Jak rozliczać w firmie zakup dostępu do usługi AI?

Sztuczna inteligencja coraz częściej wspiera przedsiębiorców w codziennej działalności – od automatyzacji obsługi klienta, przez generowanie treści, aż po analizę danych. Korzystanie z narzędzi takich jak ChatGPT, Copilot czy Grok zazwyczaj wiąże się z zakupem licencji lub subskrypcji. Choć sama decyzja o wdrożeniu AI w firmie jest prosta, to jej prawidłowe rozliczenie podatkowe bywa już bardziej złożone.

Jak zgodnie z polskimi przepisami rozliczać zakup dostępu do usługi AI – zarówno pod kątem VAT, podatku dochodowego, jak i ewentualnego podatku u źródła? Czy taki wydatek można zaliczyć bezpośrednio do kosztów? Jakie obowiązki dokumentacyjne ciążą na przedsiębiorcy?

Usługa AI jako usługa elektroniczna

Zakup dostępu do narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (AI), takich jak ChatGPT, Midjourney czy Claude, zgodnie z prawem podatkowym traktowany jest jako nabycie usługi, a nie towaru.

Usługi świadczone drogą elektroniczną przez zagranicznych dostawców są najczęściej definiowane jako usługi elektroniczne. Definicję tę precyzuje Rozporządzenie Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 roku.

Usługi AI spełniają cechy usług elektronicznych, ponieważ:

• świadczone są za pośrednictwem Internetu lub sieci elektronicznej – dostęp do oprogramowania odbywa się wyłącznie online, bez konieczności pobierania i instalacji tradycyjnego oprogramowania na stałe,
• ich charakter jest w wysokim stopniu zautomatyzowany – usługa polega na dostarczaniu rezultatów przez algorytmy AI przy minimalnym udziale człowieka po stronie dostawcy,
• ich dostarczenie byłoby niemożliwe bez użycia technologii informatycznych – istota usługi jest nierozerwalnie związana z technologią.

Przykłady usług AI kwalifikujących się jako usługi elektroniczne:

• dostęp do modeli językowych (LLM) poprzez interfejs webowy (np. ChatGPT Plus, Gemini Advanced),
• subskrypcje zapewniające dostęp do zaawansowanych funkcji AI poprzez API (Application Programming Interface),
• usługi generowania treści tekstowych, graficznych, audio lub wideo świadczone online,
• narzędzia do analizy danych oparte na uczeniu maszynowym, działające w chmurze.

Ta kwalifikacja jako usługa elektroniczna określa dalsze zasady rozliczenia VAT, w szczególności zastosowanie procedury importu usług i mechanizmu odwrotnego obciążenia.

Miejsce świadczenia usługi AI i import usług

Ważnym elementem rozliczenia zakupu dostępu do usługi AI od dostawcy z zagranicy jest poprawne ustalenie miejsca świadczenia usługi. To od niego zależy, czy transakcja będzie opodatkowana w Polsce oraz jaki model rozliczenia podatku VAT należy zastosować.

Zgodnie z art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), miejscem świadczenia usługi dla usługodawcy, który ma siedzibę poza terytorium Polski, jest teren kraju usługobiorcy, pod warunkiem że usługobiorca jest polskim przedsiębiorcą (prowadzi firmę i jest zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce).

Typowy scenariusz:

• Usługodawca: Firma z siedzibą poza Polską (np. OpenAI z USA, Anthropic z UK czy dostawcy z UE).
• Usługobiorca: Polski przedsiębiorca (podatnik VAT).
• Miejsce świadczenia usługi: Terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Taka sytuacja – gdzie usługa jest świadczona przez podmiot niemający siedziby w Polsce na rzecz polskiego podatnika – zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o VAT kwalifikowana jest jako import usług.

Zakup dostępu do usługi AI i mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) w VAT

Skoro zakup licencji AI od zagranicznego dostawcy (np. OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft) uznawany jest za import usług elektronicznych, polski przedsiębiorca ma obowiązek samodzielnie rozliczyć podatek VAT. Dzieje się to w mechanizmie odwrotnego obciążenia (reverse charge), o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Zasady działania mechanizmu odwrotnego obciążenia

1. Powstanie obowiązku podatkowego
   Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie wykonania usługi. W przypadku usług AI jest to najczęściej dzień, w którym usługobiorca uzyskuje dostęp do licencji lub możliwość korzystania z oprogramowania (np. data aktywacji konta, data otrzymania klucza licencyjnego). Jeśli przed wykonaniem usługi została opłacona zaliczka, obowiązek podatkowy od jej kwoty powstaje z chwilą jej zapłaty.
   
2. Obowiązki dostawcy zagranicznego
   Dostawca z zagranicy, niebędący zarejestrowany na cele VAT w Polsce, nie wystawia faktury VAT z polskim podatkiem. Jego faktura/invoice powinna zawierać jedynie wartość netto usługi, bez naliczonego VAT. Na dokumencie tym powinna także widnieć wyraźna adnotacja, np. „Tax to be paid on reverse charge basis”. Taka faktura jest dla polskiego przedsiębiorcy podstawą do księgowania.
   
3. Obowiązki polskiego usługobiorcy
   Polski podatnik (nabywca usługi) jest zobowiązany:
   • Naliczyć podatek VAT od wartości netto usługi, stosując właściwą stawkę VAT (w Polsce dla usług elektronicznych jest to standardowo 23%).
   • Wykazać transakcję w systemie JPK_V7 (oznaczenie IMP – import usług) – VAT należny w części sprzedażowej i tę samą kwotę jako VAT naliczony w części zakupowej (pod warunkiem, że nabyta usługa będzie wykorzystywana do czynności opodatkowanych VAT).

Efekt: Dla firmy, która jest podatnikiem VAT czynnym i ma prawo do pełnego odliczenia, transakcja jest co do zasady neutralna podatkowo. Podatek „należny” i „naliczony” się równoważą, a firma ponosi jedynie koszt netto usługi.

Ważna uwaga: Jeśli usługa AI jest wykorzystywana częściowo do celów prywatnych lub do czynności zwolnionych z VAT, odliczenie VAT musi być dokonane proporcjonalnie, tylko do tej części usługi, która jest związana z czynnościami opodatkowanymi.d przekracza próg 50 g/km i trafia do mniej korzystnego limitu. Odpowiedzialność w tej kwestii leży po stronie podatnika.

Wyjątki i szczególne przypadki

Choć mechanizm odwrotnego obciążenia jest zasadą przy imporcie usług, istnieją sytuacje, w których sposób rozliczenia zakupu licencji AI może wyglądać inaczej.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT

• Jeśli firma korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit 200 tys. zł obrotu rocznie, od 2026 roku ­– 240 tys.zł), obowiązek rozliczenia podatku z tytułu importu usług nadal istnieje.
• W takim przypadku przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT-UE (formularz VAT-R) i wykazać podatek należny w deklaracji VAT-9M.
• VAT należny trzeba zapłacić do urzędu skarbowego – brak prawa do odliczenia oznacza, że koszt zakupu faktycznie wzrasta o 23%.

Zakup licencji w ramach UE (B2B)

• Jeśli zagraniczny dostawca ma siedzibę w UE (np. Irlandia, Niemcy), to również jest to import usług.
• Faktura zwykle wystawiana jest bez VAT, a polski przedsiębiorca stosuje reverse charge.
• Warunek: obie strony muszą być zarejestrowane jako podatnicy VAT-UE (należy podać numer NIP-UE przy zakupie).

Zakup licencji spoza UE (np. USA, UK)

• Mechanizm jest identyczny – to także import usług.
• W tym przypadku nie ma wymogu posiadania numeru NIP-UE, ale nadal obowiązuje rozliczenie VAT w Polsce.

Zakup dostępu do usługi AI a podatek u źródła (WHT)

Zakup licencji lub subskrypcji narzędzi sztucznej inteligencji od zagranicznego dostawcy rodzi pytanie, czy polska firma powinna potrącić podatek u źródła (WHT) od wypłaconego wynagrodzenia.

Czym jest podatek u źródła?

To obowiązek poboru podatku przez polskiego płatnika w przypadku wypłat określonych należności (m.in. odsetki, dywidendy, należności licencyjne) na rzecz podmiotów zagranicznych. Stawka podatku wynosi co do zasady 20% dla należności licencyjnych (art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Licencje użytkownika końcowego (EULA) a WHT

W przypadku subskrypcji AI (np. ChatGPT, Copilot, Jasper) użytkownik nabywa jedynie prawo do korzystania z programu w określonym zakresie. Nie otrzymuje prawa do kopiowania, modyfikacji, rozpowszechniania czy sublicencjonowania oprogramowania.

Takie umowy traktowane są jako licencje użytkownika końcowego (end-user) i nie są uznawane za należności licencyjne w rozumieniu przepisów podatkowych. W efekcie nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła.

Kiedy WHT może mieć zastosowanie?

Jeśli umowa z dostawcą przewiduje przekazanie szerszych praw autorskich (np. możliwość modyfikacji kodu, tworzenia wersji pochodnych, sublicencjonowania) wówczas opłata może zostać zakwalifikowana jako należność licencyjna i podlegać WHT.

W takiej sytuacji można skorzystać z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (np. Polska – USA), pod warunkiem posiadania od kontrahenta certyfikatu rezydencji podatkowej.

Praktyczne rekomendacje

Przedsiębiorca powinien przeanalizować treść umowy/subskrypcji. W zdecydowanej większości przypadków (ChatGPT, Copilot, inne subskrypcje SaaS – Software as a Service) nie ma obowiązku potrącania WHT. W przypadku umów o szerszym zakresie licencji warto zabezpieczyć się certyfikatem rezydencji i rozważyć konsultację z doradcą podatkowym.

Zakup dostępu do usługi AI a koszty uzyskania przychodu

Według art. 22. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jeśli usługa AI jest wykorzystywana w sposób bezpośredni do osiągania tych celów, to przedsiębiorca ma prawo uznać wartość netto tej usługi za koszt uzyskania przychodu.

Najpowszechniejszą formą zakupu usług AI jest subskrypcja (abonament).

Koszt subskrypcji (wartość netto) ujmuje się w tym okresie rozliczeniowym, którego dotyczy opłata. Jeśli firma opłaca abonament miesięczny z góry za dany miesiąc, koszt ten ujmuje się w całości w zeznaniu za miesiąc rozliczeniowy, którego dotyczy.

W przypadku opłacenia z góry abonamentu za dłuższy okres (np. rocznego), koszt należy rozłożyć proporcjonalnie na poszczególne miesiące objęte okresem rozliczeniowym, w których firma będzie korzystała z usługi.

Podstawą ujęcia w kosztach jest faktura (lub inny dokument księgowy) wystawiona przez dostawcę.

W przypadku zakupu od podmiotów zagranicznych:

• trzeba dodatkowo sporządzić dokument wewnętrzny na potrzeby rozliczenia VAT (import usług),
• należy przechowywać dowody płatności (np. potwierdzenia przelewu).

Przykład: Rozliczenie subskrypcji ChatGPT Plus

Poniższy przykład praktyczny ilustruje krok po kroku, jak prawidłowo rozliczyć miesięczny abonament usługi AI zakupionej od dostawcy zagranicznego, z uwzględnieniem mechanizmu odwrotnego obciążenia i obowiązujących kursów walutowych.

• Firma: Jan Kowalski IT Consulting (podatnik VAT czynny, prowadzący działalność opodatkowaną VAT).
• Usługa: Miesięczna subskrypcja ChatGPT Plus (abonament).
• Dostawca: OpenAI (siedziba w USA, nieposiadający oddziału w Polsce).
• Data uzyskania dostępu do usługi (dzień wykonania usługi): 15 sierpnia 2025 roku
• Kurs USD/PLN: Zgodnie z tabelą kursową Narodowego Banku Polskiego nr 157/A/NBP/2025 z dnia 14 sierpnia 2025 roku, kurs średni dolara amerykańskiego wynosi 3,6542 PLN za 1 USD.

Kroki rozliczeniowe:

1. Ustalenie obowiązku podatkowego:
   Obowiązek podatkowy w VAT powstaje 15 sierpnia 2025 roku, w dniu wykonania usługi (aktywacji dostępu do usługi AI na kolejny okres).
   
2. Przeliczenie wartości usługi na PLN:
   Wartość netto usługi w złotych polskich oblicza się mnożąc kwotę w USD przez kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Ponieważ obowiązek powstał 15 sierpnia (piątek), kurs należy przyjąć z dnia poprzedniego, czyli 14 sierpnia 2025 roku (3,6542 PLN).
   
   20 USD × 3,6542 PLN/USD = 73,084 PLN (wartość netto)
   
3. Naliczenie i rozliczenie VAT:
   Należny VAT od importu usługi: 73,084 zł × 23% = 16,80932 zł → 16,81 zł
   
   Kwotę tę firma wykazuje:
   W ewidencji zakupów jako podatek należny (kolumna dotycząca importu usług).
   W systemie JPK_V7 w części sprzedażowej.
   
4. Odliczenie VAT naliczonego:
   Ponieważ usługa jest używana wyłącznie do działalności gospodarczej opodatkowanej VAT, firma ma prawo do odliczenia w całości VAT naliczonego w kwocie 16,81 zł. Kwotę tę wykazuje się w ewidencji zakupów i systemie JPK_V7.
   
5. Ujęcie kosztu w podatku dochodowym (CIT/PIT):
   W koszty uzyskania przychodu można zaliczyć wartość netto usługi, czyli 73,08 zł. Koszt ten jest ujmowany w całości w okresie rozliczeniowym (miesiącu), którego dotyczy abonament (sierpień 2025).

Podsumowanie: Najważniejsze zasady rozliczania zakupu dostępu do usługi AI

• Zakup usługi AI od dostawcy zagranicznego to import usług.
• Miejscem opodatkowania jest Polska, a podatnikiem jest polski usługobiorca.
• Należy zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia i samodzielnie rozliczyć VAT.
• VAT naliczony można odliczyć, jeśli usługa jest używana do czynności opodatkowanych.
• Koszt netto licencji stanowi koszt uzyskania przychodu.
• Prowadź rzetelną dokumentację i zwracaj uwagę na nowe regulacje.

W przypadku wątpliwości lub skomplikowanych transakcji (np. zakupów od dostawców z oddziałami w Polsce) zalecamy konsultację z doradcą podatkowym, aby uniknąć kosztownych błędów.

2025-09-15

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)