okres wypowiedzenia BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Skrócony okres wypowiedzenia – kiedy należy się odszkodowanie?
6 czerwca 2019
Zerowy PIT dla młodych już od sierpnia 2019 roku
19 lipca 2019

Co trzeba wiedzieć o fakturze pro forma?

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, pewnie nie raz zetknął się z fakturą pro forma. Jak wygląda taka faktura i w jakim celu się ją wystawia? Czy jest dokumentem księgowym i czy należy ją rozliczać? O tym dowiecie się z naszego tekstu.

Jak wygląda faktura pro forma?

Faktura pro forma to jeden z rodzajów faktur, które obowiązują w powszechnym obiegu. Jej nazwa wywodzi się od łacińskiego sformułowania pro forma, które oznacza „ze względu na formę”, „powierzchownie”, „dla pozoru”, „tymczasowo”, „prowizorycznie”.

W odróżnieniu od „zwykłej” faktury lub faktury VAT faktura pro forma nie jest zdefiniowana w przepisach podatkowych i księgowych, dlatego też nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących tego, jak powinna wyglądać i jakie informacje zawierać.

W praktyce, zarówno pod względem wyglądu, jak i zakresu zawartych w niej danych faktura pro forma podobna jest do tradycyjnej faktury. Przypomnijmy, że zgodnie z ustawą o VAT taka faktura powinna zawierać:

– datę wystawienia,
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
– imię i nazwisko lub nazwę wystawcy faktury oraz jego adres,
– imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy faktury oraz jego adres,
– numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury oraz jego odbiorcy (NIP sprzedawcy i kupującego),
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
– nazwę towaru lub usługi,
– miarę i ilość/liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
– cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
– wartość wszelkich udzielonych przez sprzedawcę rabatów,
– wartość wszystkich dostarczonych przez sprzedawcę towarów/usług, objętych daną transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
– stawkę podatku,
– sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
– kwotę należności ogółem.

Na tradycyjnej fakturze nie ma konieczności zamieszczania nazwy „Faktura” lub „Faktura VAT”. Inaczej jest w przypadku faktury pro forma, która jest najczęściej opatrzona nagłówkiem „Faktura pro forma” lub „Pro forma”. Zaleca się też, żeby unikać wspólnego numerowania „normalnych” faktur razem z fakturami pro forma. Pozwoli to uniknąć jakichkolwiek nieporozumień z kontrahentami lub organami podatkowymi.

Faktura proforma nie wymaga podpisu na dokumencie, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

W jakim celu wystawia się fakturę pro forma?

Fakturę pro forma bardzo często wystawia się w momencie nawiązywania relacji biznesowej. Towarzyszy ona ofercie, którą składamy potencjalnemu odbiorcy naszych towarów czy usług. Potwierdza naszą wolę zawarcia umowy sprzedaży i ma zachęcić drugą stronę do zakupu. Dzięki fakturze pro forma nabywca może zapoznać się z wartością usługi i sposobem jej fakturowania. W razie potrzeby obie strony mają jeszcze możliwość dopracowania warunków oferty tak, by później wystawić już właściwą fakturę.

Faktura pro forma może też służyć jako nieformalne przypomnienie o zbliżającej się zapłacie. Wówczas można wystawić ją kilka dni przed wystawieniem faktury właściwej.

Faktura pro forma może też pełnić rolę ponaglenia lub wezwania do opłacenia zaległej faktury. Wystawia się ją wówczas po terminie zapłaty wskazanym w jej treści.

Warto podkreślić, że wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury, dokumentującej transakcję handlową – dostawę towaru, wykonanie usługi lub wcześniejsze otrzymanie całości bądź też części należności.

Jaki jest termin wystawienia faktury pro forma?

Nie ma określonego przepisami terminu wystawienia faktury pro forma, taki dokument można wystawić przed otrzymaniem przedpłaty lub zaliczki, natomiast nie można go wystawić kontrahentowi po otrzymaniu zaliczki lub całości zapłaty. Wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT.

Czy fakturę pro forma należy opłacić?

Nie, odbiorca faktury pro forma nie jest zobowiązany do uiszczania należności w niej wskazanej, chociaż może to zrobić. W sytuacji, gdy faktura pro forma zawiera niezbędne dane wymagane w standardowej umowie (np. przedmiot sprzedaży, oznaczenie stron czynności cywilnoprawnej, termin płatności) może być potraktowana jak oferta. Jeśli odbiorca ją zaakceptuje i dokona zapłaty wtedy wystawca jest zobowiązany wystawić mu właściwą fakturę VAT. Ma na to czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał część bądź całość zapłaty wynikającej z faktury pro forma.

Czy faktura pro forma to dowód księgowy?

Nie, faktura pro forma nie jest dowodem księgowym i nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego. Nie stanowi zatem podstawy do dokonania zapisów w ewidencji księgowej sprzedawcy i nabywcy.

Czy z faktury pro forma wynika obowiązek podatkowy?

Nie, wystawienie faktury pro forma nie rodzi żadnych konsekwencji podatkowych – ani w zakresie podatku VAT, ani w zakresie podatków dochodowych PIT/CIT. Dotyczy to zarówno strony wystawiającej fakturę, czyli sprzedawcy, jak i nabywcy towarów/usług.

Oznacza to, że wystawca faktury pro forma nie jest zobowiązany do odprowadzenia podatku do urzędu skarbowego, nie wykazuje też na jej podstawie przychodu. Strona, która otrzymała taką fakturę nie ma możliwości odliczenia naliczonego VAT, jak też zaliczenia kwoty transakcji w niej wykazanej do kosztów działalności.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)