Urlop na żądanie – co trzeba o nim wiedzieć?

Każdy pracownik zna zapewne takie sytuacje, gdy nagłe, wyjątkowe i nieprzewidziane okoliczności uniemożliwiają mu pojawienie się w pracy. Może wtedy skorzystać z urlopu na żądanie.

Na czym polega urlop na żądanie? Ile razy w ciągu roku można z niego skorzystać? Jak zgłosić pracodawcy żądanie wolnego? W jakim przypadku pracodawca może odmówić?

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to dni wolne od pracy, które stanowią część urlopu wypoczynkowego, czyli wliczają się do liczby dni urlopu wypoczynkowego, które przysługują danemu pracownikowi. W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego nie da się urlopu na żądanie zaplanować z wyprzedzeniem i zamieścić w planie urlopów. Wykorzystuje się go w przypadku wystąpienia niespodziewanej sytuacji życiowej u pracownika.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Urlop na żądanie przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Nie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje w ciągu roku?

Pracownikowi w ciągu roku przysługują 4 dni urlopu na żądanie. Są one wydzielane z puli urlopu wypoczynkowego. Nie są to dodatkowe dni wolne. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany pracownik ma prawo do 20 czy do 26 dni urlopu wypoczynkowego – liczba dni urlopu na żądanie jest stała.

Jeżeli pracownik wykorzystał już w danym roku pełną liczbę dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego – 20 lub 26 – nie ma już prawa ubiegać się o urlop na żądanie.

W zależności od potrzeb każdy pracownik może wybrać, czy chce urlop na żądanie wykorzystać jednorazowo, czy podzielić na części. Może zatem zdecydować się na różne warianty: 4 dni urlopu jednorazowo, 4 dni wolnego osobno po jednym dniu, dwukrotnie po 2 dni urlopu, lub jednorazowo 3 dni wolnego oraz jeden dzień osobno.

Z jakiego powodu można wziąć urlop na żądanie?

Urlop na żądanie pracownik najczęściej bierze w nagłych sytuacjach, których wcześniej nie planował i nie mógł przewidzieć. Może to być np. awaria w mieszkaniu, trudna sytuacja rodzinna, wypadek itp.

Wnioskując o urlop na żądanie, pracownik nie ma obowiązku wyjaśniania powodu tego urlopu, a pracodawca nie może od niego tego wymagać.

Kiedy można wykorzystać urlop na żądanie?

Urlop na żądanie, z racji swojej specyfiki, nie jest objęty planem urlopów, ani procedurą ustalania terminu urlopu przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. To pracownik decyduje, czy nagła sytuacja, która dotyczy jego czy jego rodziny wymaga, by wziął dzień lub dni wolne.

Urlop na żądanie – kiedy i jak zgłosić?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik powinien zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Kodeks pracy nie określa jednego konkretnego sposobu, w jaki pracownik powinien zgłosić pracodawcy chęć skorzystania z urlopu na żądanie. Z tego powodu sposób informowania pracodawcy jest właściwie dowolny. Może to być e-mail, telefon, SMS, osobista rozmowa lub zwykłe pismo. Każda firma może też określić własne zasady dotyczące zgłaszania nieobecności, z którymi pracownik powinien się zapoznać.

Urlop na żądanie – czy pracodawca może odmówić?

Pracownik może rozpocząć urlop na żądanie dopiero w momencie, gdy pracodawca udzieli mu zgody. Co do zasady pracodawca jest zobowiązany takiej zgody udzielić. Tylko w szczególnych, uzasadnionych przypadkach może odmówić. Chodzi tu najczęściej o sytuacje, gdy w danym momencie nieobecność pracownika w firmie zaszkodziłaby jej interesom, kolidowałaby z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy, powodowałaby gorszą obsługę klientów, przestój w produkcji itp.

Pracodawca może również odmówić urlopu, gdy pracownik wykorzystał już wszystkie dni wolne w danym roku kalendarzowym.

Jeżeli pracodawca odmówi pracownikowi urlopu na żądanie bez uzasadnionego powodu – może być ukarany grzywną.

Jeżeli pracodawca odmówi urlopu na żądanie

Pracownik, któremu odmówiono z uzasadnionego powodu urlopu na żądanie, ma obowiązek stawić się w pracy. Jeśli tego nie zrobi może to zostać uznane przez pracodawcę za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, wynikających z Kodeksu pracy, czyli skutkować nieusprawiedliwioną nieobecnością.

Za nieobecność nieusprawiedliwioną pracownik traci prawo do wynagrodzenia a pracodawca może nałożyć na niego karę pieniężną w wysokości nieprzekraczającej wysokości jednodniowego wynagrodzenia pracownika. W skrajnych przypadkach nieusprawiedliwiona nieobecność może zostać zakwalifikowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To z kolei jest uzasadnieniem do zwolnienia dyscyplinarnego.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i w kwestii wynagrodzenia traktowany jest tak samo. Za urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi wypłata wynagrodzenia w 100%. Taką samą więc zapłatę otrzyma za urlop na żądanie. Należy pamiętać, że wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ustalane jest z uwzględnieniem stałych i zmiennych składników wynagrodzenia.

Urlop na żądanie na świadectwie pracy

Pracodawca ma obowiązek wpisać do świadectwa pracy właściwą liczbę dni urlopu na żądanie, z których skorzystał dany pracownik.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w danym roku kalendarzowym przypadającego mu urlopu na żądanie, ten nie przechodzi na kolejny rok jako urlop na żądanie, nie kumuluje się w ten sposób. Urlop na żądanie wlicza się do puli urlopu wypoczynkowego, więc niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na następny rok jako niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracownik w kolejnym roku będzie mógł wykorzystać ponownie tylko 4 dni takiego urlopu, a nie na przykład 8.

Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Co zrobić, gdy pracownik wykorzystał już urlop na żądanie, a pojawia się nagły wypadek i potrzebuje kolejnego dnia lub dni wolnych?
W 2023 roku do Kodeksu pracy został wprowadzony nowy urlop z powodu siły wyższej, w wymiarze dwóch dni lub 16 godzin rocznie. Wniosek o udzielenie urlopu powinien być złożony najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia.

Pod pojęciem działania siły wyższej należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, któremu nie można było zapobiec. Pracownik może skorzystać z tego zwolnienia, gdy na przykład wydarzą się pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, które będą wymagały jego natychmiastowej i niezbędnej obecności.

Urlop z powodu siły wyższej nie jest równoznaczny z urlopem na żądanie. Nie wlicza się do dni urlopu na żądanie, ani do dni urlopu wypoczynkowego.

Urlop z powodu siły wyższej może być wykorzystany nie tylko w wymiarze dziennym, ale też godzinowym, gdy np. w trakcie dnia pracy okaże się, że zachorował ktoś z bliskich albo pracownik z ważnych powodów natychmiast musi wrócić do domu. W odróżnieniu od pełnopłatnego urlopu na żądanie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia.

Sprawdź też: Nowe urlopy w Kodeksie pracy

2024-04-30

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)