Czy wydatki firmy związane z pandemią można ująć w kosztach?

W związku z trwającą pandemią COVID-19 przedsiębiorcy muszą mierzyć się nie tylko z trudnościami gospodarczymi, ale też z nowymi wydatkami, które wcześniej nie przewidziane były w ich budżetach. Są wśród nich np. wydatki związane z zakupem dodatkowych środków higieny i dezynfekcji, a także z organizacją pracy zdalnej i wyposażeniem pracowników w narzędzia do tej pracy.

Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT są nimi koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła dochodów, po wyłączeniu kosztów zastrzeżonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów muszą być spełnione określone warunki:

– warunek definitywności – wydatek został faktycznie poniesiony przez podatnika,
– warunek adekwatnego związku przyczynowo-skutkowego – wydatek służy osiągnięciu przychodu, tzn. został poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
– warunek niewyłączenia – wydatek nie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT albo art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
– warunek dokumentacji – wydatek został właściwie udokumentowany.

Czy wydatki poniesione przez przedsiębiorców w związku z pandemią spełniają te warunki?

Wątpliwości rozwiewa interpretacja Ministerstwa Finansów wydana 21 lipca 2020 roku, odnosząca się do najnowszych preferencji podatkowych związanych z negatywnymi konsekwencjami ekonomicznymi spowodowanymi pandemią. Dokument dotyczy m.in. wydatków ponoszonych przez podatników w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się epidemii oraz zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z tymi wytycznymi, jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki, które wynikają:

– z obowiązku w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (prowadzenia działalności gospodarczej),
– z wytycznych lub zaleceń organów kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego,
– z własnej decyzji i racjonalnego przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu

to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT. Muszą tylko zostać właściwie udokumentowane.

Poniżej przedstawiamy przykładowe wydatki związane z pandemią, które zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów i w myśl ogólnych przepisów przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodów.

Środki ochrony osobistej stosowane w miejscu pracy

– zakup maseczek ochronnych, przyłbic, rękawiczek, płynów do dezynfekcji, fartuchów, kombinezonów, termometrów
– sfinansowanie testów na koronawirusa dla pracowników.

Dostosowanie miejsc pracy do nowych warunków

– przegrody, obudowy pleksiglasowe – zakup materiałów i usługa ich montażu
– usługi związane z odkażaniem pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność gospodarcza.

Praca zdalna pracownika

– wyposażenie pracowników w sprzęt niezbędny do pracy z domu – np. zakup sprzętu informatycznego takiego jak laptopy, monitory oraz dostępu do internetu
– jeśli pracownik za zgodą pracodawcy będzie wykorzystywał sprzęt osobisty (telefon komórkowy, laptop, internet) będzie mu przysługiwał ekwiwalent finansowy, który stanowi koszt dla firmy.

Odwołane lub zawieszone konferencje, spotkania biznesowe, szkolenia

– wydatki na różne działania gospodarcze – szkolenia, kursy pracownicze, konferencje, spotkania biznesowe, które później zostały zawieszone lub odwołane z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy, lub w których przedsiębiorca, jego pracownik lub kontrahent nie wzięli udziału ze względu na zagrożenie epidemiczne.

Podróże służbowe

– wydatki poniesione na podróż służbową, która nie doszła do skutku z powodu zagrożenia epidemicznego, np. zaliczki czy przedpłaty związane z rezerwacją noclegów, rezerwacją w hotelach, przelotami samolotem.

Straty w środkach obrotowych

– wartość likwidowanych towarów handlowych, które utraciły wartość handlową, czyli nie zostały sprzedane z powodu pandemii, czyli przyczyn obiektywnych, niezawinionych przez przedsiębiorcę; nie mogą to być jednak straty powstałe wskutek braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, trzeba więc przygotować protokół z likwidacji, a wcześniej, o ile to możliwe, podjąć próby sprzedaży lub innego wykorzystania towaru.

Z całością interpretacji Ministerstwa Finansów można zapoznać się pod adresem:
Objaśnienia podatkowe z 21 lipca 2020 r. ws. nowych preferencji stosowanych w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)