Zatrudnienie studenta – co warto wiedzieć?

Wielu studentów podejmując naukę na uczelni wyższej szuka jednocześnie możliwości podreperowania swojego budżetu i podejmuje pracę. Najczęściej są to umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Pracodawca zatrudniający studenta w zależności od zawartej umowy zobowiązany jest ponosić określone koszty z tym związane.

Kogo prawo pracy uznaje za studenta? Jakie koszty ponosi pracodawca zatrudniając studenta? Na jaką umowę można zatrudnić studenta? Poniżej znajdziesz odpowiedzi na te pytania.

Kto ma status studenta?

Zasady uzyskania statusu studenta określa ustawa o szkolnictwie wyższym. Według przepisów status studenta zyskują osoby kształcące się na:

– studiach I stopnia (studia licencjackie albo inżynierskie),
– studiach II stopnia (studia magisterskie),
– jednolitych studiach magisterskich

które złożyły ślubowanie i zostały przyjęte w poczet studentów.

Podczas zatrudnienia jako studenci nie są traktowani:

– studenci studiów III stopnia (studia doktoranckie),
– uczestnicy studiów podyplomowych.

Status studenta w czasie pomiędzy studiami I stopnia i studiami II stopnia

Przepisy nie regulują kwestii, czy osoba, która zakończyła studia I stopnia i planuje kontynuować naukę na studiach II stopnia, od chwili obrony pracy dyplomowej aż do ponownego uzyskania legitymacji na studiach magisterskich ma prawo posługiwać się statusem studenta. Zgodnie z interpretacją ZUS-u nie ma wtedy statusu studenta i pracodawca za ten czas jest zobowiązany do regulowania składek na jej ubezpieczenie społeczne.

Potwierdzenie statusu studenta

W jaki sposób udokumentować, że jest się studentem? Dowodem potwierdzającym status ucznia szkoły wyższej, który należy dostarczyć pracodawcy jest:

– zaświadczenie o studiowaniu z dziekanatu
lub
– oświadczenie o posiadaniu statusu studenta

Legitymacja studencka w przypadku kontroli ZUS nie jest traktowana jako wystarczający dowód.

Utrata statusu studenta

Student traci swój status w momencie, gdy:

– złoży egzamin dyplomowy,
– złoży ostatni, zgodny z planem studiów egzamin – studia na kierunku lekarskim, lekarsko-dentystycznym, weterynarii,
– zaliczy ostatnie przewidziane w programie studiów praktyki – studia na kierunku farmacji i fizjoterapii,
– zostanie skreślony z listy studentów (gdy np. nie podejmie studiów, zrezygnuje z nich, nie złoży w wymaganym terminie pracy dyplomowej lub nie przystąpi do egzaminu dyplomowego, otrzyma karę dyscyplinarną za np. brak udziału w obowiązkowych zajęciach, brak postępów w nauce, niezaliczenie semestru lub roku w określonym czasie),
– ukończy 26 rok życia.

Status studenta natomiast nie wygasa w trakcie urlopu dziekańskiego.

Zatrudnienie studenta na umowę o pracę

Student może wykonywać obowiązki w ramach umowy o pracę. Najczęściej dotyczy to osób, które studiują zaocznie. Taka forma nauki pozwala pracować im w pełnym wymiarze godzin w ciągu tygodnia roboczego. Choć oczywiście student może też być zatrudniony na część etatu, wtedy nawet jeśli studiuje dziennie może łączyć naukę z pracą.

Student, który pracuje na podstawie umowy o pracę, podlega obowiązkowo wszystkim rodzajom ubezpieczeń ZUS. Pracodawca opłaca za niego składki na ubezpieczenia społeczne – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Nie ma tu znaczenia czy zatrudniona osoba uzyskała status studenta oraz w jakim jest wieku. W terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy pracodawca musi ją zgłosić do ubezpieczeń.

Student zatrudniony na umowę o pracę podlega też obowiązkowo przepisom kodeksu pracy, a co za tym idzie przysługuje mu: przynajmniej minimalne krajowe wynagrodzenie, prawo do urlopów pracowniczych (wypoczynkowego, macierzyńskiego, na żądanie itp.) oraz ochrona przed natychmiastowym wypowiedzeniem umowy (okres wypowiedzenia to zazwyczaj 1-3 miesiące).

Studenci zatrudnieni na umowę o pracę, podobnie jak inne osoby do ukończenia 26 roku życia mogą korzystać z tzw. ulgi dla młodych w PIT. Ulgą objęte są przychody z pracy oraz z umów zlecenia, a także praktyki absolwenckiej i stażu uczniowskiego do wysokości 85 528 zł w roku podatkowym. Oznacza to, że dochód tych osób zwolniony jest z opodatkowania do tego limitu. Nadwyżka opodatkowana jest na zasadach ogólnych. Od 2021 roku pracownik nie jest zobowiązany do składania oświadczenia pracodawcy, umożliwiającego skorzystanie ze zwolnienia. Ulga przysługuje automatycznie.

Zatrudnienie studenta na umowę zlecenia

Przedsiębiorca zatrudniający studenta na umowę zlecenia zwolniony jest z płacenia za niego składek do ZUS, do momentu, gdy ten ukończy 26 rok życia lub straci status studenta.

Student, który podpisze umowę zlecenia, nie jest też zobowiązany do regulowania składki zdrowotnej. Osoby studiujące do 26 roku życia mogą korzystać ze świadczeń zdrowotnych rodziców. Gdy nie mają takiej możliwości powinny złożyć wniosek do dziekanatu o ubezpieczenie przez uczelnię. Przysługujące im prawo do świadczeń opieki zdrowotnej wygasa 4 miesiące po utracie statusu studenta. Jeżeli student podpisałby umowę o pracę, zmieni się tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. W takiej sytuacji rodzic albo uczelnia mają obowiązek wyrejestrować studenta.

W momencie, gdy osoba zatrudniona na umowę zlecenia ukończy 26 rok życia (wiek upływa w ostatnim dniu, kiedy osoba ma 26 lat) lub straci status studenta powinna zostać zgłoszona przez zleceniobiorcę do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Co istotne, również w czasie pomiędzy zakończeniem studiów I stopnia i podjęciem nauki na studiach II stopnia, czyli od chwili obrony pracy dyplomowej aż do ponownego uzyskania legitymacji na studiach magisterskich zleceniobiorcę obowiązują ogólne zasady ubezpieczeń społecznych.

Przedsiębiorca nie może skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS w przypadku, gdy student pracuje u niego zarówno na umowę zlecenia, jak i umowę o pracę. W takiej sytuacji umowa zlecenia w zakresie ubezpieczeń traktowana jest tak samo jak umowa o pracę. Pracodawca musi z tego tytułu odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli student zatrudniony jest u jednego pracodawcy na umowę o pracę, a u drugiego na umowę zlecenia ten drugi może stosować zwolnienie ze składek ZUS.

Pomimo tego, że od wynagrodzenia zleceniobiorcy studenta nie jest pobierany podatek, zleceniodawca ma obowiązek wystawienia po zakończeniu roku PIT-11 dla tej osoby.

Ponieważ student zatrudniony w ramach umowy zlecenia może zostać objęty zwolnieniem z oskładkowania i opodatkowania, zatrudnienie takiej osoby jest uważane za bardzo korzystne z punktu widzenia zleceniodawcy. Całkowitym kosztem zatrudnienia pozostaje wówczas wypłacone jej wynagrodzenie. W przypadku studentów do 26 roku życia wynagrodzenie brutto jest równe wynagrodzeniu netto.

Zatrudnienie studenta na umowę o dzieło

Umowa o dzieło wolna jest od konieczności odprowadzania składek ZUS społecznych, jak i składki zdrowotnej. Oznacza to, że zlecający nie ma obowiązku zgłoszenia studenta do tych ubezpieczeń. Natomiast od 1 stycznia 2021 zlecający ma obowiązek poinformowania ZUS o zawartej umowie o dzieło, w przeciągu 7 dni od jej zawarcia, jeżeli zawarł taką umowę z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy.

Studenta zatrudnionego na umowę o dzieło nie obowiązuje ulga dla młodych w PIT. Z tytułu umowy o dzieło zawartej ze studentem należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 12%. Podatek może zostać obniżony wliczając w koszty uzyskania przychodu prawa autorskie.

Jeżeli student wykonuje umowę o dzieło na rzecz firmy, w której pracuje na umowę o pracę, bądź zawrze umowę o dzieło z innym podmiotem niż własny pracodawca, ale wykonuje ją na rzecz swojego pracodawcy, to pracodawca będzie musiał opłacić od umowy o dzieło wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wynagrodzenie minimalne a zatrudnienie studenta

Przy zatrudnianiu studenta obowiązują takie same przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia, jak przy zatrudnianiu innych osób.

Od 1 lipca 2023 roku stawka wynagrodzenia minimalnego wynosi 3490 zł na umowie o pracę i 22,80 zł/ godzinę w przypadku umowy zlecenia.

W 2024 roku ulegnie ona zmianie. Od 1 stycznia do 31 czerwca wyniesie 4242 zł brutto, a od 1 lipca do 31 grudnia wzrośnie do kwoty 4300 zł brutto na umowie o pracę. Minimalna stawka godzinowa od 1 stycznia wzrośnie zaś do 27,70 zł brutto, a od 1 lipca będzie wynosić 28,10 zł. Więcej w naszym artykule: Minimalne wynagrodzenie w 2024 roku wzrośnie dwa razy.

2023-10-19

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)