Zaliczka a zadatek – czym się różnią? Praktyczne i podatkowe konsekwencje

Zaliczka i zadatek to pojęcia, które często pojawiają się w umowach między przedsiębiorcami i klientami. Bardzo często też są z sobą mylone. W rzeczywistości mają różne znaczenie prawne, a co za tym idzie – inne skutki podatkowe i księgowe. Niewłaściwe ich rozróżnienie może prowadzić do nieporozumień między stronami umowy, błędów w dokumentacji, nieprawidłowego rozliczenia VAT lub podatku dochodowego, a nawet do sporów sądowych.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym różni się zaliczka od zadatku,
• kiedy powstaje przychód i obowiązek podatkowy,
• jak prawidłowo ująć takie wpłaty w księgowości,
• oraz jak uniknąć najczęstszych błędów przy ich rozliczaniu.

Zaliczka – co to jest i kiedy się ją stosuje?

Zaliczka to świadczenie pieniężne (rzadziej rzeczowe), które jedna ze stron umowy przekazuje drugiej przed wykonaniem świadczenia głównego, np. dostarczeniem towaru czy wykonaniem usługi. Jest to forma częściowej zapłaty, która ma ułatwić realizację umowy, np. pozwalając sprzedawcy na zakup materiałów czy rezerwację terminu. Jeśli umowa zostanie wykonana, zaliczka zostaje odjęta od pełnej kwoty do zapłaty. To znaczy, że klient dopłaca tylko różnicę między zaliczką a całkowitą ceną.

Wpłata zaliczki nie daje jednak gwarancji, że umowa zostanie zrealizowana. Jeśli umowa nie dojdzie do skutku, zaliczka powinna zostać zwrócona stronie, która ją wpłaciła. Nie ma znaczenia, czy do niewykonania umowy doszło z winy jednej ze stron, czy z powodów niezależnych.

Przykład: Firma A zleca firmie B wykonanie baneru reklamowego i wpłaca 1 000 zł zaliczki. Po kilku dniach okazuje się, że firma B nie może zrealizować zamówienia w uzgodnionym terminie. W takiej sytuacji, niezależnie od przyczyny, firma B powinna zwrócić zaliczkę, ponieważ umowa nie została wykonana.

Zaliczka nie została uregulowana wprost w Kodeksie cywilnym, jednak jej stosowanie jest powszechnie akceptowane i opiera się na zasadzie swobody umów (art. 353(1) k.c.). Oznacza to, że strony mogą samodzielnie określić warunki wpłaty i ewentualnego zwrotu zaliczki – dlatego tak ważne są zapisy w treści umowy. Trzeba w niej jasno określić, że przekazywana kwota to właśnie zaliczka, i wskazać, jak będzie rozliczana w razie niedojścia do realizacji umowy.

Zadatek – co oznacza i jak działa w praktyce?

Zadatek, podobnie jak zaliczka, to kwota pieniędzy przekazywana przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Różnica polega jednak na tym, że zadatek ma dodatkową funkcję – zabezpiecza wykonanie umowy. Jest uregulowany w przepisach Kodeksu cywilnego (art. 394) i wywołuje określone skutki prawne, jeśli umowa nie zostanie zrealizowana.

Mówiąc prościej – zadatek to nie tylko część zapłaty, ale też forma odpowiedzialności za wywiązanie się z umowy.

Jak działa zadatek?

• Jeśli umowa zostanie wykonana zgodnie z ustaleniami, zadatek jest po prostu zaliczany na poczet ceny – tak samo jak zaliczka.
• Jeśli umowa nie zostanie wykonana z winy strony, która wpłaciła zadatek, druga strona może go zatrzymać.
• Jeśli umowa nie zostanie wykonana z winy strony, która zadatek otrzymała, strona wpłacająca może żądać jego zwrotu w podwójnej wysokości.
• Jeśli strony rozstają się za porozumieniem lub umowa nie dochodzi do skutku z powodów niezależnych, zadatek powinien zostać zwrócony w tej samej wysokości.

Zadatek chroni przed nieuczciwym zachowaniem kontrahenta i motywuje obie strony do rzetelnego wykonania umowy – bo każda z nich może ponieść stratę finansową, jeśli nie wywiąże się z ustaleń.

Choć zadatek jest ujęty w przepisach, dobrze jest wskazać w umowie, że dana kwota jest zadatkiem. Jeśli tego nie zrobimy, a pojawi się spór, sąd może uznać wpłatę za zwykłą zaliczkę – a to oznacza zupełnie inne konsekwencje. Samo słowo „przedpłata” nie wystarczy – najlepiej użyć słowa „zadatek” i opisać zasady jego rozliczenia.

Przykład

Firma budowlana zawiera umowę z inwestorem na wykonanie ogrodzenia posesji i otrzymuje zadatek w wysokości 10 000 zł. Po kilku tygodniach inwestor decyduje się zakończyć współpracę i podpisuje umowę z inną firmą, mimo że pierwotny wykonawca był gotowy do rozpoczęcia prac. W takiej sytuacji firma budowlana ma prawo zatrzymać zadatek – ponieważ to inwestor zrezygnował bez uzasadnionej przyczyny, nie dochowując warunków umowy.

Zadatek w tym przypadku chroni wykonawcę przed stratą czasu i kosztami przygotowań – np. zamówieniem materiałów czy rezerwacją terminu dla ekipy.

Zadatek a zaliczka – najważniejsze różnice

Kryterium	Zaliczka	Zadatek
Podstawa prawna	Brak szczegółowej regulacji	Art. 394 Kodeksu cywilnego
Charakter wpłaty	Część ceny, podlega zwrotowi	Część ceny, pełni funkcję zabezpieczającą
W przypadku niewykonania umowy	Zwracana w całości, niezależnie od winy	Przepada lub jest zwracana w podwójnej wysokości
Wymaga zapisu w umowie?	Zalecane, ale niekonieczne	Tak – należy wyraźnie wskazać, że to „zadatek”
Skutek dla rozliczeń końcowych	Zaliczana na poczet ceny	Również zaliczana, jeśli umowa zostanie wykonana
Funkcja zabezpieczająca	Nie	Tak

Kiedy wybrać zaliczkę, a kiedy zadatek?

Wybór między zaliczką a zadatkiem zależy od specyfiki umowy, relacji handlowych czy analizy ryzyka i korzyści obu stron.

Zaliczka sprawdzi się, gdy obie strony sobie ufają, a transakcja nie wiąże się z dużym ryzykiem lub kosztem. To rozwiązanie neutralne, bez sankcji.

Zadatek warto stosować przy bardziej istotnych umowach – np. przy wynajmie lokalu, sprzedaży nieruchomości, dużych usługach czy zamówieniach o wysokiej wartości. Pełni funkcję motywującą i ogranicza ryzyko nagłego wycofania się kontrahenta.

Zadatek i zaliczka a podatek dochodowy – kiedy powstaje przychód?

W przypadku zaliczek i zadatków pojawia się ważne pytanie: czy i kiedy należy wykazać otrzymaną kwotę jako przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym (PIT lub CIT)?

Odpowiedź zależy od tego, czy i kiedy dochodzi do wykonania usługi lub dostarczenia towaru, a także – w przypadku zadatku – czy wpłacona kwota przepada.

W przepisach ustawy o podatku dochodowym (zarówno PIT, jak i CIT) obowiązuje zasada, że przychód powstaje w momencie wykonania świadczenia, a nie w momencie otrzymania przedpłaty. Jednak są pewne wyjątki i niuanse, które warto znać.

Zaliczka a przychód podatkowy

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ustawy o PIT (art. 14 ust. 1c) oraz ustawy o CIT (art. 12 ust. 3c), otrzymanie zaliczki nie powoduje jeszcze powstania przychodu podatkowego. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca otrzyma zaliczkę na poczet przyszłej dostawy lub usługi, nie musi ujmować jej w ewidencji przychodów aż do momentu realizacji świadczenia.

Przychód powstaje dopiero w dniu wykonania usługi lub wydania towaru – niezależnie od tego, czy wcześniej otrzymano zaliczkę. Jeżeli zaliczka dotyczy kilku etapów świadczenia (np. etapów realizacji projektu), przychód może być rozliczany częściowo – proporcjonalnie do wykonanych prac.

Przykład: Firma IT otrzymuje zaliczkę 5 000 zł na wykonanie strony internetowej. Strona zostaje oddana klientowi miesiąc później. Przychód powstaje dopiero w dniu przekazania gotowego produktu – a nie w dniu otrzymania zaliczki.

Zadatek a przychód podatkowy

Zadatek podlega takiej samej zasadzie, jak zaliczka – do momentu wykonania usługi lub dostarczenia towaru nie powstaje przychód. Jednak sytuacja zmienia się, gdy umowa zostaje rozwiązana, a zadatek staje się bezzwrotny (czyli np. przepada lub musi zostać zwrócony w podwójnej wysokości).

W takiej sytuacji – zgodnie z interpretacjami podatkowymi – zadatek staje się definitywnym przysporzeniem majątkowym, co oznacza, że należy wykazać go jako przychód podatkowy w dacie, kiedy stał się należny (czyli gdy umowa została zerwana z winy drugiej strony i nie podlega już zwrotowi). Biorąc pod uwagę różne źródła przychodów zachowany zadatek będzie stanowił przychód z tzw. innych źródeł.

Przykład: Firma szkoleniowa podpisuje umowę na przeprowadzenie szkolenia i otrzymuje 2 000 zł zadatku. Zleceniodawca odwołuje szkolenie na trzy dni przed terminem. Zgodnie z umową zadatek przepada. W tym momencie firma szkoleniowa powinna rozpoznać przychód podatkowy z tytułu zatrzymanego zadatku, mimo że nie doszło do wykonania usługi.

Zadatek zwrócony w podwójnej wysokości a koszty

Jeśli firma, która otrzymała zadatek, nie wywiązała się z umowy i musi go zwrócić w podwójnej wysokości, to tylko połowa tej kwoty (równowartość pierwotnie otrzymanego zadatku) będzie dla niej kosztem uzyskania przychodu. Nadwyżka – czyli dodatkowa „kara” – nie stanowi kosztu podatkowego, ponieważ nie jest związana z przychodem, lecz z naruszeniem umowy.

Podsumowanie zasad rozliczania w PIT/CIT:

Rodzaj wpłaty	Czy powoduje przychód podatkowy?	Kiedy powstaje przychód?
Zaliczka	Nie – dopóki nie wykonano świadczenia	W dniu wykonania usługi lub wydania towaru
Zadatek – umowa wykonana	Nie – dopóki nie wykonano świadczenia	W dniu wykonania usługi lub wydania towaru
Zadatek – umowa rozwiązana, zadatek przepada	Tak	W dniu, w którym stał się definitywnie bezzwrotny
Zadatek – zwrot w podwójnej wysokości	Tylko 50% kosztu (wartość pierwotnego zadatku)	Koszt w dniu faktycznego zwrotu

Zadatek i zaliczka a podatek VAT – kiedy powstaje obowiązek podatkowy i jak dokumentować wpłatę?

Rozliczenie zadatku i zaliczki w kontekście podatku VAT wygląda inaczej niż w przypadku podatku dochodowego. W VAT obowiązuje zasada pierwszeństwa zapłaty: jeśli podatnik otrzyma część lub całość zapłaty przed wykonaniem usługi czy dostawą towaru, powstaje obowiązek podatkowy – niezależnie od tego, czy świadczenie zostało już wykonane.

To oznacza, że zarówno zaliczka, jak i zadatek (jeśli stanowią przedpłatę) mogą powodować konieczność naliczenia i odprowadzenia VAT. Kluczowe jest, czy dana wpłata ma charakter bezzwrotnej zaliczki na poczet przyszłego świadczenia, a nie czy formalnie została nazwana zadatkiem czy zaliczką.

Obowiązek podatkowy w VAT od zaliczki

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeśli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania – w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Oznacza to, że po otrzymaniu zaliczki trzeba:

• rozliczyć VAT od tej kwoty, według właściwej stawki,
• wystawić fakturę zaliczkową – najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty (chyba że faktura została wystawiona wcześniej).

Jeśli dojdzie do pełnego wykonania świadczenia, należy wystawić fakturę końcową, która uwzględni wcześniejsze faktury zaliczkowe.

Przykład: Firma otrzymuje 4 000 zł zaliczki na dostawę mebli, która ma nastąpić za miesiąc. Powstaje obowiązek podatkowy w VAT w chwili otrzymania tej kwoty – firma musi odprowadzić VAT od zaliczki i wystawić fakturę zaliczkową.

Zadatek a VAT – czy również podlega opodatkowaniu?

W przypadku zadatku stosuje się te same zasady co przy zaliczce – jeśli zadatek ma charakter przedpłaty na poczet planowanego świadczenia, również powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT.

Nie ma znaczenia, czy dana kwota została określona w umowie jako „zadatek” – liczy się to, czy jest przeznaczona na przyszłą dostawę lub usługę. Dopiero jeśli zadatek jest wpłacony nie jako element przyszłej ceny, ale wyłącznie jako zabezpieczenie umowy, można uznać, że nie stanowi podstawy opodatkowania VAT.

Uwaga: Jeśli umowa zostaje zerwana, a zadatek przepada (nie dochodzi do dostawy ani usługi), to zgodnie z aktualną linią interpretacyjną, nie trzeba korygować VAT-u od pierwotnie otrzymanej kwoty, pod warunkiem, że zadatek był pierwotnie uznany za przedpłatę.

Faktura zaliczkowa – kto i kiedy musi ją wystawić?

Faktura zaliczkowa musi zostać wystawiona:

• gdy podatnik VAT otrzymał część lub całość zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru,
• najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano wpłatę.

Faktura powinna zawierać:

• oznaczenie „faktura zaliczkowa”,
• datę otrzymania zapłaty,
• wartość brutto i netto przedpłaty,
• zastosowaną stawkę VAT,
• dane stron umowy.

Jeśli świadczenie zostało wykonane i wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową, faktura końcowa powinna wskazywać uprzednio rozliczoną zaliczkę i odjąć ją od końcowej wartości brutto.

Podsumowanie – VAT od zaliczki i zadatku:

Rodzaj wpłaty	Obowiązek podatkowy w VAT?	Wymagana faktura?	Moment rozliczenia VAT
Zaliczka	Tak	Tak, faktura zaliczkowa	W dniu otrzymania zapłaty lub do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano wpłatę
Zadatek – jako przedpłata	Tak	Tak, faktura zaliczkowa	W dniu otrzymania zapłaty
Zadatek – tylko zabezpieczenie	Nie (jeśli nie dotyczy przyszłego świadczenia)	Nie	Brak obowiązku
Zadatek – przepada po zerwaniu umowy	VAT nie podlega korekcie	Nie (jeśli VAT już został rozliczony)	Brak dodatkowego obowiązku

Zaliczka i zadatek w księgowości – jak prawidłowo je ująć?

Otrzymanie zaliczki lub zadatku wiąże się nie tylko z obowiązkami podatkowymi, ale również z koniecznością ich właściwego ujęcia w księgowości. Choć na pierwszy rzut oka te wpłaty wyglądają podobnie, sposób ich zaksięgowania może się różnić w zależności od ich charakteru i dalszego przebiegu umowy.

Jak rozliczać zaliczki i zadatki w księgach rachunkowych oraz w ewidencjach podatkowych (KPiR i pełna księgowość)?

Ujęcie zaliczki w księgowości

W momencie otrzymania zaliczki:

• Zaliczka nie stanowi przychodu w rozumieniu podatku dochodowego, dlatego nie ujmuje się jej w KPiR ani w ewidencji przychodów.
• W przypadku podatników VAT – jeśli powstaje obowiązek podatkowy (czyli zaliczka dotyczy przyszłej dostawy lub usługi) – należy ją ująć w ewidencji VAT sprzedaży i wystawić fakturę zaliczkową.
• W księgach rachunkowych (pełna księgowość) zaliczki ewidencjonuje się na kontach rozrachunkowych, np. konto 24–Rozrachunki z odbiorcami, w analityce jako „zaliczki otrzymane”.

Po wykonaniu usługi lub dostawie towaru:

• Zaliczka zostaje zaliczona na poczet wynagrodzenia i ujęta jako przychód podatkowy.
• W KPiR wpisuje się pełną kwotę należności (uwzględniając wcześniej otrzymaną zaliczkę) na podstawie faktury końcowej.

Ujęcie zadatku w księgowości

W momencie otrzymania zadatku:

• Jeżeli zadatek pełni funkcję przedpłaty na poczet przyszłej usługi – traktuje się go jak zaliczkę i rozlicza identycznie.
• Jeśli jednak zadatek ma charakter czysto zabezpieczający (np. w umowie przedwstępnej sprzedaży nieruchomości) i nie wiąże się z planowanym świadczeniem opodatkowanym VAT – nie księguje się go ani w VAT, ani w KPiR, dopóki nie stanie się definitywny (czyli nie przepadnie lub nie zostanie zwrócony).

W przypadku wykonania umowy:

• zadatek jest zaliczany na poczet ceny – należy go potraktować jak zaliczkę i rozliczyć jako część przychodu (w podatku dochodowym) oraz sprzedaży opodatkowanej (w VAT).

W przypadku niedojścia umowy do skutku:

• Jeśli zadatek przepada – podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym jako przychód, a w VAT nie wymaga korekty, jeśli wcześniej był już opodatkowany.
• W przypadku zwrotu zadatku w podwójnej wysokości – część odpowiadająca pierwotnemu zadatkowi może być kosztem, nadwyżka nie (z powodu braku związku z przychodem).

Dokumentacja potrzebna przy rozliczeniu zaliczki lub zadatku

Aby prawidłowo rozliczyć zaliczkę lub zadatek, warto zadbać o właściwą dokumentację:

• Umowa (lub zamówienie) – powinna jasno określać, czy wpłata to zaliczka, czy zadatek, i na jakich zasadach będzie rozliczana.
• Dowód zapłaty – potwierdzenie przelewu lub KP (kasa przyjęła).
• Faktura zaliczkowa – jeżeli powstaje obowiązek w VAT.
• Faktura końcowa – uwzględniająca wcześniejsze wpłaty.
• Nota księgowa – np. w przypadku zadatku, który nie podlega opodatkowaniu, ale trzeba go ująć w rozrachunkach.

Przykład praktyczny – ujęcie w KPiR i ewidencji VAT

Firma usługowa otrzymuje zaliczkę 3 000 zł 10 czerwca. Usługa zostaje wykonana 5 lipca.

• 10 czerwca – wpis w ewidencji VAT sprzedaży (na podstawie faktury zaliczkowej), brak wpisu w KPiR.
• 5 lipca – wpis w KPiR pełnej wartości usługi, np. 10 000 zł, z uwzględnieniem wcześniejszej zaliczki (na podstawie faktury końcowej).

Najczęstsze błędy i pułapki przy rozliczaniu zaliczek i zadatków

Mimo że zaliczki i zadatki są powszechnie stosowane w obrocie gospodarczym, wielu przedsiębiorców – a czasem także ich kontrahentów – popełnia błędy, które mogą prowadzić do problemów podatkowych, księgowych lub nawet sporów sądowych. Warto znać te ryzyka, by ich świadomie unikać.

Nieprecyzyjne zapisy w umowie

Najczęstszy błąd to brak jednoznacznego określenia charakteru wpłaty. W umowach często pojawia się tylko sformułowanie „przedpłata” lub „zaliczka”, bez wyjaśnienia, jakie skutki ma dana kwota w razie niewykonania umowy.

Skutek: Jeśli strony nie wskażą wprost, że dana kwota to „zadatek” w rozumieniu art. 394 k.c., a sprawa trafi do sądu, wpłatę najczęściej uznaje się za zwykłą zaliczkę – a więc zwrotną.

Niewłaściwe wystawienie faktury

Innym częstym błędem jest wystawianie faktury zaliczkowej przy zadatku, który nie stanowi przedpłaty na poczet świadczenia opodatkowanego VAT. Dzieje się tak np. w przypadku zadatków przy umowach przedwstępnych sprzedaży nieruchomości – gdy nie ma pewności, czy dojdzie do transakcji.

Skutek: Wystawienie faktury zaliczkowej w takiej sytuacji niepotrzebnie generuje obowiązek podatkowy w VAT, mimo że zadatek nie powinien być opodatkowany.

Nieuzasadnione rozpoznanie przychodu w podatku dochodowym

Część przedsiębiorców błędnie księguje zaliczkę lub zadatek jako przychód podatkowy już w momencie otrzymania wpłaty, zamiast dopiero przy realizacji świadczenia. Dotyczy to zwłaszcza firm prowadzących KPiR, które automatycznie wpisują każdy wpływ do ewidencji przychodów.

Skutek: Powstaje nienależny obowiązek podatkowy w PIT/CIT, a podatnik płaci podatek wcześniej, niż powinien – często niepotrzebnie.

Brak korekty VAT przy rozwiązaniu umowy

Zdarza się również, że po rozwiązaniu umowy przedsiębiorcy nie korygują wcześniej rozliczonego VAT-u od zaliczki, mimo że nie doszło do wykonania usługi. Tymczasem jeśli zaliczka była opodatkowana, a umowa została anulowana i pieniądze zostały zwrócone, należy wykonać stosowną korektę.

Wyjątek: W przypadku zadatku, który przepadł, VAT zasadniczo nie podlega korekcie, bo nie doszło do zwrotu świadczenia – ale sytuację warto przeanalizować indywidualnie.

Brak ewidencji i dokumentacji pomocniczej

Przedsiębiorcy czasem zapominają, że zaliczki i zadatki – choć nie zawsze są księgowane jako przychód – powinny być ujęte w ewidencjach pomocniczych, np. w rozrachunkach z kontrahentami. Brak dokumentów źródłowych, takich jak umowa, potwierdzenie przelewu czy nota księgowa, może skutkować problemami podczas kontroli podatkowej.

Jak unikać błędów?

• W każdej umowie precyzyjnie określ, czy dana kwota to zaliczka czy zadatek, i jakie będą jej losy w różnych scenariuszach.
• Nie wystawiaj faktury zaliczkowej, jeśli zadatek nie dotyczy świadczenia opodatkowanego VAT.
• Prowadź dodatkową ewidencję zaliczek i zadatków – nawet prosty rejestr pomoże w rozliczeniach.
• W razie wątpliwości – skonsultuj się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.

2025-06-03

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)