Kontrola w firmie – jak to przebiega?

Prowadząc działalność gospodarczą musimy liczyć się z możliwością kontroli swojej firmy przez upoważnione do tego organy państwa. Aby lepiej przygotować się do takich kontroli warto poznać ogólne zasady ich przeprowadzania.

Zależnie od profilu działalności naszej firmy możemy spodziewać się m.in. kontrolerów z Urzędu Skarbowego, Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Inspekcji Handlowej, Inspekcji Ochrony Środowiska czy Inspekcji Sanitarnej.

Prawo do kontroli posiadają także organy wydające koncesję na prowadzenie określonego rodzaju działalności gospodarczej. Sprawdzą, czy nasza działalność jest zgodna z otrzymaną koncesją i czy przestrzegamy warunków jej wykonywania.

Zawiadomienie o kontroli

Przed rozpoczęciem kontroli upoważniony do tego organ powinien dostarczyć nam zawiadomienie o zamiarze wszczęcia działań. Zawiera ono:

• oznaczenie organu kontrolującego,
• datę, miejsce wystawienia oraz podpis osoby wystawiającej,
• oznaczenie przedsiębiorcy,
• zakres przedmiotu kontroli,
• imię i nazwisko osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem jej stanowiska lub funkcji.

Kontrolę rozpoczyna się nie wcześniej niż 7 dni od doręczenia zawiadomienia i nie później niż przed upływem 30 dni. Przedsiębiorca ma więc czas by przygotować i zgromadzić w jednym miejscu potrzebną firmową dokumentację i księgi finansowe.

W pewnych szczególnych przypadkach wcześniejsze zawiadomienie nie jest dostarczane i kontrola przeprowadzona jest bez uprzedzenia. Może się tak stać, gdy:

• przedsiębiorca narusza równowagę środowiska naturalnego lub zagraża bezpośrednio życiu innych osób,
• istnieje podejrzenie o popełnianiu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego i wynika z niego potrzeba zabezpieczenia dowodów ich dokonania,
• kontrola ma przeciwdziałać naruszeniu zakazów wytwarzania, przywozu i wprowadzania do obrotu nowych substancji psychoaktywnych i środków zastępczych;
• kontrola wynika z ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,
• kontrola następuje w oparciu o ustawę o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw,
• przedsiębiorca nie posiada adresu zamieszkania ani adresu siedziby firmy, co uniemożliwia doręczenie stosownych pism z urzędu.

Przebieg kontroli

Przed rozpoczęciem kontroli urzędnicy muszą okazać legitymację służbową ze zdjęciem i upoważnienie, z którym powinniśmy się zapoznać. Zawiera ono:

• oznaczenie organu kontrolującego wraz z datą i miejscem wystawienia;
• wskazanie podstawy prawnej do kontroli;
• imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej urzędnika kontrolującego;
• określenie zakresu kontroli;
• datę rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Kontrola może zostać przeprowadzona w siedzibie firmy, w miejscu, gdzie przechowywana jest jej dokumentacja oraz w miejscach związanych z prowadzoną działalnością. Kontrola nie może utrudniać pracy przedsiębiorcy i z reguły jest prowadzona w godzinach pracy danej firmy. Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej na piśmie.

Jak długo trwa kontrola?

Czas trwania kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest ściśle określony i zależy od dwóch czynników. Pierwszym jest ilość zatrudnionych pracowników. Drugim – roczny obrót netto lub suma aktywów.

W zależności od tych parametrów czas ten nie może przekraczać:

• 12 dni roboczych – mikroprzedsiębiorcy,
• 18 dni roboczych – mali przedsiębiorcy,
• 24 dni robocze – średni przedsiębiorcy,
• 48 dni robocze – pozostali przedsiębiorcy.

Jeżeli przedsiębiorca uważa, że kontrola w jego firmie przedłuża się, ma prawo złożyć skargę na przeciągające się postępowanie.

Po kontroli

Po przeprowadzonej kontroli organ kontrolujący dokonuje wpisów w książce kontroli, którą każdy przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić. Najlepiej skorzystać z gotowych książek kontroli dostępnych na rynku. Dopuszczone jest również prowadzenie książki kontroli w formie elektronicznej. Książka dokumentuje wszystkie kontrole przeprowadzone w naszej firmie, zawiera zalecenia pokontrolne i informuje o ich wykonaniu bądź uchyleniu.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)