e-Urząd Skarbowy – z jakich usług skorzystamy online?
6 kwietnia 2021
Mikrorachunek podatkowy – ważne zmiany od kwietnia 2021 roku
28 kwietnia 2021

Obniżenie wynagrodzenia – kiedy jest możliwe?

W dobie trwającej już od ponad roku pandemii koronawirusa wiele firm zmaga się z brakiem płynności finansowej. Przedsiębiorcy chcąc przetrwać ten trudny czas zastanawiają się nad wprowadzeniem oszczędności w firmach. Wielu z nich jest zmuszonych do redukcji etatów, albo obniżenia wynagrodzenia swoim pracownikom. Wynagrodzenie za pracę podlega jednak szczególnej ochronie przewidzianej w Kodeksie pracy.

Czy pracodawca może obniżyć je zgodnie z prawem? Pod jakimi warunkami może to zrobić? Czy obniżenie wynagrodzenia jest możliwe bez zgody pracownika? Jakie nowe możliwości zmniejszenia wynagrodzenia daje pracodawcom tarcza antykryzysowa?

Czy i kiedy pracodawca ma prawo obniżyć wynagrodzenie pracownikowi?

Umowa o pracę wiąże się z licznymi obowiązkami, ale zapewnia też pracownikowi szeroką ochronę jego praw pracowniczych, w tym ochronę wysokości wynagrodzenia.

Mimo to pracodawca ma prawo obniżyć pensję pracownika, pod warunkiem, że odbędzie się to według ściśle określonych reguł i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Obniżenie wynagrodzenia pracownikom powinno być przede wszystkim uzasadnione ważnymi powodami.

Najczęściej są to powody ekonomiczne – trudna sytuacja finansowa firmy, znaczny spadek przychodów, możliwość bankructwa. Obniżając wynagrodzenie pracownikom pracodawca obniża tym samym koszty swojej działalności, co może być konieczne, by firma przetrwała.

Obniżenie wynagrodzenia może też być związane z jakością pracy. Kiedy pracownik pracuje gorzej, mniej wydajnie czy starannie lub łamie ustalone reguły pracy obniżka pensji może być środkiem dyscyplinującym.

Innym uzasadnieniem dla zmiany wynagrodzenia może być zmniejszenie zakresu obowiązków pracownika, a także realizacja zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Jeżeli pensja pracownika odbiega od poziomu wynagrodzenia innych pracowników wykonujących jednakową pracę i mających te same kwalifikacje oraz doświadczenie, pracodawca może ją obniżyć, by wyeliminować nierówne traktowanie w zatrudnieniu.

W każdej sytuacji nowe wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na pełen etat nie może być niższe od określonego ustawą minimalnego wynagrodzenia. W 2021 roku wynosi ono 2800 zł brutto.

Gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości minimalnej krajowej, nie można mu go już obniżyć. Jedynym rozwiązaniem dla pracodawcy zmagającego się z problemami finansowymi jest w tym przypadku zmniejszenie wymiaru etatu.

Co ważne, istnieją grupy pracowników, które podlegają szczególnej ochronie jeśli chodzi o zmianę warunków pracy i płacy. Pracodawca nie może co do zasady obniżyć wynagrodzenia lub stawki godzinowej kobietom w ciąży i w czasie urlopu macierzyńskiego oraz osobom w wieku przedemerytalnym, czyli takim, którym pozostało 4 lata do emerytury.

Jeśli przedsiębiorca obniży wynagrodzenie bezpodstawnie i niezgodnie z obowiązującymi przepisami naraża się na zarzut dopuszczenia się wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Obniżenie wynagrodzenia pracownikowi – jakie formalności trzeba spełnić?

Pracodawca, który chce obniżyć wynagrodzenie pracownika zgodnie z prawem może uczynić to poprzez:

– porozumienie indywidualne z pracownikiem;
– wypowiedzenie zmieniające;
– porozumienie zbiorowe (ze wszystkimi pracownikami).

To, którą z metod wybierze, zależy od intencji samego pracodawcy, jego oczekiwań oraz chęci negocjacji warunków z pracownikami. Zawsze musi się jednak porozumieć z pracownikami, nie może zmieniać warunków płacy jednostronnie i samowolnie.

Jakich formalności powinien dopełnić w każdej z wymienionych powyżej metod?

Porozumienie indywidualne z pracownikiem, zmieniające warunki płacy

Obniżenie wynagrodzenia poprzez porozumienie stron wydaje się być najbardziej korzystną i najbardziej przyjazną formą.

Pracodawca spotyka się z pracownikiem, przedstawia mu konkretną sytuację i nowe warunki, jakie może mu zaproponować w danym momencie. Obie strony mogą negocjować, porozumieć się co do dalszej współpracy lub też ją zakończyć.

Zawarte porozumienie wymaga zgodnego oświadczenia woli zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Powinno być sporządzone w formie pisemnej ze wskazaniem dokładnej daty, od kiedy mają obowiązywać nowe warunki płacy. W praktyce obniżka wynagrodzenia może nastąpić już od dnia zawarcia porozumienia.

Wypowiedzenie zmieniające

Drugim sposobem na obniżenie wynagrodzenia ustalonego wcześniej w umowie o pracę jest wręczenie pracownikowi tzw. wypowiedzenia zmieniającego. Nie chodzi w nim o zakończenie stosunku pracy, ale o zmianę warunków umowy na mniej korzystne dla pracownika niż do tej pory. Takie wypowiedzenie może dotyczyć zarówno umów na okres próbny, na czas nieokreślony, a także na czas dłuższy niż 6 miesięcy, o ile strony zastrzegły, że istnieje możliwość złożenia wypowiedzenia.

Wypowiedzenie zmieniające musi być przygotowane i skutecznie doręczone na piśmie.

W wypowiedzeniu zmieniającym pracodawca powinien w sposób przejrzysty i dokładny określić warunki dalszej pracy oraz wynagrodzenia. Powinno ono zawierać również informację o długości obowiązującego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia zmieniającego jest taki sam, jak okres wypowiedzenia umowy o pracę (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące – w zależności od stażu pracy).

Obowiązkiem pracodawcy jest też poinformowanie pracownika o przysługującym mu prawie wniesienia sprzeciwu, czyli odmowy przyjęcia nowych warunków. Pracownik na wniesienie sprzeciwu ma określony czas. Przeważnie upływa on przed połową okresu wypowiedzenia. Jeżeli w tym czasie nie złoży sprzeciwu, to oznacza, że wyraził zgodę na zmianę warunków. Jeżeli pracodawca pominie informację o prawie do wniesienia sprzeciwu osoba zatrudniona może do końca okresu wypowiedzenia złożyć tego typu oświadczenie i będzie ono wówczas wiążące dla obu stron.

Jeśli pracownik ostatecznie odmówi przyjęcia nowych warunków proponowanych przez pracodawcę, umowa o pracę zgodnie z prawem zostaje rozwiązana z upływem okresu wypowiedzenia.

Jeśli pracownik zgodzi się na nowe warunki nie ma konieczności sporządzania nowej umowy o pracę, wystarczy tylko spisać aneks do już obowiązującej.

Porozumienie zbiorowe

Porozumienie zbiorowe stosuje się głównie w przypadku obniżenia wymiaru czasu pracy oraz wynagrodzenia z uwagi na trudną sytuację ekonomiczną przedsiębiorcy.

Dotyczy to wyłącznie małych firm, w których nie obowiązuje układ zbiorowy i jest mniej niż 20 pracowników. Liczba ta odnosi się do wszystkich zatrudnionych pracowników, niezależnie od rodzaju umowy o pracę.

Pracodawca zawiera z załogą porozumienie, w którym określa, że będzie wypłacał wynagrodzenie mniej korzystne niż wynika to z umowy o pracę. Stroną takiego zbiorowego porozumienia jest zakładowa organizacja związkowa, a jeśli taka nie działa w firmie – przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy.

Podpisanie porozumienia zbiorowego pozwala na zmienienie warunków zatrudnienia od razu wszystkich pracowników, którzy zostali nim objęci. Nie jest w tym przypadku konieczna indywidualna zgoda każdego pracownika, nie jest też wymagane, by każdy z nich otrzymał wypowiedzenie warunków płacy.

Porozumienie zbiorowe ma charakter czasowy i nie może być dłuższe niż na 3 lata.

Pracodawca przekazuje porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Obniżenie wynagrodzenia w ramach przepisów tarczy antykryzysowej

W dobie pandemii koronawirusa polski ustawodawca wprowadził wiele nowych rozwiązań prawnych. Część z nich dotyczy również możliwości zmniejszenia wysokości wynagrodzenia. Mogą skorzystać z nich pracodawcy, u których wystąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w następstwie obostrzeń związanych z epidemią i w związku z tym wystąpił istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń.

Wśród tych rozwiązań są:

obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika maksymalnie o 20%, jednak nie więcej niż do połowy etatu; wynagrodzenie zmniejszy się wtedy proporcjonalnie, nie może być jednak niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika przed jego obniżeniem;

– zastosowanie w stosunku do pracowników tzw. postojowego; w okresie jego obowiązywania pracodawca wypłaca im pensję w obniżonej wysokości jednak nie więcej niż o 50% od tego otrzymywanego do tej pory, wynagrodzenie to nie może być też niższe niż wysokość minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub reprezentatywną grupą pracowników.

Rozwiązania te mogą być stosowane co do zasady przez okres 6 miesięcy, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)