Co nowego przyniosła Tarcza antykryzysowa 3.0?
28 maja 2020
Jakie zmiany wprowadza Tarcza antykryzysowa 4.0?
25 czerwca 2020

Wirtualne kasy fiskalne już od 1 czerwca 2020 roku

1 czerwca 2020 roku weszły w życie dwa rozporządzenia Ministra Finansów określające warunki korzystania z tzw. wirtualnych kas fiskalnych.

Czym są wirtualne kasy fiskalne? Czym różnią się od kas tradycyjnych i kas on-line? Kto i na jakich warunkach będzie mógł z nich korzystać? Czy używanie kas wirtualnych będzie obowiązkowe?

Czym są „kasy wirtualne”?

„Kasy wirtualne” działają podobnie jak kasy fiskalne on-line, ale nie są, jak one, osobnymi urządzeniami. „Kasy wirtualne” mają postać oprogramowania, które instaluje się np. na smartfonie, tablecie czy laptopie i zdalnie aktualizuje. Użytkownik płaci tylko ryczałt za korzystanie z aplikacji.

Podobnie, jak kasy fiskalne on-line, również „kasy wirtualne” będą posiadały funkcję przesyłania za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej danych o zdarzeniach fiskalnych do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS.

Kto może korzystać z kas wirtualnych?

Od 1 czerwca 2020 roku wirtualne kasy fiskalne mogą być używane do ewidencjonowania sprzedaży przez wybrane grupy podatników. Są wśród nich przedsiębiorcy działający w branży transportowej, hotelarskiej, gastronomicznej.

Przy użyciu kas wirtualnych będą mogli oni ewidencjować sprzedaż tylko na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie dla podmiotów gospodarczych.

Poniżej przedstawiamy dokładną listę usług, do ewidencjonowania których będą mogły być używane „kasy wirtualne”.

Transport:

– usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875);
– usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
– usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
– usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
– usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
– usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
– usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
– usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
– usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
– usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
– usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
– usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
– usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
– usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
– usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
– usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
– usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0).

Usługi hotelarskie i noclegowe:

– usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
– usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
– usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
– pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90).

Usługi gastronomiczne:

– usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
– usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
– pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29);
– usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30).

Inne:

– sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Obowiązki podatników używających kas wirtualnych

Używając „kasy wirtualnej” podatnik ma podobne obowiązki, jak przy używaniu „zwykłej” kasy rejestrującej.

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji musi dokonać fiskalizacji kasy. Musi też przypisać odpowiednie oznaczenia literowe do stawek podatku lub zwolnienia od podatku.

Podatnik ma też obowiązek wystawiania raportów fiskalnych dobowych i okresowych oraz przechowywania dokumentów fiskalnych przez wymagany przepisami okres i zapewnienia do nich dostępu.

Wymagania techniczne odnośnie kas wirtualnych

Rozporządzenie w sprawie „kas wirtualnych” określa dokładnie wymagania techniczne, jakie muszą one spełniać.

Warunkiem podstawowym, tak samo jak w przypadku pozostałych rodzajów kas rejestrujących, jest posiadanie certyfikatu wystawionego przez producenta i zatwierdzonego przez Główny Urząd Miar, który potwierdzi zgodność działania kasy z wymogami, w szczególności dotyczącymi bezpieczeństwa. Certyfikat taki będzie ważny nie krócej niż 5 lat i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia.

Kasy wirtualne muszą być oznaczone numerem unikatowym. Do każdej kasy wprowadzonej do obrotu producent musi też dołączyć instrukcję obsługi oraz deklarację o spełnianiu przez kasę wymagań technicznych.

Każda kasa wirtualna będzie musiała umożliwiać wystawianie paragonów papierowych, dlatego powinna być połączona z drukarką.

Sposób prowadzenia ewidencji przy użyciu kas wirtualnych

Prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu „kas wirtualnych” będzie podobne, jak w przypadku urządzeń tradycyjnych.

Podatnicy będą dokumentowali każdą czynność sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku. W kasach wirtualnych nie będzie się ewidencjonować zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Zwroty towarów ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji, a w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik powinien dokonać niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji pomyłek.

W rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym „kas wirtualnych” zachowany został podział kas ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób.

„Kasy wirtualne” ogólne przeznaczone są do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji.

„Kasy wirtualne” o zastosowaniu specjalnym związane są ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług. Są to kasy do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego („kasy biletowe”), przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych, przy sprzedaży leków z funkcją rozliczania recept refundowanych, a także kasy rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie i kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Czy używanie kas wirtualnych jest obowiązkowe?

Używanie kas wirtualnych nie jest obowiązkowe, jest to tylko alternatywa dla dotychczas stosowanych kas rejestrujących. Dla przedstawicieli branż wymienionych wyżej używanie kas wirtualnych może jednak zmniejszyć koszty wywiązania się z obowiązku ewidencji sprzedaży. Ułatwi także rozliczanie płatności tam, gdzie posiadanie tradycyjnej kasy może być kłopotliwe.

Z punktu widzenia administracji skarbowej stosowanie kas wirtualnych ma zwiększyć efektywność działań w zakresie ograniczania szarej strefy, zwalczania nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania opodatkowania.

Pełna treść Rozporządzeń Ministerstwa Finansów dotyczących „kas wirtualnych” dostępna jest pod adresami:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.05.2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2020 r. poz. 957)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.05.2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2020 r. poz. 965)

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)