Dokumentacja pracownicza – zmiany w przepisach od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie ulegną przepisy Kodeksu pracy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas jej przechowywania przez pracodawcę a forma elektroniczna stanie się równoważna formie papierowej.

Jakie są szczegóły nowych przepisów? Jakie ułatwienia i jakie obowiązki przyniosą one pracodawcom i pracownikom?

 

Przechowywanie akt pracowniczych obecnie

Każdy polski pracodawca, zgodnie z zapisami Kodeksu pracy, ma obowiązek prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe każdego pracownika.

Dokumentacja ta obejmuje:

• część A – informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (świadectwa pracy, dyplom itp.)
• część B – informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (umowa, zaświadczenie  lekarskie, szkolenia BHP)
• część C – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (świadectwo pracy, wypowiedzenie).

Akta pracownicze pracodawca ma obowiązek przechowywać w takich warunkach, które nie grożą ich uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Za niedopełnienie ww. obowiązków pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Pracodawca przechowuje dokumentację nie tylko dla obecnie zatrudnionych osób, ale także dla osób, które kiedyś dla niego pracowały. Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami dokumentację taką ma obowiązek przechowywać przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

 

Przechowywanie akt pracowniczych od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku akta pracownicze będą przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Nowe przepisy będą obejmowały tylko pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji przez okres 50 lat, ale pracodawca będzie mógł skrócić ten czas do 10 lat. W tym celu powinien złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) i przekazać tzw. raporty informacyjne (ZUS RIA) za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999–2018. Oświadczenia o zamiarze przekazania raportów pracodawca może złożyć w dowolnym czasie. Po złożeniu oświadczenia będzie miał rok na przekazanie raportów lub wycofanie oświadczenia. Jeżeli tego nie zrobi, narazi się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych – karę grzywny do 5000 zł, oraz będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 50 lat, tak jak dotychczas.

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku ich dokumentacja pracownicza i akta osobowe będą przechowywane na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

W wyjątkowych sytuacjach dokumentacja będzie mogła być przechowywana dłużej, np. w sytuacji, gdy będzie stanowić dowód w postępowaniu sądowym.

W tym miejscu warto też zauważyć, że nowe przepisy rozstrzygają kwestię, w jaki sposób prowadzić dokumentację pracowniczą w sytuacji, gdy były pracownik i pracodawca nawiążą, po przerwie, ponowną umowę o pracę. Czy pracodawca ma obowiązek zakładania wówczas nowej dokumentacji pracowniczej?

To zależy od tego, ile wynosiła przerwa w zatrudnieniu. Jeżeli pracodawca nawiąże stosunek pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, wówczas nie będzie musiał tworzyć nowej dokumentacji pracowniczej i będzie mógł kontynuować prowadzenie już istniejącej.

Jeżeli stosunek pracy z tym samym pracownikiem zostanie nawiązany po tym okresie, to obowiązkiem pracodawcy będzie przygotować nową dokumentację.

 

Akta pracownicze w formie papierowej lub elektronicznej

1 stycznia 2019 roku będzie mógł sam zdecydować, czy chce nadal prowadzić i przechowywać dokumentację obecnych jak i byłych pracowników w formie papierowej czy też chce zamienić ją na wersję elektroniczną. Co istotne, decyzja taka nie będzie nieodwracalna. Będzie można wrócić z formy elektronicznej na papierową lub odwrotnie.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie wymagała przygotowania odwzorowania elektronicznego, np. przez sporządzenie skanu, a następnie opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzającym zgodność odwzorowania z wersją papierową.

Zmiana formy z elektronicznej na papierową będzie możliwa przez sporządzenie wydruku wszystkich dokumentów i opatrzenie ich podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

O każdorazowej zmianie formy przechowywania oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników – aktualnych oraz byłych. Ponadto musi poinformować ich o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji w terminie do 30 dni od dnia przekazania informacji. Jeżeli pracownik zmarł, jego akta będą mogli odebrać bliscy, których wymieniają odpowiednie przepisy kodeksu pracy.

Po upływie terminu 30 dni pracodawca będzie mógł zniszczyć dotychczasową postać dokumentów.

 

Przekazanie dokumentacji pracownikowi

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, kończąc współpracę z pracownikiem i wystawiając mu świadectwo pracy, będzie wydawał mu też oddzielną informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej w terminie miesiąca od upływu 10-letniego okresu przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, jeśli nie zostanie odebrana we wskazanym terminie.

Jeżeli pracownik (lub w przypadku jego śmierci osoby bliskie wymienione w odpowiednich przepisach kodeksu pracy) nie odbiorą dokumentów we wskazanym terminie, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Ustawa daje też pracownikowi lub byłemu pracownikowi dodatkowe uprawnienie. Pracodawca, na wniosek pracownika, będzie miał prawny obowiązek wydania kopii całości lub części jego dokumentacji. Obecnie pracownik ma jedynie prawo wglądu do swojej dokumentacji w miejscu jej prowadzenia, a prawo to przysługuje wyłącznie w czasie trwania zatrudnienia.

 

 

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)