Samochód osobowy w firmie – nowe przepisy podatkowe

W roku 2019 wejdą w życie liczne zmiany w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych i od osób prawnych. Jedną z nich będzie zmiana zasad rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem samochodów osobowych w firmach.

Rozliczanie wydatków na samochód w firmie

Większość przedsiębiorców prowadzących własne firmy korzysta w nich z samochodu osobowego. Samochód taki może stanowić majątek firmy, może być też leasingowany lub wynajmowany. W mniejszych firmach często używany jest prywatny samochód przedsiębiorcy. W każdym przypadku wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu, takie jak paliwo, oleje, serwis, części zamienne, opłaty autostradowe i parkingowe można wliczyć w koszty uzyskania przychodu i tym samym pomniejszyć podatek należny fiskusowi. Jednak sposób, w jaki można to zrobić, w każdym z tych przypadków jest odmiennie regulowany przez przepisy. Niektóre z nich ulegną zmianie od 2019 roku.

Samochody firmowe użytkowane wyłącznie do celów firmowych

W tym przypadku nadal 100% wydatków eksploatacyjnych będzie można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Do tego celu konieczne będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzającej wykorzystywanie danego pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Jest to tzw. kilometrówka dla celów VAT.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT ewidencja taka powinna zawierać:
– numer rejestracyjny pojazdu,
– datę rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
– stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
– wykaz wszystkich przypadków wykorzystania pojazdu przez danego użytkownika (cel oraz datę użytkowania pojazdu, informację odnośnie przebytej trasy, przebyte kilometry, imię i nazwisko kierowcy oraz jego podpis),
– liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Samochody firmowe wykorzystywane również do celów prywatnych

Od 2019 roku w koszty uzyskania przychodu będzie można zaliczyć już tylko 75% wydatków eksploatacyjnych a nie jak dotychczas 100%. Co ważne, zmiana ta dotyczy zarówno samochodów, które zostaną kupione, wynajęte lub wzięte w leasing po 1 stycznia 2019, jak i tych obecnie wykorzystywanych w firmach.

Samochody niefirmowe

Jeśli do celów prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystywany jest samochód, który stanowi własność prywatną przedsiębiorcy, wówczas w koszty uzyskania przychodu będzie można zaliczyć 20% wszystkich wydatków poniesionych w związku z eksploatacją pojazdu niefirmowego. Tym samym zlikwidowany zostanie obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówki dla celów podatku dochodowego.

Nowy limit amortyzacji 

Nowe przepisy przewidują również podniesienie limitu amortyzacji w przypadku zakupu aut osobowych do firmy. Obecnie kwota ta wynosi 20 tys. euro, czyli ok. 86 tys. zł. Od stycznia 2019 roku zostanie podniesiona do 150 tys. zł brutto dla pojazdów spalinowych i hybrydowych oraz 225 tys. zł brutto dla samochodów elektrycznych (po akceptacji Komisji Europejskiej).

Nowe zasady rozliczania leasingu

Nowy limit amortyzacji obejmie także opłaty wynikające z zawieranych umów leasingu operacyjnego, najmu czy dzierżawy samochodów osobowych. Aktualnie obowiązujące przepisy takiego ograniczenia nie przewidywały. Opłata wstępna i raty leasingu można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu do pełnej wysokości, bez żadnych ograniczeń.

Od 2019 roku w przypadku rat leasingowych będzie obowiązywała zasada proporcjonalności. Przedsiębiorca będzie miał możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatki poniesione na zapłatę rat leasingowych, ale tylko do wysokości wynikającej z proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł (225 tys. zł w przypadku samochodu elektrycznego) pozostaje do wartości początkowej samochodu.

W przypadku samochodów do wartości 150 tys. zł brutto będzie można więc nadal rozliczyć w kosztach całą wartość zapłaconych rat leasingowych i tu się nic nie zmieni.

W przypadku samochodów powyżej wartości 150 tys. zł brutto będzie można rozliczyć wyłącznie część poniesionych wydatków, do wysokości wynikającej z proporcji. Jeśli przedsiębiorca weźmie w leasing samochód o wartości np. 300 tys. zł, wówczas do kosztów będzie mógł zaliczyć tylko połowę każdej raty leasingowej.

Limity dotyczą również ubezpieczenia AC. Dla samochodów o wartości do 150 tys. zł będzie można rozliczyć w kosztach całość zapłaconych składek, a powyżej tej wartości – tylko we wskazanej proporcji. W odniesieniu do składek na ubezpieczenie nie ma wyższego limitu dla samochodów elektrycznych.

Umowy leasingu zawarte do końca 2018 nadal na starych zasadach

Przedsiębiorcy, którzy zawarli umowę leasingu przed dniem 1 stycznia 2019 r. będą mogli rozliczać koszty leasingu na dotychczasowych zasadach, czyli wliczyć w koszty raty leasingowe do pełnej wysokości, bez uwzględniania limitów 150 tys. zł i 225 tys. zł. Jednak po dniu 31 grudnia 2018 roku umowy te nie mogą być zmieniane lub odnawiane. Jeśli tak by się stało – koszty leasingu będzie trzeba rozliczać już według nowych zasad.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)