Procedura SME, czyli zwolnienie z VAT dla małych przedsiębiorców w UE

Od 1 stycznia 2025 roku w krajach członkowskich Unii Europejskiej zaczęła obowiązywać procedura SME dotycząca zwolnienia z VAT dla małych i średnich przedsiębiorstw. Jej celem jest ułatwienie działalności przedsiębiorcom działającym na niewielką skalę poza granicami kraju, bez konieczności rejestracji do VAT w każdym państwie, do którego kierują swoje towary lub usługi.

Sprawdź, na czym polega ta procedura i kto może z niej skorzystać.

Czym jest procedura SME?

Procedura SME (ang. Small and Medium Enterprises Scheme) to nowa, szczególna procedura zwolnienia z VAT, która zaczęła obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Warto od razu zaznaczyć, że wdrożenie procedury SME jest dobrowolne i na razie nie wszystkie państwa członkowskie ją wprowadziły, jak np. Hiszpania. Procedura SME nie ma też zastosowania do państw trzecich.

Głównym celem procedury SME jest uproszczenie obowiązków podatkowych dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), które prowadzą sprzedaż transgraniczną na niewielką skalę.

Do tej pory przedsiębiorca z siedzibą w Polsce mógł korzystać z krajowego zwolnienia z VAT, pod warunkiem że wartość jego sprzedaży nie przekraczała w danym roku podatkowym 200 000 zł. Jednak w przypadku sprzedaży towarów lub usług do innych krajów UE, był zobowiązany do rejestracji do VAT w każdym z tych państw – niezależnie od wartości transakcji. Procedury rejestracyjne i sprawozdawcze z tym związane były często skomplikowane, czasochłonne i kosztowne. Podobne wyzwania dotyczyły zagranicznych firm, które prowadziły działalność w Polsce bez lokalnej rejestracji VAT.

Nowa procedura SME umożliwia przedsiębiorcom rozszerzenie zwolnienia z VAT także na inne niż siedziba firmy kraje UE – bez konieczności rejestracji w każdym z nich oddzielnie. Wystarczy złożyć odpowiednie zgłoszenie oraz spełnić wymagania określone w przepisach.

Procedura SME nie jest obowiązkowa – przedsiębiorcy, którzy nie chcą z niej korzystać, nadal mogą zarejestrować się do VAT na zasadach ogólnych w innym państwie członkowskim. Dla wielu firm jest to jednak atrakcyjna alternatywa, pozwalająca zaoszczędzić czas, środki i ograniczyć formalności.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z procedury SME?

Z procedury SME mogą korzystać wyłącznie mikro, mali i średni przedsiębiorcy, którzy chcą uzyskać zwolnienie z VAT w różnych krajach Unii Europejskiej i jednocześnie spełniają wszystkie poniższe warunki.

Krajowy limit obrotów

W pierwszej kolejności firma musi być podmiotowo zwolniona w swoim państwie siedziby, czyli spełniać krajowy limit obrotów uprawniający do zwolnienia z VAT. W Polsce limit ten wynosi 200 000 zł rocznego obrotu netto (bez VAT). W innych krajach UE mogą obowiązywać inne progi – ustalane indywidualnie przez każde państwo członkowskie, zgodnie z przepisami unijnymi.

Limit obrotu w konkretnym kraju UE

W każdym państwie członkowskim, w którym przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia z VAT, jego roczny obrót musi być niższy niż lokalny próg zwolnienia obowiązujący w tym kraju. Przykładowo: jeśli limit w Niemczech wynosi 25 000 euro, to sprzedaż do niemieckich odbiorców nie może przekroczyć tej kwoty – w przeciwnym razie podatnik traci prawo do zwolnienia i musi się zarejestrować jako czynny podatnik VAT w Niemczech.

Państwa członkowskie indywidualnie określają ten limit, dlatego wysokość progu może się różnić w zależności od kraju, ale nie może przekroczyć 85 000 euro lub równowartości w walucie państwa członkowskiego UE.

Limit obrotu w całej Unii Europejskiej

Łączna sprzedaż na rzecz klientów w innych państwach członkowskich UE (czyli poza krajem siedziby) nie może przekroczyć 100 000 euro rocznie netto (bez VAT). Wartość obrotu przeliczana jest na euro według kursu ogłaszanego przez Europejski Bank Centralny na początku roku. Limit ten dotyczy zarówno bieżącego roku podatkowego, jak i roku poprzedniego – przekroczenie go w którymkolwiek z tych okresów wyklucza możliwość skorzystania z procedury SME.

Uprzednie zgłoszenie zamiaru korzystania z procedury SME

Samo spełnienie limitów nie wystarczy – przedsiębiorca musi wcześniej zgłosić zamiar skorzystania ze zwolnienia z VAT w innym kraju UE i uzyskać numer EX. Bez tego nie będzie mógł zastosować procedury SME, nawet jeśli jego sprzedaż mieści się w limitach. Jak to zrobić – czytaj poniżej.

Co w przypadku przekroczenia limitów?

Jeżeli przedsiębiorca przekroczy którykolwiek z obowiązujących progów – czy to 100 000 euro w całej UE, czy lokalny limit w danym państwie członkowskim – traci prawo do korzystania z procedury SME w tym konkretnym kraju lub we wszystkich państwach członkowskich, w zależności od naruszonego limitu. Od tego momentu zobowiązany będzie do rejestracji do VAT i stosowania lokalnych przepisów podatkowych danego kraju.

Rodzaj sprzedawanych towarów i usług

Warto dodatkowo podkreślić, że z procedury SME nie mogą korzystać przedsiębiorstwa z Unii Europejskiej, które sprzedają towary lub świadczą usługi, które w danym państwie muszą być obowiązkowo zarejestrowane na potrzeby podatku VAT.

Jak zacząć korzystać z procedury SME?

Aby skorzystać z procedury SME i móc legalnie stosować zwolnienie z VAT w innych państwach członkowskich UE, przedsiębiorca musi przejść przez proces rejestracyjny, który rozpoczyna się od złożenia uprzedniego powiadomienia o zamiarze skorzystania z procedury.

Uprzednie powiadomienie o zamiarze skorzystania z procedury SME

Powiadomienie należy złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w kraju, w którym przedsiębiorca ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W Polsce organem właściwym w tym zakresie jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Dla podatników z innych państw członkowskich Unii Europejskiej chcących skorzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce adresatem jest Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście.

Powiadomienie można złożyć wyłącznie elektronicznie za pomocą e-Urzędu Skarbowego. Nie ma możliwości składania dokumentów w formie papierowej ani przez tradycyjną pocztę.

W zgłoszeniu należy podać następujące dane:

• dane urzędu i cel zgłoszenia – Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, zamiar korzystania ze zwolnienia w procedurze SME,
• identyfikator podatkowy – numer NIP, numer VAT OSS jeśli dotyczy,
• dane identyfikacyjne podatnika – imię, nazwisko i adres zamieszkania dla osób fizycznych lub nazwę firmy i adres jej siedziby,
• rodzaj działalności gospodarczej ­– wraz z kodem PKD,
• państwa członkowskie, w których planuje się korzystać ze zwolnienia z VAT,
• wartość sprzedaży towarów i usług w każdym kraju UE oraz w Polsce wyrażona w euro – za poprzedni rok podatkowy, za dwa lata wstecz, za bieżący rok podatkowy (już zrealizowane).

Nadanie numeru identyfikacyjnego EX

Naczelnik US ma 35 dni roboczych na odpowiedź. Czas ten może się wydłużyć, np. w przypadku dodatkowych kontroli. Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia przedsiębiorca otrzyma numer identyfikacyjny EX (ang. Exemption Number). Numer ten to poprzedzony kodem kraju (PL) numer NIP przedsiębiorcy z dodanym po myślniku sufiksem „EX”.

Numer EX będzie potwierdzeniem, że podatnik ma prawo do korzystania ze zwolnienia w innych państwach członkowskich. Będzie on przypisany do firmy i wykorzystywany w kontaktach z zagranicznymi organami podatkowymi. Będzie również przekazywany do administracji podatkowych wszystkich państw, które przedsiębiorca wskazał w zgłoszeniu. Dzięki temu lokalne urzędy będą wiedziały, że dany podmiot korzysta z procedury SME i nie ma obowiązku rejestrowania się tam jako podatnik VAT – o ile nie zostaną przekroczone limity.

Aktualizacja powiadomienia

Jeśli sytuacja firmy się zmieni – np. zwiększy się skala sprzedaży lub przedsiębiorca będzie chciał objąć zwolnieniem dodatkowe państwo członkowskie – konieczne będzie złożenie aktualizacji uprzedniego powiadomienia.

Obowiązki podatnika w procedurze SME

Chociaż procedura SME znacząco upraszcza formalności związane z rejestracją do VAT w innych krajach UE, przedsiębiorcy, którzy zdecydują się z niej skorzystać, muszą pamiętać o określonych obowiązkach. Dotyczą one przede wszystkim monitorowania obrotów, prowadzenia odpowiedniej ewidencji oraz terminowego informowania organów podatkowych o swojej działalności.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży

Każdy podatnik korzystający z procedury SME jest zobowiązany do prowadzenia dokładnej ewidencji sprzedaży w podziale na państwa członkowskie, w których stosuje zwolnienie z VAT. Ewidencja ta powinna umożliwiać:

• bieżące śledzenie wartości sprzedaży w danym kraju,
• weryfikację, czy nie został przekroczony lokalny próg uprawniający do zwolnienia,
• zestawienie rocznych obrotów transgranicznych w całej UE (na potrzeby limitu 100 000 euro).

Ewidencja ta musi być przechowywana w sposób umożliwiający łatwe udostępnienie danych organom podatkowym na ich żądanie.

Kwartalne sprawozdania dla administracji podatkowej

Podatnicy muszą składać do urzędu skarbowego w swoim państwie informacje kwartalne, w których raportują:

• wysokość sprzedaży w poszczególnych państwach członkowskich objętych procedurą SME,
• informacje o zmianach w zakresie działalności objętej zwolnieniem (np. dodanie nowego kraju, zaprzestanie sprzedaży),
• przekroczenie limitów, jeżeli do niego doszło.

Informację należy złożyć w terminie miesiąca od końca kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Monitorowanie limitów obrotów

Każdy podatnik SME musi na bieżąco:

• kontrolować, czy nie przekroczył łącznego limitu 100 000 euro rocznie sprzedaży transgranicznej w UE,
• kontrolować, czy nie przekroczył lokalnych progów zwolnienia z VAT w państwach, w których korzysta z procedury SME.

Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów skutkuje automatyczną utratą prawa do zwolnienia z VAT – odpowiednio:

• w danym państwie członkowskim (jeśli przekroczony został lokalny próg),
• lub we wszystkich państwach UE (jeśli przekroczony został próg 100 000 euro).

Obowiązek informowania o zmianach

W przypadku jakichkolwiek zmian mających wpływ na prawo do korzystania z procedury SME – np. przekroczenie limitu, zmiana danych firmy, rozszerzenie działalności na nowe państwa – podatnik ma obowiązek:

• złożyć aktualizację zgłoszenia,
• poinformować urząd skarbowy w kraju siedziby o tych zmianach.

Zaniechanie tego obowiązku może skutkować utratą prawa do korzystania z procedury i koniecznością rejestracji do VAT w innych krajach.

2025-03-28

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)