Jakie składki ZUS będą obowiązywać w 2025 roku?
13 listopada 2024
Dłuższy urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i dzieci hospitalizowanych
17 grudnia 2024

Remanent, czyli spis z natury – jak i kiedy go sporządzić?

Remanent, czyli spis z natury, to jeden z ważnych obowiązków przedsiębiorcy, najczęściej dokonywany z końcem roku podatkowego. Jego celem jest dokładne określenie stanu majątku firmy, co ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe. Choć zasady sporządzania remanentu są szczegółowo uregulowane w przepisach, wiele osób wciąż ma wątpliwości, jak poprawnie go przygotować i na co zwrócić uwagę.

Czy remanent jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy? Kiedy sporządza się spis z natury? Jakie składniki majątku powinny znaleźć się w remanencie? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym artykule.

Remanent – czym jest?

Remanent, znany także jako spis z natury, to szczegółowa inwentaryzacja składników majątku przedsiębiorstwa, przeprowadzana na określony dzień. Spis z natury nie powinien opierać się wyłącznie na danych z programów magazynowych. Jego celem jest ustalenie faktycznego stanu posiadanych towarów, materiałów oraz innych składników majątku. Należy ręcznie przeliczyć towar i sprawdzić, w jakim jest stanie, co pozwala na porównanie wyników z zapisami księgowymi.

W praktyce remanent obejmuje:

sporządzenie pisemnej listy wszystkich towarów i materiałów znajdujących się w przedsiębiorstwie,
określenie ilości i wartości poszczególnych pozycji, uwzględniając ich aktualny stan oraz wartość rynkową,
wykazanie różnic między stanem faktycznym a księgowym, co pozwala na korektę zapisów finansowych.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy remanent spełnia kilka istotnych funkcji:

kontrolną – pomaga zweryfikować, czy rzeczywiste zasoby przedsiębiorstwa zgadzają się z dokumentacją księgową,
rozliczeniową – wpływa na wysokość dochodu do opodatkowania poprzez różnice w stanach magazynowych na początku i końcu roku,
planistyczną – umożliwia analizę efektywności zarządzania zapasami oraz planowanie zakupów na kolejny rok.

Kto musi przeprowadzić remanent?

Obowiązek przeprowadzenia co najmniej raz do roku remanentu mają przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), opodatkowani na zasadach ogólnych jak i podatkiem liniowym. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wspólników spółek cywilnych, jawnych oraz partnerskich. Obowiązek ten wynika z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego prowadzenia PKPiR z dnia 23 grudnia 2019 roku.

Podatnicy, którzy prowadzą uproszczone formy ewidencji, takie jak karta podatkowa, z reguły nie są zobowiązani do sporządzania remanentu, chyba że szczególne przepisy stanowią inaczej.

Podatnicy rozliczający się na ryczałcie od 2019 roku nie mają obowiązku sporządzania remanentu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której firma jest likwidowana.

Kiedy należy sporządzić spis z natury?

Każdy spis z natury powinien być przeprowadzony w określonych terminach, zależnych od charakteru działalności i okoliczności, które mają wpływ na księgowość.

Co do zasady remanent sporządza się:

na dzień 1 stycznia – dotyczy rozpoczęcia nowego roku podatkowego i pozwala na określenie początkowego stanu majątku na dany rok.

na koniec każdego roku podatkowego – obowiązek dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, stanowi podstawę do zamknięcia ksiąg podatkowych i obliczenia dochodu.

na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego – dotyczy nowo założonych firm, umożliwia ustalenie stanu początkowego zapasów oraz innych składników majątku.

na dzień likwidacji działalności gospodarczej – obowiązek przeprowadzenia spisu majątku w momencie zakończenia działalności, stanowi podstawę do sporządzenia końcowego rozliczenia podatkowego.

w przypadku zmiany wspólnika lub proporcji udziałów wspólników – przeprowadzany w momencie, gdy dochodzi do zmian struktury wspólników w spółce cywilnej, jawnej lub partnerskiej, pozwala na prawidłowe rozliczenie udziałów.

Warto tu od razu zaznaczyć, że podatnicy, którzy sporządzili spis z natury na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego, są zwolnieni z obowiązku sporządzania kolejnego remanentu na dzień 1 stycznia nowego roku podatkowego. W takim przypadku do podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisać dane z remanentu sporządzonego na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Dzięki temu unikamy podwójnego sporządzania spisu w krótkim odstępie czasu, co ułatwia prowadzenie ewidencji i zmniejsza obciążenie administracyjne dla przedsiębiorcy.

Co ważne – spis z natury na koniec roku są zobowiązani zrobić również przedsiębiorcy, którzy mają zawieszoną działalność gospodarczą.

Remanent przeprowadza się również w kilku innych sytuacjach, np.:

– na żądanie organów podatkowych – w przypadku kontroli podatkowej lub weryfikacji prawidłowości rozliczeń,
– w określonych sytuacjach specyficznych dla danej branży, jeśli wynika to z przepisów szczególnych.

Remanent na koniec roku – co jest w nim ujmowane?

Spis z natury na koniec roku powinien obejmować wszystkie składniki majątku przedsiębiorstwa, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i które znajdują się w firmie na dzień 31 grudnia. Jego celem jest precyzyjne określenie zasobów firmy, ich ilości oraz wartości, aby można było uwzględnić je w rozliczeniach podatkowych.

Remanent powinien zawierać:

towary handlowe – produkty zakupione z zamiarem dalszej odsprzedaży w niezmienionej formie, dotyczy to zarówno towarów znajdujących się w magazynie, jak i poza siedzibą firmy, np. w punktach sprzedaży.

materiały – surowce i materiały podstawowe wykorzystywane w procesie produkcji, a także materiały pomocnicze, takie jak opakowania, środki czystości lub inne elementy niezbędne do działalności operacyjnej.

półwyroby – produkty znajdujące się w trakcie procesu produkcyjnego, które nie zostały jeszcze ukończone.

produkcja w toku – wszystkie prace produkcyjne, które są w trakcie realizacji na dzień sporządzania remanentu, nawet jeśli nie są jeszcze gotowe do sprzedaży.

wyroby gotowe – produkty w pełni ukończone i gotowe do sprzedaży, znajdujące się na stanie magazynowym.

braki i odpady – składniki majątku, które nie są już pełnowartościowe, ale mogą być jeszcze wykorzystane w działalności lub sprzedane jako odpady użytkowe.

towary obce – rzeczy znajdujące się w przedsiębiorstwie, które należą do innych podmiotów, np. towar w komis, w remanencie muszą być one odpowiednio oznaczone jako „towar obcy”, nie podlegają one wycenie, podaje się jedynie ich ilość oraz wskazuje właściciela.

W remanencie na koniec roku nie należy ujmować środków trwałych ani wyposażenia (np. sprzęt biurowy i komputerowy, maszyny, telefony czy samochody). Wpisuje się je do ewidencji wyposażenia firmy lub ewidencji środków trwałych.

Jeśli remanent jest przeprowadzany z powodu likwidacji działalności, spisem z natury należy objąć również wyposażenie oraz składniki majątku trwałego.

Remanent – co powinny zawierać dokumenty?

Spis z natury, aby był uznany za ważny i zgodny z przepisami prawa, musi spełniać określone wymogi formalne. Dokument ten powinien być szczegółowy, rzetelny oraz zawierać wszystkie elementy wymagane przez przepisy podatkowe. Poniżej przedstawiono najważniejsze składniki, jakie musi zawierać prawidłowo sporządzony remanent:

dane identyfikujące przedsiębiorstwo – imię i nazwisko właściciela (lub nazwę firmy), adres prowadzenia działalności gospodarczej,
data sporządzenia spisu – precyzyjnie określony dzień, na który remanent jest przeprowadzany, np. 31 grudnia,
numer kolejny pozycji w spisie – każdy składnik majątku powinien być zapisany jako odrębna pozycja w sposób czytelny i logiczny,
szczegółowy opis składników majątku – nazwa towaru, materiału lub innego składnika majątku, z uwzględnieniem cech charakterystycznych, np. rodzaju, modelu, czy jednostki miary,
ilość składników – liczba jednostek każdego towaru lub materiału, wyrażona w odpowiedniej jednostce miary (np. sztuki, kilogramy, litry),
cena jednostkowa – wartość w złotych i groszach za każdą jednostkę danego składnika majątku,
wartość końcowa pozycji – wynik przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
łączna wartość remanentu – suma wartości wszystkich pozycji ujętych w spisie z natury,
klauzula końcowa – informacja o zakończeniu spisu na danej pozycji, np. „Spis zakończono na pozycji 100”,
podpisy osób sporządzających spis oraz właściciela firmy lub wspólników w przypadku spółki.

Jak dokonać wyceny towarów ujętych w remanencie?

Kolejnym etapem sporządzania remanentu jest prawidłowa wycena składników ujętych w remanencie. Trzeba jej dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od sporządzenia spisu. Na podstawie tych wartości obliczany jest dochód do opodatkowania.

Oto zasady wyceny poszczególnych elementów remanentu:

Materiały oraz towary handlowe – według cen zakupu, nabycia lub według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

Cena zakupu – to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, przy imporcie – powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.
Cena nabycia – to cena zakupu składnika majątku powiększona o koszty uboczne związane z zakupem do momentu złożenia w magazynie według ich cen zakupu, wyróżniamy tutaj: koszty transportu, załadunku, wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze.
Cena rynkowa – to przeciętna cena sprzedaży netto stosowana w danej miejscowości w obrocie składnikami majątkowymi tego samego rodzaju i gatunku z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia, jaką w danej chwili trzeba zapłacić za składniki majątku na rynku.

Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji – wyceniane na podstawie kosztów wytworzenia, uwzględniających surowce, materiały pomocnicze, robociznę oraz inne koszty bezpośrednie.

Materiały częściowo zużyte – wyceniane tak, jak gdyby były nienaruszone, bez względu na to, ile faktycznie materiału pozostało.

Odpady użytkowe – wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego wykorzystania lub sprzedaży.

Co ważne – podatnicy VAT czynni dokonują wyceny w cenach zakupu netto, a podatnicy nie rozliczający VAT w cenach zakupu brutto.

Wartości wyceny powinny być poparte odpowiednimi dokumentami, takimi jak faktury zakupowe, umowy lub inne potwierdzenia kosztów.

Czym jest remanent zerowy?

Remanent zerowy to szczególny przypadek spisu z natury, który ma miejsce, gdy przedsiębiorca na dzień sporządzania remanentu nie posiada żadnych składników majątku objętych obowiązkiem ewidencji. Najczęściej dotyczy to przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają swoją działalność i nie dysponują jeszcze żadnymi towarami czy materiałami. Dotyczy to również przedsiębiorców, których działalność obejmuje świadczenie usług, a nie handel, jak np. prawnicy czy programiści.

Pomimo braku zapasów przeprowadzenie remanentu zerowego jest formalnym obowiązkiem w określonych sytuacjach, takich jak:

Rozpoczęcie działalności gospodarczej – jeśli przedsiębiorca w momencie otwarcia firmy nie posiada jeszcze towarów handlowych, materiałów czy innych składników majątku, musi mimo to sporządzić remanent zerowy.

Zakończenie działalności gospodarczej – na dzień likwidacji firmy remanent zerowy potwierdza brak zapasów i zamyka proces ewidencji.

Okresowe terminy remanentu – na koniec roku podatkowego lub w innych wymaganych sytuacjach, jeśli firma nie posiada zapasów, konieczne jest formalne udokumentowanie tego faktu w formie remanentu zerowego.

Remanent zerowy, podobnie jak zwykły remanent, powinien być sporządzony w odpowiedniej formie i zawierać:

– dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa (nazwa firmy, adres, dane właściciela),
– datę sporządzenia remanentu,
– informację, że w dniu spisu przedsiębiorstwo nie posiadało towarów, materiałów, półwyrobów ani innych składników majątku podlegających remanentowi,
– podpis właściciela firmy lub osób odpowiedzialnych za sporządzenie remanentu.

Szczególne regulacje dotyczące remanentu

Dla niektórych rodzajów działalności gospodarczej spis z natury może zawierać pewne odstępstwa od podanych powyżej zasad. Dotyczą one m.in. działalności księgarskiej oraz antykwarycznej, kantorowej, związanej z udzielaniem pożyczek pod zastaw czy działami specjalnymi produkcji rolnej.

Jak wpisać remanent do KPiR?

Wartość remanentu na koniec roku należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR). Spis może znaleźć się w księdze w formie wyszczególnionych rodzajów towarów bądź materiałów, albo w jednej pozycji (jako suma całości). W tym drugim przypadku przedsiębiorca zobowiązany jest do przygotowania oddzielnego zestawienia dokumentującego remanent, które należy przechowywać razem z księgą.

Remanent sporządzony na dzień 31 grudnia należy wpisać do PKPiR dwukrotnie – najpierw jako ostatnia pozycja kończącego się roku podatkowego, a następnie w tej samej wartości jako pierwsza pozycja, która otwiera kolejny rok podatkowy.

Również remanent zerowy należy załączyć do Księgi Przychodów i Rozchodów pod datą 31 grudnia. W polu wartości należy wpisać „0”. Wartość zerowa powinna być również ujęta na początku nowego roku podatkowego w KPIR jako pierwszy wpis w ewidencji księgowej.

Jeżeli korzystasz z usług księgowego, remanent należy dostarczyć mu w odpowiedniej formie, najlepiej z dokładnym opisem jego zawartości i wartością końcową. Księgowy uwzględni go w księdze i zadba o prawidłowe rozliczenie podatku.

Dokumentacja remanentu powinna być przechowywana na wypadek kontroli podatkowej, niezależnie od tego, czy księgi prowadzone są samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe.

Jak remanent wpływa na podatek dochodowy?

Spis z natury na koniec roku ma duży wpływ na obliczenie dochodu, który podlega opodatkowaniu. Dochód ten jest ustalany na podstawie różnicy między wartością remanentu początkowego a remanentu końcowego.

Wartość sporządzonego na koniec danego roku remanentu należy zestawić z wartością remanentu sporządzonego na początek tego roku, a w przypadku nowych firm – z remanentem sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość poprzedniego spisu, to oznacza, że w ciągu roku podatkowego doszło do wzrostu stanu majątku firmy. W takiej sytuacji wartość nadwyżki remanentu końcowego nad poprzednim remanentem, bądź spisem początkowym, stanowi przychód z działalności gospodarczej.

Jeżeli wartość remanentu końcowego jest niższa niż wartość poprzedniego remanentu lub spisu początkowego, to oznacza, że w ciągu roku podatkowego doszło do zmniejszenia stanu majątku firmy. W takiej sytuacji wartość nadwyżki stanowi koszt uzyskania przychodów.

Jaka jest kara za brak remanentu?

Jeśli nie przygotujemy na koniec roku remanentu albo nie dołączymy go do ksiąg na koniec roku, popełniamy wykroczenie skarbowe związane z nieprawidłowym prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Zagrożone jest ono mandatem w wysokości od 175 do 3500 złotych.

2024-11-26

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)