W czasach epidemii koronawirusa większość polskich przedsiębiorców zmaga się z trudną sytuacją w swojej firmie. Pomoc w postaci rozwiązań prawnych i finansowych, które proponuje tzw. „Tarcza antykryzysowa” jest dla wielu z nich niewystarczająca. Przed całkowitym upadkiem firmy może ochronić ją rozwiązanie alternatywne, jakim jest czasowe zawieszenie działalności gospodarczej.
Na jak długo można zawiesić działalność gospodarczą i jakie realne korzyści może to przynieść przedsiębiorcy?
Przedsiębiorca, którego działalność wpisana jest do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), może zawiesić ją na czas określony lub nieokreślony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Zawieszenie firmy można zgłosić zarówno przed terminem planowanego zawieszenia, jak i już po zaprzestaniu prowadzenia działalności, z datą wsteczną.
Działalność wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) można zawiesić na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Działalność może być zawieszona najwcześniej w dniu składania wniosku, nie można jej zawiesić wstecz.
W obu przypadkach, jak napisaliśmy, minimalny okres zawieszenia działalności gospodarczej wynosi 30 dni. Wyjątkiem jest tu czasowe zawieszenie działalności gospodarczej na miesiąc luty, które będzie wynosić 28 lub 29 dni.
Przedsiębiorca, który zdecyduje się zawiesić działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) zgłasza ten fakt na formularzu CEIDG-1:
– w urzędzie miasta lub gminy, osobiście lub przez pełnomocnika,
– przesyłając go listem poleconym, który trzeba podpisać własnoręcznie, a następnie podpis potwierdzić u notariusza,
– elektronicznie przez Internet, na stronie https://prod.ceidg.gov.pl, używając podpisu elektronicznego, podpisu potwierdzonego profilem zaufanym lub podpisu osobistego, który umożliwia identyfikację wnioskodawcy.
Wniosek o zawieszenie działalności zostanie później automatycznie przesłany do Urzędu Skarbowego, ZUS, KRUS i GUS.
Przedsiębiorca, którego działalność wpisana jest do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), zawieszenie zgłasza za jego pośrednictwem.
Składając wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej przedsiębiorca nie musi uzasadniać swojej decyzji, a urząd jest zobowiązany jego wniosek uznać. Złożenie wniosku nie wiąże się też z żadnymi opłatami.
Przedsiębiorca, który chce zawiesić działalność gospodarczą, ma prawo to zrobić pod warunkiem, że nie zatrudnia żadnych pracowników – chodzi tutaj o osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, na zasadzie powołania, wyboru, mianowania czy w ramach spółdzielczej umowy o pracę. Jeżeli takich pracowników zatrudnia, przed zgłoszeniem zawieszenia firmy musi wszystkie umowy rozwiązać.
Oczywiście, musi to zrobić z zachowaniem przewidzianych kodeksem pracy terminów i sposobów wypowiedzenia. A to oznacza, że nie musi zwalniać pracowników aktualnie przebywających na urlopie macierzyńskim i na jego warunkach, na urlopie wychowawczym czy rodzicielskim. W czasie urlopu rodzicielskiego pracownik nie może jednak wykonywać pracy u pracodawcy.
Obowiązek zwolnienia pracowników nie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – umowy o dzieło, zlecenie lub agencyjnej. Przy zawieszeniu działalności nie trzeba takich umów rozwiązywać. Podczas okresu zawieszenia osoby takie nie mogą jednak wykonywać usług w ramach tych umów.
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może:
– wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów,
– zawierać umów cywilnoprawnych w przedmiocie prowadzonej działalności,
– dokonywać sprzedaży, świadczyć usług,
– wykonywać zawartych wcześniej umów.
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo:
– wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
– zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
– przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca ma również prawo i obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych dotyczących działalności sprzed zawieszenia.
Pomimo zawieszenia działalności przedsiębiorca może zostać poddany kontroli przez instytucje do tego upoważnione, na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.
Przedsiębiorca, który zawiesił działalność gospodarczą jest, co do zasady, zwolniony z obowiązku płacenia składek ZUS oraz składania deklaracji ZUS.
Jeśli od opłacenia ostatniej składki na ZUS, w tym zdrowotnej, minie 30 dni, przedsiębiorca utraci jednak prawo do świadczeń zdrowotnych. Może jednak ubezpieczyć się dobrowolnie lub skorzystać z możliwości dopisania do ubezpieczenia członków rodziny.
Jeżeli zawieszenie działalności następuje w trakcie miesiąca, składki społeczne za ten miesiąc ulegają proporcjonalnie obniżeniu. Nie dotyczy to składki na ubezpieczenie zdrowotne, która musi być zawsze opłacana w całości.
Przedsiębiorca, który zawiesza działalność z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem i zgłosi to do ZUS może liczyć na to, że jego składka będzie opłacana z budżetu państwa w całości. Z możliwości takiej może korzystać maksymalnie przez okres 3 lat (nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia) lub przez 6 lat (w przypadku dziecka, które z powodu niepełnosprawności wymaga osobistej opieki, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia).
Przedsiębiorca, który zawiesił działalność gospodarczą jest zwolniony z obowiązku odprowadzania za ten okres zaliczek na podatek dochodowy. Dotyczy to również tych, którzy rozliczają się ryczałtem, liniowo, kartą podatkową, a także tych, którzy w trakcie roku przyjęli uproszczone formy rozliczania podatku.
W czasie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może osiągać przychodów z bieżącej działalności, może jednak pojawić się przychód z należności powstałych przed datą zawieszenia, np. ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia, z odsetek z firmowego konta bankowego. Wówczas zaliczkę na podatek należy zapłacić dopiero po wznowieniu działalności. Zaliczka ta zostanie wykazana i rozliczona w rocznym zeznaniu podatkowym lub też odprowadzona razem z zaliczką za pierwszy miesiąc czy kwartał po wznowieniu działalności gospodarczej.
W czasie zawieszenia działalności mogą pojawić się też wydatki, do regulowania których przedsiębiorca zobowiązał się przed zawieszeniem działalności, np. czynsz za najem lokalu wykorzystywanego w działalności, opłaty za media (energię elektryczną, wodę, gaz), abonament na telefon firmowy, usługi ochrony mienia. Przedsiębiorca ma prawo uwzględnić je w rachunku podatkowym, jako koszty uzyskania przychodów i odliczyć w zeznaniu podatkowym składanym za dany rok.
Środki trwałe, które nie są używane w działalności na skutek jej zawieszenia, nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono tę działalność.
W odniesieniu do podatku dochodowego warto też podkreślić, że zawieszenie działalności nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku sporządzania zeznania i rocznego rozliczenia podatku dochodowego, nawet jeżeli nie poniósł żadnych strat, ani nie uzyskał żadnych przychodów.
Przedsiębiorca, który zawiesił działalność gospodarczą jest, co do zasady, zwolniony z obowiązku składania deklaracji VAT za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy. Są jednak pewne wyjątki. Deklaracje VAT należy składać w przypadku:
– wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
– importu towarów lub usług spoza UE.
Deklarację VAT należy złożyć również wtedy, gdy zawieszenie działalności nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego, a także wtedy, gdy pojawia się konieczność skorygowania podatku naliczonego.
Jeśli w czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca dokonuje zakupu towarów i usług niezbędnych w celu jej podtrzymania, to ma prawo odliczyć VAT z dokumentujących je faktur na ogólnych zasadach. Składa wówczas deklarację VAT tylko za te okresy, w których rozliczył te transakcje.
Warto też pamiętać, że zawieszenie działalności gospodarczej może doprowadzić do wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru podatników VAT. Stanie się tak, gdy zawieszenie to nastąpi na okres co najmniej 6 miesięcy. Gdy przedsiębiorca wznowi działalność zostanie ponownie, z urzędu, zarejestrowany przez fiskusa jako podatnik VAT. Nie musi już dokonywać ponownej rejestracji do celów VAT.
Po stronie korzyści z zawieszenia działalności gospodarczej z pewnością można wymienić:
– zwolnienie z obowiązku zapłaty zaliczek na podatek dochodowy,
– zwolnienie z obowiązku płacenia składek ZUS oraz składania deklaracji ZUS,
– zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT za dane okresy rozliczeniowe.
Trzeba jednak pamiętać, że zawieszenie działalności gospodarczej ma również swoje negatywne konsekwencje.
Brak opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oznacza utratę prawa do świadczeń z systemu ubezpieczeń społecznych – zdrowotnego, wypadkowego, chorobowego czy urlopu macierzyńskiego.
Okres zawieszenia działalności gospodarczej nie będzie wliczany do lat pracy uprawniających do otrzymania emerytury.
Brak wykonywania działalności powoduje również, że przedsiębiorca nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych, ponieważ składniki majątku są w tym czasie nieużywane do prowadzenia działalności gospodarczej.
Dlatego przed zawieszeniem działalności warto rzetelnie ocenić bilans zysków i strat.
Jeśli przedsiębiorca wskazał we wniosku termin, do którego ma trwać zawieszenie działalności, wraz z jego upływem działalność ulega automatycznemu odwieszeniu. Nie trzeba składać żadnych dodatkowych wniosków z informacją o wznowieniu działalności. Jeżeli przed końcem tego okresu okaże się, że firma nadal jest w trudnej sytuacji i nie może liczyć na przychody, przedsiębiorca może zgłosić przedłużenie zawieszenia działalności gospodarczej.
Jeśli przedsiębiorca zawiesi działalność na czas nieokreślony konieczne będzie zgłoszenie wznowienia działalności firmy i wskazanie jego terminu.
Przedsiębiorca może wznowić zawieszoną działalność gospodarczą również przed upływem minimalnego okresu zawieszenia, czyli 30 dni. Ale wtedy uznaje się, że działalność nie została skutecznie zawieszona i przedsiębiorca będzie zobowiązany opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości.
Zawieszać i wznawiać działalność gospodarczą można wiele razy. Przepisy nie nakładają tu na przedsiębiorcę ograniczeń.
Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)