Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy? Lista i zasady

Koszty uzyskania przychodu to jedno z najważniejszych pojęć w codziennym funkcjonowaniu firmy. Odpowiednie ich rozliczanie pozwala nie tylko obniżyć podatek dochodowy, ale również lepiej zarządzać finansami przedsiębiorstwa. Nie każdy jednak wydatek można bezpiecznie zaksięgować – polskie prawo przewiduje zarówno jasno określone zasady, jak i wyjątki, które mogą zaskoczyć nawet doświadczonych przedsiębiorców.

Czym są koszty działalności gospodarczej? Jakie wydatki można w nich uwzględnić, a których należy unikać? Przedstawiamy praktyczne przykłady, najczęstsze błędy i wskazówki, które pomogą Ci prowadzić firmową księgowość zgodnie z przepisami i… bez stresu.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), za koszty uzyskania przychodu uznaje się:

„koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Co to oznacza w praktyce?

• Wydatek musi mieć związek z działalnością gospodarczą – powinien służyć bezpośrednio lub pośrednio generowaniu przychodu.
• Musi być racjonalny i gospodarczo uzasadniony – to znaczy, że dla przeciętnego przedsiębiorcy jego poniesienie ma sens z punktu widzenia prowadzenia firmy.
• Musi być właściwie udokumentowany – np. fakturą, rachunkiem, biletem, umową, protokołem przekazania.

Wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu

Polskie prawo podatkowe nie zawiera zamkniętego katalogu kosztów – wiele zależy od charakteru działalności, skali firmy i sposobu udokumentowania wydatku. Dlatego tak ważne jest indywidualne podejście i zachowanie zdrowego rozsądku przy każdej decyzji księgowej.

Poniżej przedstawiamy najczęściej spotykane grupy wydatków, które – przy spełnieniu określonych warunków – można bezpiecznie zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Koszty operacyjne

Koszty operacyjne to wydatki niezbędne do codziennego funkcjonowania firmy – zarówno w jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i w większym przedsiębiorstwie. Najczęściej występujące koszty operacyjne to:

Czynsz za lokal użytkowy

Jeśli firma prowadzona jest w wynajmowanym lokalu, to miesięczny czynsz oraz opłaty administracyjne stanowią koszt uzyskania przychodu. W przypadku prowadzenia działalności z domu, można rozliczyć proporcjonalną część kosztów (np. 25% czynszu, jeśli tyle powierzchni zajmuje działalność gospodarcza).

Opłaty za media

Do kosztów można zaliczyć: prąd, wodę, gaz, wywóz śmieci, ogrzewanie. W przypadku użytkowania części mieszkania jako biura – konieczne jest oszacowanie procentowego udziału działalności w całości zużycia.

Telefon i Internet

Abonament telefoniczny i internetowy wykorzystywany na potrzeby działalności (także mobilny) jest kosztem podatkowym. Jeśli usługa jest używana również prywatnie, warto stosować rozliczenie proporcjonalne – np. 70% na firmę, 30% prywatnie – i udokumentować sposób wyliczenia.

Zakup materiałów biurowych

Wszystkie niezbędne artykuły do codziennej pracy:

• papier, długopisy, segregatory, tusze do drukarki,
• urządzenia peryferyjne – myszki, klawiatury, dyski zewnętrzne,
• niewielkie wyposażenie biura (np. lampki, organizery).

Również kawa, herbata i woda dla pracowników lub klientów – o ile nie przybiera to formy reprezentacyjnej – mogą być zaliczone do kosztów.

Wyposażenie biura i sprzęt komputerowy

Zakupy o wartości poniżej 10 000 zł brutto (w przypadku jednoosobowej działalności, która nie jest płatnikiem VAT) można ująć jednorazowo w kosztach. Wydatki powyżej tej kwoty wymagają wprowadzenia do ewidencji środków trwałych i amortyzacji.

Koszty obsługi księgowej i prawnej

W pełni uzasadnione jako koszty działalności są wydatki na:

• prowadzenie księgowości,
• sporządzanie deklaracji podatkowych,
• doradztwo podatkowe,
• przygotowanie umów lub regulaminów,
• konsultacje z prawnikiem dotyczące spraw firmowych.

Koszty usług zewnętrznych (outsourcing)

Przykłady:

• usługi informatyczne (np. administracja serwerem),
• prowadzenie mediów społecznościowych przez agencję,
• obsługa strony internetowej,
• usługi marketingowe,
• sprzątanie biura.

Wydatki na marketing i reklamę

Koszty powiązane z promocją działalności, ponoszone na:

• kampanie reklamowe w Google lub Facebook Ads,
• projektowanie ulotek, wizytówek,
• prowadzenie działań promocyjnych online,
• zakup gadżetów reklamowych (o ile nie są zbyt kosztowne – luksusowe prezenty mogą zostać uznane za reprezentację).

Koszty związane z pracownikami

Zatrudnienie pracowników wiąże się z wieloma obowiązkami, ale także z możliwością ujęcia wielu wydatków w kosztach uzyskania przychodu. Prawo podatkowe przewiduje, że wszystkie świadczenia związane z zatrudnieniem – o ile mają związek z działalnością gospodarczą – mogą pomniejszać podstawę opodatkowania firmy.

Wynagrodzenia brutto

Podstawowe pensje wypłacane pracownikom są w całości kosztem uzyskania przychodu. W przypadku umów zlecenia i o dzieło (jeśli nie są zawierane z osobami współpracującymi w ramach działalności gospodarczej) również możliwe jest zaliczenie wynagrodzenia do kosztów.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Część składek ZUS opłacanych przez pracodawcę (emerytalne, rentowe, wypadkowe, FP, FGŚP) stanowi koszt podatkowy. Dla przedsiębiorców zatrudniających osoby na umowę o pracę, to znaczna część wydatków firmowych.

Koszty obsługi kadrowo-płacowej

Do kosztów można zaliczyć:

• wynagrodzenie dla specjalisty ds. kadr i płac,
• usługi zewnętrznych biur rachunkowych w tym zakresie,
• systemy kadrowo-płacowe (np. programy do rozliczeń, ewidencji czasu pracy).

Szkolenia i kursy dla pracowników

Przedsiębiorca może sfinansować:

• kursy językowe,
• szkolenia branżowe,
• certyfikacje i egzaminy zawodowe.

Warunek: muszą być związane z obowiązkami służbowymi lub rozwojem kompetencji potrzebnych w pracy.

Odzież robocza i ochronna

Wydatki na zakup odzieży roboczej (np. dla pracowników produkcji, techników, monterów) są uzasadnione i mogą być ujęte w kosztach. Nie należy jednak mylić tego z elegancką odzieżą służbową – garnitur czy sukienka do biura nie są kosztem podatkowym.

Badania lekarskie i szkolenia BHP

Koszty obowiązkowych badań wstępnych, okresowych oraz kontrolnych są kosztem uzyskania przychodu. To samo dotyczy szkoleń BHP – niezależnie od tego, czy prowadzone są przez firmę zewnętrzną, czy własnego specjalistę.

Dofinansowanie posiłków i benefitów

Wydatki na dofinansowanie posiłków (np. karty lunchowe, obiady w stołówce zakładowej) mogą być kosztem, jeśli są dostępne dla wszystkich pracowników. Do kosztów można też zaliczyć: karty sportowe (np. Multisport), prywatną opiekę medyczną, bilety do kina czy teatru – o ile mają charakter ogólnodostępnych świadczeń socjalnych i są odpowiednio udokumentowane.

Delegacje służbowe

Zwrot kosztów podróży służbowych (transport, noclegi, diety) również stanowi koszt podatkowy, pod warunkiem, że wyjazd jest związany z działalnością firmy – np. spotkanie z kontrahentem, udział w targach, szkoleniu, itp.

Koszty związane z transportem

Wielu przedsiębiorców korzysta z samochodu lub innego środka transportu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – zarówno w firmach usługowych, jak i handlowych czy doradczych. Wydatki związane z transportem można w większości przypadków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale pod warunkiem spełnienia określonych wymogów i udokumentowania ich związku z firmą. Szczególnie ważne są tutaj kwestie formalne: sposób użytkowania pojazdu, jego forma własności oraz odpowiednia ewidencja.

Które wydatki transportowe można uwzględnić w kosztach i na jakich zasadach?

Zakup paliwa

Jeśli pojazd wykorzystywany jest do celów służbowych, zakup paliwa (benzyny, oleju napędowego, gazu, energii elektrycznej) może stanowić koszt działalności. Należy przechowywać faktury z danymi firmy oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu – szczególnie przy pojazdach prywatnych wykorzystywanych w działalności.

Amortyzacja samochodu

Jeśli samochód stanowi środek trwały firmy (jest własnością przedsiębiorstwa), jego wartość rozliczana jest w kosztach poprzez amortyzację. Amortyzację można prowadzić miesięcznie, kwartalnie lub rocznie – w zależności od przyjętej metody. Wydatki powyżej 10 000 zł brutto (dla nievatowca) wymagają wpisu do ewidencji środków trwałych.

Czynsz za wynajem/leasing pojazdu

Kosztami są raty leasingowe lub czynsz za wynajem pojazdu (operacyjny lub finansowy). W przypadku leasingu operacyjnego w większości przypadków cała rata leasingowa brutto może być kosztem (przy uwzględnieniu limitów przy pojazdach osobowych – patrz niżej).

Ubezpieczenia komunikacyjne

Koszty OC, AC, NNW oraz Assistance, jeśli pojazd jest związany z działalnością gospodarczą. W przypadku polis AC obowiązują limity odliczenia (do równowartości 150 000 zł wartości pojazdu).

Naprawy, przeglądy, części zamienne

W przypadku samochodu używanego w działalności kosztami są:

• serwis i konserwacja pojazdu,
• wymiana opon, oleju, filtrów,
• zakup części eksploatacyjnych.

Opłaty drogowe, parkingi, myjnie

W kosztach można rozliczyć:

• bilety parkingowe,
• opłaty za autostrady,
• faktury za myjnie samochodowe.

Podróże służbowe z użyciem prywatnego pojazdu

Jeśli przedsiębiorca używa prywatnego samochodu do celów firmowych, może prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i rozliczać koszty na podstawie kilometrówki (stawki określone przez Ministra Infrastruktury). Alternatywnie – możliwe jest przypisanie pojazdu prywatnego do działalności i odliczanie rzeczywistych kosztów jego eksploatacji proporcjonalnie do wykorzystania służbowego.

Ważne ograniczenia i limity

• Samochód osobowy o wartości powyżej 150 000 zł brutto – koszty jego eksploatacji i odpisów amortyzacyjnych mogą być rozliczane tylko do tej kwoty.
• Użytkowanie mieszane (służbowo i prywatnie) – jeśli nie prowadzisz ewidencji przebiegu, możesz rozliczyć tylko 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach.
• Użytkowanie wyłącznie służbowe (z prowadzeniem kilometrówki lub zgłoszeniem VAT-26) – możliwe jest ujęcie 100% wydatków, ale trzeba spełnić dodatkowe wymogi dokumentacyjne.

Inne koszty

Istnieje wiele innych kategorii, które – choć mniej oczywiste – również mogą być skutecznie zaliczone do kosztów firmowych.

Zakup oprogramowania i licencji

Do kosztów można zaliczyć m.in.:

• systemy księgowe, CRM, ERP, fakturowania, magazynowe,
• licencje na pakiet biurowy (np. Microsoft 365, Google Workspace),
• specjalistyczne oprogramowanie branżowe (np. CAD, Adobe, narzędzia SEO).

Ważne: koszt należy rozliczyć jednorazowo (jeśli nie przekracza 10 000 zł) lub poprzez amortyzację (przy wyższych wartościach).

Opłaty bankowe i finansowe

Można zaliczyć do kosztów m.in.:

• opłaty za prowadzenie firmowego konta,
• prowizje za przelewy natychmiastowe, wypłaty gotówki, przelewy zagraniczne,
• opłaty za terminal płatniczy,
• prowizje za transakcje kartami płatniczymi klientów.

Podatki i opłaty lokalne

Do kosztów podatkowych zaliczają się m.in.:

• podatek od nieruchomości (jeśli dotyczy lokalu firmowego),
• opłata za użytkowanie wieczyste,
• opłaty środowiskowe,
• opłaty skarbowe (np. za pełnomocnictwa, wnioski).

Uwaga: Nie wszystkie podatki są kosztem – np. VAT należny lub podatek dochodowy przedsiębiorcy nie mogą być ujęte w kosztach.

Abonamenty i subskrypcje

Wydatki na:

• dostęp do narzędzi online (np. Canva, Trello, Asana, ChatGPT),
• płatne bazy danych, portale ogłoszeniowe,
• dostęp do specjalistycznych portali branżowych i mediów (jeśli służą do celów firmowych).

Wydatki, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu

Nie każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej – nawet jeśli w pewnym stopniu wiąże się z firmą. Polski system podatkowy przewiduje bowiem zamknięty katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu, określony głównie w art. 23 ustawy o PIT oraz odpowiednich przepisach ustawy o CIT.

Wydatki osobiste

Koszty ponoszone w celach prywatnych, nawet jeśli pośrednio mogą wpływać na działalność gospodarczą, nie mogą być ujmowane w kosztach, np.:

• prywatne zakupy spożywcze,
• ubrania codzienne (np. garnitur, sukienka biurowa),
• sprzęt sportowy lub rekreacyjny,
• prywatne wizyty lekarskie i kosmetyczne.

Wyjątek: elementy odzieży roboczej i ochronnej (np. kombinezony, buty BHP) mogą być kosztem, ale tylko jeśli są wyraźnie oznaczone jako robocze i służą wyłącznie do pracy.

Co ważne: okulary korekcyjne są również uznawane za wydatek prywatny, którego celem jest poprawa zdrowia. Ich zakupu nie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności – nawet jeśli jest ona związana z wielogodzinną pracą przy komputerze. Okulary i soczewki kontaktowe są traktowane jako zakup uwarunkowany stanem zdrowia przedsiębiorcy, niezależny od faktu prowadzenia firmy.

Reprezentacja

Wydatki mające na celu budowanie prestiżu firmy, okazałość czy luksus – choć często uzasadniane jako forma promocji – są wyraźnie wyłączone z kosztów, np.:

• wystawne kolacje z klientami,
• alkohol (nawet na spotkaniach firmowych),
• ekskluzywne prezenty (np. drogie kosze upominkowe, markowe gadżety),
• oprawa wydarzeń o charakterze wizerunkowym.

Wydatki reklamowe (np. ulotki, banery, gadżety z logo) są dozwolone, ale tylko jeśli mają charakter informacyjny i nie noszą znamion reprezentacji.

Grzywny, mandaty, kary umowne

Każdy wydatek będący wynikiem naruszenia przepisów prawa lub zapisów umowy nie może zostać zaliczony do kosztów, np.:

• mandaty drogowe,
• kary za opóźnienia w realizacji umowy,
• odsetki za zwłokę wobec ZUS lub urzędu skarbowego.

Koszty finansowania osobistego

Do kosztów nie można zaliczyć:

• rat leasingu prywatnego samochodu, jeśli nie został przypisany do działalności,
• odsetek od kredytów i pożyczek prywatnych,
• kosztów obsługi zadłużenia związanego z działalnością prywatną.

Odsetki od kredytów firmowych mogą być kosztem – ale tylko w części dotyczącej działalności gospodarczej.

Podatek dochodowy i składki zdrowotne przedsiębiorcy

Sam podatek dochodowy oraz składka zdrowotna przedsiębiorcy nie mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Dotyczy to również zaliczek na podatek dochodowy czy dopłat wynikających z rocznego zeznania.

Dokumentowanie kosztów

Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu to dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest jego prawidłowe udokumentowanie. To właśnie dokumentacja stanowi podstawę do rozliczenia kosztów i wykazania ich zasadności w razie kontroli podatkowej.

Nawet jeśli dany wydatek rzeczywiście służy działalności gospodarczej, brak odpowiedniego dowodu księgowego może sprawić, że nie zostanie on uznany przez urząd skarbowy.

Jakie dokumenty potwierdzają poniesienie kosztu?

• Faktura VAT – papierowa lub elektroniczna, najczęściej spotykany i najbardziej pożądany dokument księgowy.
• Rachunek – w przypadku sprzedaży przez osoby lub firmy niebędące płatnikami VAT.
• Paragon z NIP nabywcy – od 2020 roku paragon może stanowić podstawę ujęcia kosztu w księgach tylko wtedy, gdy zawiera NIP nabywcy (czyli przedsiębiorcy), wyjątkiem są zakupy do 450 zł, które spełniają warunki uznania za fakturę uproszczoną.
• Dowód wewnętrzny – można go stosować w wyjątkowych sytuacjach, np.: opłata za bilet komunikacji miejskiej bez faktury, drobne zakupy na bazarze, gdzie nie wystawia się dokumentów sprzedaży; musi zawierać: datę, kwotę, opis zdarzenia gospodarczego, podpis osoby zatwierdzającej.
• Umowa cywilnoprawna – umowy zlecenia, o dzieło czy najmu, połączone z potwierdzeniem wypłaty wynagrodzenia (przelew, KP, lista płac); dodatkowo należy dołączyć rachunek wystawiony przez wykonawcę umowy.
• Potwierdzenie płatności – przelew bankowy, potwierdzenie płatności kartą, raport kasowy – w wielu przypadkach wymagane jako uzupełnienie faktury (szczególnie przy płatnościach powyżej 15 000 zł – obowiązek split payment i płatności bezgotówkowej).

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów

Błędy w rozliczaniu kosztów uzyskania przychodu mogą skutkować nie tylko korektami deklaracji podatkowych, ale też sankcjami finansowymi, a w skrajnych przypadkach – kontrolą z urzędu skarbowego.

Zaliczanie wydatków prywatnych do kosztów firmowych

To najczęściej popełniany błąd, szczególnie w jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie granica między sferą zawodową a prywatną może się zacierać. Przykłady:

• zakup eleganckiej odzieży z myślą o „wizerunku biznesowym”,
• opłacenie wakacji lub kolacji z rodziną z konta firmowego,
• prywatne zakupy spożywcze z paragonem „na firmę”.

Brak odpowiedniej dokumentacji

Wydatki firmowe, nawet uzasadnione, muszą być odpowiednio udokumentowane. Brak faktury, rachunku czy innego dowodu księgowego powoduje, że nie można ich formalnie ująć w kosztach. Najczęstsze sytuacje:

• brak NIP-u nabywcy na paragonie,
• płatność gotówką powyżej limitu bez faktury,
• faktury wystawione na inne podmioty (np. na osobę fizyczną zamiast na firmę).

Nieprawidłowe rozliczanie samochodu w działalności

Samochód to jeden z najczęściej wykorzystywanych środków trwałych w działalności, a jednocześnie źródło wielu błędów. Błędy obejmują:

• brak ewidencji przebiegu przy użytkowaniu mieszanym (skutkuje koniecznością ograniczenia kosztów do 75%),
• rozliczanie pełnych kosztów użytkowania prywatnego pojazdu bez formalnego przypisania go do działalności,
• brak zgłoszenia VAT-26 przy odliczeniu 100% VAT od eksploatacji pojazdu.

Przypisywanie wydatków nieadekwatnych do profilu działalności

Urząd skarbowy ocenia zasadność kosztów także pod kątem ich związku z rodzajem prowadzonej działalności. Przykład:

• zakup elektronarzędzi przez doradcę podatkowego może wzbudzić wątpliwości – chyba że udokumentuje ich rzeczywiste zastosowanie w firmie (np. prowadzenie szkoleń technicznych).

Brak spójności między dokumentami księgowymi a płatnościami

Nieprawidłowości mogą dotyczyć m.in.:

• opłacania faktur z konta prywatnego bez odpowiedniego przypisania,
• braku potwierdzenia zapłaty,
• płatności gotówką powyżej limitów obowiązujących w obrocie B2B.

Niezgodne rozliczanie kosztów w czasie

Wielu przedsiębiorców błędnie przypisuje koszty do okresu, w którym wystawiono fakturę, zamiast do okresu, którego wydatek dotyczy. Przykłady:

• rozliczenie całorocznego abonamentu programów księgowych w miesiącu zapłaty,
• jednorazowe ujęcie faktury za usługę, która obejmuje kilka miesięcy.
• W takich przypadkach należy stosować zasadę współmierności przychodów i kosztów – np. rozliczać koszt proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy.

Konsekwencje nieprawidłowego rozliczania kosztów

Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu powinno być prowadzone z należytą starannością – zarówno z punktu widzenia zgodności z przepisami, jak i bezpieczeństwa podatkowego przedsiębiorcy. Choć pozornie błędy w kosztach mogą wydawać się nieistotne, w praktyce mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych, takich jak:

• zakwestionowanie kosztów – urząd skarbowy może usunąć je z kosztów uzyskania przychodu i doliczyć ich wartość do podstawy opodatkowania,
• konieczność zapłaty zaległego podatku z odsetkami,
• utrata prawa do odliczenia VAT – jeśli dany wydatek zostanie uznany za niepowiązany z działalnością gospodarczą, przedsiębiorca nie tylko nie rozliczy go w kosztach PIT lub CIT, ale również straci prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury,
• objęcie kontrolą podatkową lub celno-skarbową,
• odpowiedzialność karno-skarbowa.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Świadomość podatkowa oraz znajomość przepisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu to ważny element prowadzenia biznesu. Jednak nawet najlepsza wiedza teoretyczna nie zastąpi dobrej organizacji i konsekwentnego działania w praktyce. Aby bezpiecznie rozliczać koszty działalności i unikać typowych błędów:

• korzystaj z pomocy biura rachunkowego,
• prowadź odrębne konto firmowe, co ułatwi rozdzielenie wydatków prywatnych i firmowych,
• dokumentuj każdy wydatek „na bieżąco”,
• stosuj zasadę ostrożności i celowości, w razie wątpliwości, czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym,
• korzystaj z możliwości złożenia wniosku o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej (zwłaszcza w przypadku nietypowych wydatków) – daje ona ochronę podatkową w razie sporu z urzędem,
• śledź zmiany w przepisach,
• zadbaj o cyfryzację dokumentów – przechowywanie faktur i rachunków w formie elektronicznej to większe bezpieczeństwo danych, wygodny dostęp do archiwum i szybsze wyszukiwanie dokumentów w razie kontroli.

2025-05-27

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)