Urlop wypoczynkowy 2025 – ile dni przysługuje, komu i na jakich zasadach?

Sezon urlopowy w pełni – a wraz z nim powracają pytania o zasady korzystania z urlopu wypoczynkowego. Ile dni urlopu przysługuje w 2025 roku? Komu i kiedy należy się urlop? Czy można go dzielić? Co dzieje się z urlopem niewykorzystanym? Kiedy przysługuje ekwiwalent pieniężny?

Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem dużej korporacji czy małej firmy – warto znać swoje prawa i obowiązki związane z urlopem.

Komu przysługuje urlop wypoczynkowy?

Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę – niezależnie od tego, czy pracuje na pełen etat, czy na część etatu. To właśnie osoby zatrudnione na podstawie kodeksu pracy mają zagwarantowane prawo do corocznego, płatnego urlopu.

Osoby pracujące na umowie zlecenia czy umowie o dzieło nie mają ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego. Chyba, że taka możliwość została przewidziana w samej umowie – ale to już kwestia indywidualnych zapisów, a nie przepisów kodeksu pracy.

Co ważne – z urlopu nie można zrezygnować. Nawet jeśli pracownik sam nie złoży wniosku urlopowego pracodawca ma obowiązek dopilnować, by urlop został udzielony. Również w odniesieniu do tzw. urlopu zaległego, czyli urlopu niewykorzystanego w danym roku. Taki urlop powinien być wykorzystany najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy przede wszystkim od stażu pracy pracownika. Chodzi tu nie tylko o lata przepracowane u obecnego pracodawcy, ale również o łączny staż zawodowy, w który wlicza się też m.in. edukację (np. szkołę średnią lub studia).

Zgodnie z Kodeksem pracy w 2025 roku obowiązują następujące limity:

• 20 dni urlopu rocznie – dla pracowników ze stażem pracy krótszym niż 10 lat,
• 26 dni urlopu rocznie – dla pracowników ze stażem co najmniej 10 lat.

Wymiar ten dotyczy zatrudnienia na pełen etat. Przy zatrudnieniu na część etatu urlop przelicza się proporcjonalnie.

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, zalicza się nie tylko okresy faktycznego zatrudnienia, ale również ukończone szkoły, zgodnie z art. 155 §1 Kodeksu pracy. Zaliczenie do stażu odbywa się na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów (np. świadectwa ukończenia szkoły). Wliczane są następujące okresy:

• zasadnicza szkoła zawodowa – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej niż 3 lata,
• średnia szkoła zawodowa – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej niż 5 lat,
• średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata,
• średnia szkoła policealna – 6 lat,
• szkoła wyższa (studia licencjackie, inżynierskie, magisterskie) – 8 lat.

Należy pamiętać, że okresy te nie sumują się, nawet jeśli pracownik ukończył kilka szkół. Do stażu pracy wlicza się maksymalnie jeden z tych okresów – ten, który daje najkorzystniejszy wynik dla pracownika. Do tego dolicza się oczywiście rzeczywisty czas zatrudnienia.

Przykład: Jak obliczyć łączny staż pracy do urlopu?

Załóżmy, że pracownik ukończył studia magisterskie (czyli szkołę wyższą) oraz ma za sobą 2 lata doświadczenia zawodowego w oparciu o umowę o pracę:

• szkoła wyższa – 8 lat stażu (najwyższy możliwy okres spośród ukończonych szkół),
• zatrudnienie – 2 lata faktycznej pracy.

Łączny staż pracy: 8 + 2 = 10 lat

Tym samym pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, mimo że przepracował realnie tylko 2 lata.

Urlop w pierwszym roku pracy

Pracownicy rozpoczynający pierwszą w życiu pracę nabywają prawo do urlopu wypoczynkowego w inny sposób niż osoby z dłuższym stażem. Zamiast otrzymać pełny wymiar urlopu „z góry”, prawo to przysługuje im stopniowo – z każdym przepracowanym miesiącem.

W pierwszym roku zatrudnienia pracownik nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy – w wysokości 1/12 pełnego rocznego wymiaru.

Przykład

Jeśli pracownik ma prawo do 20 dni urlopu rocznie (bo jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat), to po jednym miesiącu pracy przysługuje mu:

1/12 × 20 dni = 1,66 dnia (czyli 1 dzień i 5 godzin przy pełnym etacie)

Po trzech miesiącach będzie to około 5 dni urlopu, a po sześciu – 10 dni itd. Gdy tylko pracownik przepracuje pełny rok, od kolejnego roku kalendarzowego będzie mu już przysługiwał pełny roczny wymiar urlopu „z góry”, zgodnie ze stażem.

W kolejnych miejscach pracy urlop naliczany jest już w standardowy sposób – całościowo z początkiem roku kalendarzowego, proporcjonalnie do wymiaru etatu i ewentualnie długości zatrudnienia u danego pracodawcy.

Pracodawca powinien zaokrąglać przysługujący urlop w górę do pełnych dni (zgodnie z zasadą wynikającą z art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

Urlop przy niepełnym wymiarze pracy

W przypadku zatrudnienia na część etatu pracownikowi nadal przysługuje urlop wypoczynkowy, ale jego wymiar jest proporcjonalnie zmniejszany względem etatu. Co ważne, nie zmienia się prawo do 20 lub 26 dni urlopu rocznie – zmienia się tylko liczba dni należna przy konkretnym wymiarze czasu pracy.

Jak to działa w praktyce?

Wymiar urlopu ustala się poprzez proporcję odpowiednią do części etatu, a następnie zaokrągla w górę do pełnych dni.

Przykłady

• 1/2 etatu i 10-letni staż pracy (czyli 26 dni rocznie przy pełnym etacie):
  26 × 1/2 = 13 dni urlopu wypoczynkowego
  3/4 etatu i mniej niż 10 lat stażu pracy (czyli 20 dni przy pełnym etacie):
  20 × 3/4 = 15 dni
• 2/5 etatu i 10-letni staż pracy:
  26 × 2/5 = 10,4 czyli 11 dni (zaokrąglone w górę)

Od 2019 roku urlop jest rozliczany także w systemie godzinowym – 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy, niezależnie od długości zmiany pracownika. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na część etatu ustala się w godzinach, a następnie przelicza na dni urlopowe zgodnie z jego harmonogramem pracy.

Przykład: pracownik na ½ etatu ma 13 dni urlopu × 8 godzin = 104 godziny urlopu.

Jeśli jego zmiana trwa 4 godziny dziennie, to ma do wykorzystania 26 dni roboczych po 4 godziny.

Urlop po zmianie etatu w trakcie roku

Zmiana etatu w trakcie roku kalendarzowego – np. z pełnego na pół etatu lub odwrotnie – wpływa na sposób naliczania urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji należy obliczyć urlop proporcjonalnie do okresów przepracowanych na różnych wymiarach czasu pracy.

Wymiar urlopu ustala się w dwóch (lub więcej) częściach – osobno dla każdego okresu obowiązywania danego etatu. Dla każdej z części roku stosuje się proporcję odpowiednią do wymiaru etatu w tym okresie.

Przykład

Pracownik ze stażem powyżej 10 lat (czyli przysługuje mu 26 dni urlopu) pracuje:

• od stycznia do czerwca (6 miesięcy) na pełen etat,
• od lipca do grudnia (6 miesięcy) na 1/2 etatu.

Obliczamy urlop proporcjonalnie:

• 26 dni × 6/12 × 1,0 (pełen etat) = 13 dni
• 26 dni × 6/12 × 0,5 (pół etatu) = 6,5 dnia, zaokrąglamy w górę, co daje 7 dni

Łącznie: 13 + 7 = 20 dni urlopu przysługujących w danym roku.

Urlop uzupełniający

W trakcie roku kalendarzowego pracownik może nabyć prawo do dłuższego wymiaru urlopu wypoczynkowego – najczęściej dzieje się tak wtedy, gdy w danym roku osiąga 10 lat stażu pracy. W takiej sytuacji przysługuje mu tzw. urlop uzupełniający, czyli dodatkowe dni urlopu, które powiększają jego dotychczasowy limit.

Przykład

Pracownik z 9-letnim stażem na dzień 1 stycznia 2025 roku ma prawo do 20 dni urlopu rocznie. W czerwcu 2025 roku mija mu 10 lat stażu pracy, co oznacza, że od tego momentu przysługuje mu 26 dni urlopu.

Jak to rozliczyć?

• Za okres od stycznia do czerwca (6 miesięcy): 20 dni × 6/12 = 10 dni
• Za okres od lipca do grudnia (6 miesięcy): 26 dni × 6/12 = 13 dni

Łącznie za cały rok: 10 + 13 = 23 dni urlopu

Zatem pracownik nabywa w połowie roku prawo do 3 dodatkowych dni urlopu – i to właśnie są jego dni uzupełniające.

Urlop uzupełniający nie jest „nowym” urlopem – to dostosowanie rocznego wymiaru urlopu do nowego stażu pracy.

Pracodawca ma obowiązek samodzielnie kontrolować moment uzyskania przez pracownika prawa do wyższego wymiaru urlopu.

Zmiana ta obowiązuje tylko w roku, w którym pracownik przekroczył graniczny staż (czyli 10 lat); w kolejnych latach przysługuje już pełne 26 dni z góry.

Czy pracownik może mieć więcej niż 26 dni urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z Kodeksem pracy maksymalny ustawowy wymiar urlopu wypoczynkowego to 26 dni rocznie – przysługuje on pracownikom, którzy posiadają co najmniej 10-letni staż pracy. Ale w praktyce istnieją sytuacje, w których pracownik może skorzystać z dłuższego, płatnego urlopu:

• Dodatkowy urlop wynikający z przepisów szczególnych – przysługuje wybranym grupom zawodowym, np.: nauczycielom (zgodnie z Kartą Nauczyciela), sędziom, prokuratorom, urzędnikom służby cywilnej, pracownikom niektórych służb mundurowych.
• Urlop dodatkowy z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgodnie z ustawą o emeryturach pomostowych – np. osoby pracujące w warunkach szkodliwych mogą mieć prawo do dodatkowych dni wolnych.
• Dodatkowy urlop przewidziany w przepisach wewnętrznych firmy (np. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, umowie o pracę) – pracodawca może przyznać dodatkowe dni urlopu np. po określonej liczbie lat pracy w firmie.
• Urlop z innych tytułów – np. szkoleniowy, przysługuje np. pracownikowi skierowanemu na studia czy kursy zawodowe.

Urlop macierzyński a urlop wypoczynkowy

Urlop macierzyński (oraz rodzicielski i ojcowski) nie wpływa negatywnie na prawo do urlopu wypoczynkowego. Pracownica, która przebywa na urlopie macierzyńskim, zachowuje pełne prawo do urlopu wypoczynkowego za ten okres, tak jakby w tym czasie normalnie pracowała.

Co więcej, jeśli po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownica złoży wniosek o wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek go udzielić – bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (lub rodzicielskiego), bez potrzeby powrotu do pracy choćby na jeden dzień.

Urlop wychowawczy a urlop wypoczynkowy

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku urlopu wychowawczego – ten może wpływać na wymiar urlopu wypoczynkowego, ale tylko w ściśle określony sposób.

Zgodnie z przepisami, jeśli pracownik przebywa na urlopie wychowawczym przez część roku, to jego urlop wypoczynkowy za ten rok ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu – o 1/12 za każdy pełny miesiąc korzystania z urlopu wychowawczego.

Przykład

Jeśli pracownik przebywał na urlopie wychowawczym przez 4 pełne miesiące w roku, jego urlop wypoczynkowy za ten rok zostanie pomniejszony o 4/12.

Uwaga: Jeśli urlop wychowawczy rozpoczął się w jednym roku, a zakończył w kolejnym, zmniejszenie urlopu następuje oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego.

Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy

Urlop bezpłatny, udzielany na wniosek pracownika, również wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z przepisami, okres urlopu bezpłatnego nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

To oznacza, że za czas spędzony na urlopie bezpłatnym pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc ktoś przebywał np. przez 3 miesiące na urlopie bezpłatnym w danym roku, jego wymiar urlopu wypoczynkowego może zostać proporcjonalnie pomniejszony.

Dodatkowo – jeśli urlop bezpłatny obejmuje pełen rok kalendarzowy – pracownik w ogóle nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego za ten rok.

Urlop na żądanie a urlop wypoczynkowy

Urlop na żądanie to szczególna forma urlopu wypoczynkowego, z której pracownik może skorzystać w nagłej sytuacji, bez wcześniejszego planowania. Przysługują mu 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego, niezależnie od stażu pracy.

Te 4 dni są częścią przysługującego urlopu wypoczynkowego (czyli z puli 20 lub 26 dni), a nie dodatkowymi dniami wolnymi.

Pracownik powinien zgłosić chęć skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, ale forma zgłoszenia (np. telefonicznie, SMS-em, mailem) nie została szczegółowo określona w przepisach.

Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, chyba że jego nieobecność poważnie zagraża interesom zakładu pracy (np. ciągłości produkcji lub bezpieczeństwu).

Dowiedz się więcej: Urlop na żądanie – co trzeba o nim wiedzieć?

Planowanie urlopu i podział

Zasady planowania urlopu wypoczynkowego reguluje Kodeks pracy. Choć pracownik ma prawo do urlopu, to jego termin powinien być uzgadniany z pracodawcą, a nie ustalany jednostronnie. W praktyce wiele firm opracowuje tzw. plan urlopów, który ma na celu uporządkowanie wypoczynku pracowników i zapewnienie ciągłości pracy.

Plan urlopów sporządza się, jeśli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. W pozostałych przypadkach pracodawca może zrezygnować z planowania urlopów i ustalać terminy indywidualnie z pracownikami – zwykle na podstawie składanych wniosków.

Urlop wypoczynkowy może być udzielany w częściach, ale jedna z nich musi trwać nieprzerwanie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (czyli obejmować co najmniej 10 dni roboczych). Taki ciągły wypoczynek ma umożliwić realną regenerację sił pracownika.

Przykład

Pracownik ma 26 dni urlopu. Może zaplanować:

• 14 dni (np. 2 tygodnie urlopu latem),
• 6 dni (np. w okolicy świąt lub ferii),
• 4 dni (np. w okolicy tzw. „długiego weekend”),
• 2 dni w innym wybranym terminie.

Pracodawca może zmienić termin urlopu, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach – np. gdy nieobecność pracownika zagraża poważnie interesom firmy lub gdy z powodu siły wyższej (np. choroby) nie może on skorzystać z urlopu w planowanym terminie. Każda zmiana powinna być odpowiednio uzasadniona.

Sprawdź też: Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia – zgodnie z zasadą, że urlop nie może powodować pogorszenia sytuacji finansowej pracownika. Wynagrodzenie urlopowe powinno odpowiadać temu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oblicza się na podstawie:

• stałych składników wynagrodzenia (np. stała pensja miesięczna, dodatek funkcyjny) – w pełnej wysokości, bez przeliczania,
• zmiennych składników wynagrodzenia (np. premie, prowizje, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe) – jako średnią z ostatnich 3 miesięcy, a w niektórych przypadkach 12 miesięcy (gdy składniki zmienne znacznie się od siebie różnią).

W przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie stałe miesięczne, obliczenia są proste – za każdy dzień urlopu przysługuje proporcjonalna część miesięcznego wynagrodzenia.

W przypadku pracy na akord lub innych form wynagrodzenia zależnego od wyników pracownicy mają wynagrodzenie urlopowe ustalane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym biorą urlop – z wyłączeniem okresów nieobecności. Nie wliczają się w to premie kwartalne, nagrody czy odprawy.

Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepada?

Nie – niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada automatycznie. Jeśli z różnych powodów (np. choroby, długiego urlopu macierzyńskiego, potrzeb pracodawcy) pracownik nie skorzysta z urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok kalendarzowy jako tzw. urlop zaległy.

Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest naruszeniem prawa pracy i może skutkować:

• mandatem karnym do 2 000 zł,
• grzywną w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł (na podstawie orzeczenia sądu, jeśli sprawa zostanie skierowana przez PIP).

Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu zaległego nawet po tym terminie taki urlop nadal nie przepada. Zaczyna wtedy obowiązywać tzw. termin przedawnienia roszczenia. Pracownik traci prawo do urlopu po 3 latach od 30 września roku kolejnego, za który urlop przysługiwał.

Przykład

Załóżmy, że pracownik nie wykorzysta urlopu za rok 2025. Powinien go wykorzystać najpóźniej do 30 września 2026 roku. Jeśli tego nie zrobi, jego roszczenie przedawni się z dniem 30 września 2029 roku – po tej dacie urlop przepadnie definitywnie.

Czy za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy się ekwiwalent pieniężny?

Co do zasady – nie. Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze, czyli poprzez rzeczywisty odpoczynek pracownika. Nawet jeśli pracownik z jakichś powodów nie chce brać urlopu, pracodawca nie może wypłacić mu ekwiwalentu pieniężnego, dopóki trwa stosunek pracy.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie w przypadku zakończenia zatrudnienia – czyli wtedy, gdy:

• umowa o pracę zostaje rozwiązana (np. przez wypowiedzenie, porozumienie stron lub z upływem czasu określonego),
• umowa wygasa (np. z powodu śmierci pracodawcy, zakończenia działalności, upływu czasu trwania umowy).

W takiej sytuacji pracownik ma prawo do ekwiwalentu zarówno za urlop zaległy, jak i za urlop bieżący, proporcjonalny do przepracowanego okresu w danym roku.

Zobacz też:

Świadczenie urlopowe i wczasy pod gruszą – komu przysługują? – dodatkowe środki, które możesz uzyskać od pracodawcy na dofinansowanie swojego urlopu.

2025-07-01

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)