Podwyżka diety i ryczałtów w krajowej podróży służbowej

38 zł za dobę podróży. Od 28 lipca 2022 roku o 8 zł wzrasta dieta w czasie podróży krajowej. Razem ze stawką diety wzrośnie też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu.

Rozporządzenie ministra Rodziny i Polityki Społecznej w tej sprawie zostało 13 lipca 2022 roku opublikowane w Dzienniku Ustaw. Można się z nim zapoznać pod adresem Dziennik Ustaw z 13 lipca 2022 r. (poz 1481).

Przypomnijmy, czym jest podróż służbowa, kiedy pracownik może oczekiwać zwrotu kosztów za wyjazd i na jakich zasadach.

Czym jest podróż służbowa?

Pracodawca może wydać swojemu pracownikowi polecenie wykonania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Pracownikowi za taką podróż służbową, zwaną również delegacją, przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Chodzi tu przede wszystkim o koszty wyżywienia, przejazdów i noclegów. Należności te pokrywa pracodawca.

Rodzaj świadczeń delegacyjnych oraz warunki ich wypłaty określa odpowiednie rozporządzenie ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Dotyczy ono pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej. Może to nastąpić na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy, wewnętrznego regulaminu zakładu pracy lub umowy o pracę. Należności te nie mogą jednak być niższe niż określone w rozporządzeniu dla pracowników sfery budżetowej.

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera postanowień dotyczących wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności według przepisów ww. rozporządzenia.

Uwaga – podróży służbowej (delegacji) nie należy mylić z oddelegowaniem. Delegowanie to sytuacja, w której pracodawca wysyła pracownika w inne miejsce na określony czas. W takiej sytuacji zmianie ulega miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie o pracę. Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, co dla pracowników udających się w podróż służbową

Należności za podróż służbową

Pracownikowi za podróż służbową przysługują:

• dieta – środki przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,
• zwrot kosztów – za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i za inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta za podróż krajową

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przysługują środki przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, czyli dieta.

Do niedawna dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynosiła 30 zł. Ta stawka obowiązywała od dnia 1 marca 2013 roku. Zgodnie z nowym rozporządzeniem od 28 lipca 2022 roku dieta będzie wynosić 38 zł za dobę.

Jeżeli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. W zależności od posiłku kwota diety zostaje pomniejszona o:

• 25% – jeśli pracownik otrzymał bezpłatne śniadanie lub kolację,
• 50% – w przypadku bezpłatnego obiadu.

Dieta nie przysługuje:

• gdy pracownikowi zostanie zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie,
• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• za czas przejazdów w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Koszt przejazdu w podróży służbowej

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej, a także jego rodzaj i klasę.

Przy wyznaczaniu środka transportu bierze się pod uwagę specyfikę danego wyjazdu. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy (nie musi on także być własnością pracownika).

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za przejazdy w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę, by pracownik skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego lub np. motocykla. W takiej sytuacji pracownikowi oblicza się należny zwrot kosztów według przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Liczbę przejechanych kilometrów mnoży się przez stawkę za kilometr i pracodawca zwraca pracownikowi tak obliczone koszty. Stawka zależy od rodzaju pojazdu. Od stycznia 2022 roku wynosi:

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³;
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³;
• 0,2302 zł – dla motocykla;
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Zwrot kosztów obejmuje także inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, określone lub uznane przez pracodawcę (w udokumentowanej wysokości). Mogą to być: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

W przypadku podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni zwrot kosztów przysługuje również za przejazd w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Koszt dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Jeśli w podróży służbowej pracownik korzysta ze środków komunikacji miejscowej, pracodawca na wniosek pracownika pokrywa koszty udokumentowane biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku.

Jeśli pracownik nie może tego udokumentować przysługuje mu za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej ryczałt w wysokości 20% diety, który od 28 lipca 2022 roku wyniesie 7,60 zł (obecnie 6 zł).

Zwrot kosztów za nocleg

Jeśli pracownik będący w delegacji zatrzymuje się w hotelu lub innym miejscu świadczącym usługi hotelarskie, powinien otrzymać zwrot kosztów za nocleg. Wysokość poniesionych przez niego kosztów musi udokumentować rachunkiem lub fakturą. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety. Od 28 lipca 2022 roku będzie to kwota 760 zł (obecnie wynosi 600 zł).

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.

Jeśli pracodawca nie zapewni noclegu pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej, a pracownik nie przedstawi rachunków za nocleg, pracownikowi przysługiwał będzie ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety. Obecnie jest to 45 zł, od 28 lipca 2022 roku będzie to 57 zł.

Ryczałt przysługuje tylko, gdy nocleg trwał minimum 6h i odpoczynek odbywał się między 21:00 a 7:00.

Zwrot kosztów lub ryczałt nie przysługuje, jeśli nocleg był bezpłatny, gdy odbywał się w czasie przejazdu lub gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego lub czasowego pobytu.

2022-07-18

 

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)