handlowcy, monterzy, mobilny fryzjer czy kosmetyczka. Nie świadczą oni usług pod swoim adresem zamieszkania ani nie mają innego stałego miejsca wykonywania działalności. Wówczas we wniosku CEIDG-1 należy zaznaczyć opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.

W takim przypadku dla celów podatkowych przyjęty zostanie adres zamieszkania. Oznacza to, że PIT oraz miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy przedsiębiorca będzie składał do urzędu właściwego dla jego miejsca zamieszkania. Rejestrując się do podatku VAT przedsiębiorca na formularzu rejestracyjnym VAT-R też wskazuje adres zamieszkania.

Tytuł prawny do lokalu podanego w adresie

Przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres podaje w formularzu CEIDG-1. Może to być:

– prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego,
– prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków,
– spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
– dzierżawa,
– najem, w przypadku lokalu mieszkalnego również zgoda od najemcy na prowadzenie działalności gospodarczej w tym lokalu,
– użyczenie.

Musi również posiadać dokumenty potwierdzające ten tytuł prawny. Mogą to być:

– umowa sprzedaży (w formie aktu notarialnego),
– wypis z księgi wieczystej,
– akt własności ziemi,
– decyzja administracyjna,
– umowa w formie pisemnej: dzierżawy, najmu lub użyczenia.

Dokumentu takiego nie należy dołączać do wniosku CEIDG-1, ale trzeba go posiadać do wglądu. O jego przedstawienie może poprosić minister właściwy do spraw gospodarki prowadzący rejestr CEIDG. Jeśli w terminie 7 dni od otrzymania wezwania przedsiębiorca nie przedstawi tytułu prawnego do nieruchomości albo nie zmieni odpowiednio wpisu w CEIDG, może zostać wykreślony z rejestru przedsiębiorców. Dodatkowo Urząd skarbowy może zakwestionować wszystkie wydatki rozliczone w działalności gospodarczej związane z użytkowaniem danego lokalu (np. remont, zakup wyposażenia). W konsekwencji będzie się to wiązać z koniecznością zwrotu odliczonego podatku VAT i PIT.

Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej

Rejestrując działalność w CEIDG należy wskazać miejsce przechowywania dokumentów: faktur, umów, kontraktów i innych związanych z działalnością firmy. Jest to o tyle ważne, że właśnie w to miejsce, jeśli będzie taka potrzeba, udadzą się kontrolerzy z urzędu skarbowego.

Bardzo często miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba biura rachunkowego, która obsługuje sprawy księgowe danej firmy. Wówczas trzeba podać adres siedziby takiego biura, jego nazwę oraz NIP.

Jaki adres podać na fakturze?

Podatnicy wystawiający fakturę wśród wielu danych są zobowiązani umieścić też na niej adresy podatnika i nabywcy towarów lub usług.

Przepisy nie precyzują, jaki adres powinien zostać wpisany w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: czy ma to być adres zamieszkania, czy adres głównego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli siedziba działalności znajduje się pod innym adresem niż miejsce zamieszkania.

Przyjmuje się, że na fakturze powinien być podawany adres siedziby działalności gospodarczej podatnika zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R.

W przypadku osób fizycznych będzie to zatem adres zamieszkania.

Jednak w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada stałe miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), na fakturze powinien być podawany adres stałego miejsca prowadzenia działalności.

Zmiana adresu związanego z działalnością

Każda zmiana adresu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą wymaga zmodyfikowania wpisu CEIDG. Przedsiębiorca na zgłoszenie zmiany ma 7 dni licząc od dnia, w którym zmiana ta nastąpiła. Powinien w tym celu złożyć wniosek CEIDG-1, w którym wskaże zmiany. Wniosek może złożyć online za pośrednictwem strony www.biznes.gov.pl, osobiście w dowolnym urzędzie miasta / gminy lub listownie. Usługa jest bezpłatna.

2023-07-31

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)