Składka zdrowotna dla przedsiębiorców – zmiany w 2025 roku
30 grudnia 2024
Ulga na dziecko w 2025 roku – zasady, limity dochodu i kwoty odliczeń
11 lutego 2025

Kasowy PIT 2025 – kto może skorzystać i jak rozliczać przychody?

Kasowy PIT to nowa forma rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych, która wchodzi w życie od 1 stycznia 2025 roku. Jego celem jest wsparcie małych przedsiębiorców poprzez uproszczenie zasad rozliczania przychodów i kosztów oraz poprawę płynności finansowej.

Jak jest obecnie – PIT memoriałowy

Tradycyjna metoda memoriałowa jest obecnie podstawowym sposobem rozliczania przychodów i kosztów w podatku dochodowym od osób fizycznych. Opiera się na zasadzie memoriału, co oznacza, że zdarzenia gospodarcze są ujmowane w księgach rachunkowych i deklaracjach podatkowych w momencie ich wystąpienia, a nie w chwili otrzymania lub dokonania płatności. Taka forma rozliczania ma swoje specyficzne zasady i konsekwencje.

Główne zasady metody memoriałowej:

Moment powstania przychodu

Przychód ujmuje się w momencie, gdy jest należny, a nie faktycznie zapłacony. Oznacza to, że przedsiębiorca musi wykazać przychód w chwili wystawienia faktury lub innego dokumentu potwierdzającego sprzedaż, niezależnie od tego, czy klient zapłacił.

Rozpoznawanie kosztów

Koszty uzyskania przychodów rozliczane są w okresie, którego dotyczą, nawet jeśli płatność za nie zostanie zrealizowana w innym terminie. Na przykład: jeżeli przedsiębiorca otrzyma fakturę za usługę w grudniu 2024 roku, to koszt ten powinien zostać uwzględniony w rozliczeniu za 2024 rok, niezależnie od tego, czy zapłata nastąpi w styczniu 2025 roku.

Korzyści metody memoriałowej:

– umożliwia precyzyjne odwzorowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w określonym okresie,
– daje przedsiębiorcy możliwość planowania podatkowego z uwzględnieniem kosztów i przychodów,
– jest szeroko akceptowana i stosowana w wielu systemach podatkowych na całym świecie.

Wady metody memoriałowej:

– przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty podatku od przychodów, które formalnie powstały, nawet jeśli nie otrzymał faktycznej zapłaty od kontrahenta, może powodować to problemy z płynnością finansową, szczególnie w przypadku długich terminów płatności,
– metoda memoriałowa wymaga precyzyjnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokładnego przypisywania kosztów i przychodów do odpowiednich okresów rozliczeniowych, generuje to dodatkowe koszty związane z usługami księgowymi,
– niewłaściwe przypisanie przychodów lub kosztów do okresu może prowadzić do błędów podatkowych, które mogą skutkować sankcjami.

Metoda memoriałowa, choć precyzyjna i zgodna z międzynarodowymi standardami rachunkowości, bywa trudna w stosowaniu dla małych przedsiębiorstw. To właśnie z myślą o nich wprowadzono alternatywne rozwiązanie – kasowy PIT, który upraszcza proces rozliczania i minimalizuje ryzyko związane z płynnością finansową.

Co to jest kasowy PIT?

Kasowy PIT to nowa forma rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych, wprowadzana od 1 stycznia 2025 roku. Jej głównym celem jest dostosowanie systemu podatkowego do potrzeb małych przedsiębiorców, którzy często czekają na uregulowanie należności przez kontrahentów i z tego powodu borykają się z problemami płynności finansowej.

W przeciwieństwie do tradycyjnej metody memoriałowej kasowy PIT pozwala na rozliczanie przychodów i kosztów wyłącznie na podstawie faktycznie dokonanych płatności. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi płacić podatku od kwot, które formalnie są należne, ale jeszcze nie wpłynęły na jego konto.

Kasowy PIT – rozliczanie przychodów

Przychód w kasowym PIT powstaje dopiero w chwili, gdy przedsiębiorca faktycznie otrzyma płatność za swoją usługę lub towar. Na przykład, jeżeli faktura została wystawiona w styczniu 2025 roku, ale zapłata wpłynęła dopiero w marcu, przychód zostanie uwzględniony w rozliczeniu za marzec.

Kasowy PIT – rozliczanie kosztów

Analogicznie, koszty mogą być uwzględniane w momencie ich opłacenia. Przedsiębiorca rozpoznaje wydatek jako koszt uzyskania przychodu dopiero wtedy, gdy faktycznie go pokryje. To znacząca zmiana w porównaniu z metodą memoriałową, która wymaga przypisywania kosztów do okresu, którego dotyczą, niezależnie od daty zapłaty.

Kto może skorzystać z kasowego PIT?

Z metody kasowego rozliczenia PIT mogą skorzystać przedsiębiorcy spełniający wszystkie poniższe warunki:

Przedsiębiorcy prowadzący samodzielnie jednoosobową działalność gospodarczą
Z kasowego PIT nie mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej oraz spółki jawnej.

Forma opodatkowania
Nowy sposób rozliczania dostępny jest dla osób opodatkowanych według skali podatkowej, podatkiem liniowym, na zasadach IP BOX, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Ograniczenie przychodów
Aby skorzystać z kasowego PIT roczne przychody przedsiębiorcy z poprzedniego roku podatkowego nie mogą przekroczyć 1 miliona złotych.

Brak ksiąg rachunkowych
Z kasowego PIT mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Dotyczy to w szczególności osób prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub ewidencję przychodów.

Metodę kasową można stosować wyłącznie do przychodów z transakcji z innym przedsiębiorcą, które są udokumentowane fakturami.

Metody kasowej PIT przedsiębiorca nie może zastosować do przychodów:

– z transakcji z podmiotem powiązanym z nim, na przykład z firmą małżonka albo spółką, w której ma ponad 5 procent udziałów,
– z podmiotem, który ma miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd w tak zwanym raju podatkowym.

Kasowego rozliczenia PIT nie można stosować również do przychodów z tytułu zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, czyli na przykład ze sprzedaży samochodu, budynku albo maszyny.

Jak i do kiedy wybrać kasowy PIT?

Kasowy PIT jest dobrowolny. Przedsiębiorca sam musi ocenić, czy ta metoda rozliczenia podatkowego jest dla niego korzystna. Jeśli chce z niej skorzystać musi w odpowiednim terminie dopełnić określonych formalności. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procedury wyboru kasowego PIT.

Kiedy i jak złożyć oświadczenie?

Termin zgłoszenia

Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać się w formie kasowego PIT, muszą złożyć stosowne oświadczenie do swojego urzędu skarbowego:
do 20 lutego roku podatkowego – dla przedsiębiorców, którzy rozpoczynają korzystanie z kasowego PIT od początku roku podatkowego,
do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej – w przypadku nowo założonych w trakcie roku działalności,
do końca roku – jeśli rozpoczęcie działalności nastąpiło w grudniu.

Forma zgłoszenia

Oświadczenie powinno być złożone w formie pisemnej. Może to być:

– tradycyjna forma papierowa dostarczona osobiście do urzędu skarbowego lub przesłana pocztą,
– elektroniczna forma zgłoszenia za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy lub portalu biznes.gov.pl.

Treść oświadczenia

W zgłoszeniu należy wskazać:

– dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym numer NIP.
– deklarację wyboru kasowego PIT jako metody rozliczania podatku dochodowego,
– oświadczenie o spełnianiu kryteriów uprawniających do korzystania z tej formy rozliczeń, takich jak wysokość przychodów czy brak obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wybór metody kasowej obowiązuje przez cały rok podatkowy, chyba że przedsiębiorca zmieni formę opodatkowania lub utraci prawo do korzystania z tej metody (np. przekroczy limit przychodów). Zobowiązany jest wtedy do powrotu do metody memoriałowej.

W kolejnych latach przedsiębiorca może zrezygnować z kasowego PIT, składając odpowiednie oświadczenie przed rozpoczęciem nowego roku podatkowego. Jeżeli tego nie zrobi wybór kasowego PIT nadal będzie go obowiązywał.

Zasady rozliczania przychodów i kosztów w kasowym PIT

Kasowy PIT wprowadza istotną zmianę w sposobie rozliczania przychodów i kosztów, opierając się na zasadzie kasowej, czyli faktycznych przepływach pieniężnych. Oznacza to, że zarówno przychody, jak i koszty są uwzględniane dopiero w momencie, gdy zostaną rzeczywiście zapłacone lub otrzymane.

Rozliczanie przychodów

Moment powstania przychodu
Przychód w kasowym PIT powstaje w momencie faktycznego otrzymania płatności, a nie w chwili wystawienia faktury czy podpisania umowy.
Przykład: Jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę w styczniu 2025 roku, ale zapłatę otrzyma dopiero w kwietniu, przychód zostanie rozpoznany w kwietniu.
Wyjątek: Jeśli płatność nie zostanie uregulowana w ciągu dwóch lat od dnia wystawienia faktury albo przedsiębiorca zakończy działalność gospodarczą, przychód i tak musi zostać rozpoznany w rozliczeniu podatkowym.

Przychody w formie zaliczek
Zaliczki, które przedsiębiorca otrzymuje na poczet przyszłych dostaw lub usług, są traktowane jako przychód w momencie ich faktycznego wpływu.

Rozliczanie kosztów

Moment rozpoznania kosztów
Koszty uzyskania przychodów są uwzględniane w rozliczeniach podatkowych dopiero w chwili ich faktycznego zapłacenia.
Przykład: Jeśli przedsiębiorca otrzyma fakturę za usługi w styczniu 2025 roku, ale opłaci ją w marcu, koszt zostanie rozliczony w marcu.

Koszty stałe i opóźnione płatności
Podobnie jak w przypadku przychodów, nierozliczone zobowiązania (np. faktury, które nie zostały zapłacone) nie są uwzględniane w kosztach, dopóki nie nastąpi płatność.

Zasady szczególne

Przychody i koszty w walutach obcych
W przypadku transakcji w walutach obcych przeliczenia na złote polskie dokonuje się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień płatności.

Zaliczki i rozliczenia częściowe
Każda wpłata zaliczki lub częściowa zapłata kosztu jest rozliczana odrębnie, zgodnie z datą faktycznego przepływu środków.

Obowiązek ewidencyjny

Przedsiębiorcy korzystający z kasowego PIT są zobowiązani do prowadzenia szczegółowej ewidencji płatności, która musi uwzględniać:

– datę wystawienia faktury,
– datę faktycznego otrzymania zapłaty lub dokonania płatności,
– kwotę przychodu lub kosztu.

Zalety i wady kasowego PIT

Kasowy PIT jest rozwiązaniem stworzonym z myślą o poprawie sytuacji finansowej małych przedsiębiorców. Jego wprowadzenie ma na celu uproszczenie rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie elastyczności w zarządzaniu finansami. Niemniej jednak, jak każde rozwiązanie, posiada zarówno zalety, jak i wady, które warto dokładnie przeanalizować przed podjęciem decyzji o jego wyborze.

Zalety kasowego PIT

Poprawa płynności finansowej
Podatek dochodowy płacony jest dopiero po faktycznym otrzymaniu zapłaty za wystawione faktury. Przedsiębiorca unika sytuacji, w której musi zapłacić podatek od przychodów, które jeszcze nie wpłynęły na jego konto. Dzięki temu firmy mogą lepiej zarządzać bieżącymi wydatkami i unikać problemów z płynnością finansową.

Uniknięcie podatku od niezapłaconych faktur
W tradycyjnej metodzie memoriałowej przedsiębiorcy są zobowiązani do zapłaty podatku od przychodów, nawet jeśli kontrahent nie uregulował należności. W metodzie kasowej ten problem zostaje wyeliminowany.

Uproszczenie rozliczeń podatkowych
Przychody i koszty są rozliczane wyłącznie na podstawie faktycznych przepływów pieniężnych, co upraszcza ewidencję podatkową i pozwala na bardziej przejrzyste zarządzanie finansami.

Dostosowanie do specyfiki małych przedsiębiorstw
Kasowy PIT został zaprojektowany z myślą o mikro- i małych firmach, które często mają ograniczone zasoby i potrzebują elastycznych rozwiązań dostosowanych do ich skali działalności.

Wady kasowego PIT

Konieczność prowadzenia szczegółowej ewidencji płatności
Kasowy PIT wymaga od przedsiębiorców precyzyjnego monitorowania i dokumentowania dat otrzymania przychodów oraz dokonania płatności kosztów. To dodatkowy obowiązek administracyjny, który może być uciążliwy, szczególnie dla osób prowadzących działalność jednoosobową.

Obowiązek rozpoznania przychodu po dwóch latach
Jeśli należność nie zostanie uregulowana w ciągu dwóch lat od wystawienia faktury, przedsiębiorca jest zobowiązany do rozliczenia przychodu, nawet jeśli zapłata nadal nie wpłynęła. Może to powodować problemy podatkowe w przypadku długotrwałych zaległości kontrahentów.

Nieodpowiednie dla firm o dużych i stabilnych przychodach
Firmy o wysokiej płynności finansowej lub te, które regularnie otrzymują zapłaty w terminie, mogą nie odnieść znaczących korzyści z kasowego PIT. W takich przypadkach metoda memoriałowa może być bardziej odpowiednia.

Brak możliwości wyboru dla niektórych podatników
Kasowy PIT nie jest dostępny dla przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek, a także dla tych, którzy prowadzą księgi rachunkowe lub osiągają roczne przychody przekraczające 1 milion złotych.

Kasowy PIT to krok w stronę uproszczenia systemu podatkowego, ale nie dla każdego przedsiębiorcy będzie najlepszym wyborem. Przed złożeniem oświadczenia warto więc skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że kasowy PIT jest odpowiedni dla specyfiki działalności danej firmy.

2025-01-15

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)