Świadectwo pracy – zmiany w 2023 roku

Od 23 maja 2023 roku pracodawcy zobowiązani są stosować nowy, bardziej rozbudowany wzór świadectwa pracy. Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu Pracy.

Poniżej przedstawiamy informacje o tym, jak świadectwo pracy powinno wyglądać w 2023 roku. Odpowiadamy też na pytania: Czym jest świadectwo pracy? Komu i w jakiej sytuacji jest wystawiane? Co zrobić, gdy nasze świadectwo pracy zawiera błędy, a co wtedy, gdy zostanie zniszczone lub je zgubimy?

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę w momencie wygaśnięcia umowy o pracę lub rozwiązania stosunku pracy. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia danej osoby u konkretnego pracodawcy.

Świadectwo pracy jest wydawane każdemu pracownikowi, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę, niezależnie od tego, czy była to umowa na czas nieokreślony, określony czy tylko umowa na okres próbny. Również w sytuacji, gdy nastąpi wypowiedzenie w trybie natychmiastowym świadectwo pracy musi być wydane.

Co ważne – pracodawca ma ustawowy obowiązek wystawić świadectwo pracy. Pracownik nie musi w tym zakresie składać wniosku.

Oryginał świadectwa otrzymuje pracownik a kopię przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Świadectwo pracy to dla pracownika bardzo ważny dokument. Reguluje jego sytuację prawną u byłego pracodawcy a dla kolejnego stanowi ważne źródło informacji o doświadczeniu zawodowym pracownika, realizowanych przez niego obowiązkach i przyczynach 30zakończenia współpracy z poprzednim pracodawcą. Zawiera też informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych w nowym miejscu zatrudnienia. Na jego podstawie określa się m.in. liczbę dni przysługującego jeszcze urlopu do wykorzystania.

Świadectwo pracy jest też niezbędne, by ubiegać się o określone świadczenia jak zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie przedemerytalne czy emerytura.

Świadectwo pracy a zmiany w Kodeksie Pracy w 2023 roku

26 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy. Wprowadzono wtedy m.in.:

– zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem,

– urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Wcześniej, 7 kwietnia 2023 roku weszły w życie zmiany dotyczące prawa do skorzystania z okazjonalnej pracy zdalnej.

Wszystkie te nowe rozwiązania wymagały dodania nowych informacji w świadectwie pracy. W związku z tym 15 maja 2023 roku zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej dotyczące zmian w świadectwie pracy oraz nowy wzór świadectwa pracy. Obowiązuje on od 23 maja 2023 roku.

Co powinno zawierać świadectwo pracy w 2023 roku?

Poniżej przedstawiamy informacje, które powinny znaleźć się na prawidłowo wystawionym świadectwie pracy od 2023 roku, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian.

Są to:

– dane osobowe pracownika,

– okres lub okresy zatrudnienia pracownika,

– wymiar czasu pracy pracownika, z zaznaczeniem, jeśli ulegał on zmianie w trakcie zatrudnienia,

– rodzaj wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,

– tryb rozwiązania umowy lub okoliczności jej wygaśnięcia, wraz z podaniem właściwego przepisu prawa pracy,

– okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia,

– NOWE INFORMACJE – liczba dni lub godzin zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

– liczba dni urlopu wypoczynkowego, które pracownik wykorzystał w roku kalendarzowym, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy,

– NOWE INFORMACJE – liczba dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

– okres korzystania z urlopu bezpłatnego,

– wykorzystanie urlopu ojcowskiego,

– wykorzystanie urlopu rodzicielskiego,

– wykorzystanie urlopu wychowawczego,

– okres, w którym pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego korzysta z obniżenia wymiaru czasu pracy i wynikającej z tego ochrony stosunku pracy,

– liczba dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem wykorzystanych w roku kalendarzowym,

– NOWE INFORMACJE – liczba dni pracy zdalnej, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

– liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres choroby w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

– okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

– okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

– wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia, przewidziane przepisami prawa pracy,

– okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

– informacje o ewentualnych zajęciach wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,

– należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych.

Na żądanie pracownika pracodawca może umieścić informacje dodatkowe, na przykład o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o kwalifikacjach pracownika, odbytych szkoleniach i kursach. Niedopuszczalne jest natomiast umieszczenie w świadectwie pracy opinii o pracowniku czy referencji.

Ile czasu ma pracodawca na wystawienie świadectwa pracy?

Pracodawca ma obowiązek wręczyć świadectwo pracy byłemu pracownikowi (lub upoważnionej przez niego na piśmie osobie) niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Przyjmuje się, że „niezwłocznie” oznacza w tym przypadku ostatni dzień trwania umowy.

W przypadku, gdy wydanie świadectwa w ten sposób jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, np. z powodu nieobecności pracownika, pracodawca jest obowiązany w terminie 7 dni wysłać świadectwo za pośrednictwem poczty (najlepiej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru) albo doręczyć je w inny sposób (osobiście, przez kuriera itp.)

Jeśli ostatni dzień zatrudnienia przypada na dzień wolny od pracy, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w najbliższym dniu roboczym, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia.

Wraz z wydaniem świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi w postaci papierowej, bądź elektronicznej informację o:

– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym okresie.

Czy pracodawca zawsze musi wystawić świadectwo pracy?

Nie. Jeśli w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę pracodawca zamierza podpisać nową umowę z tą samą osobą nie ma wówczas obowiązku wydania świadectwa pracy za poprzedni okres zatrudnienia. Może to uczynić, ale tylko na formalny wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Świadectwo pracy a śmierć pracownika

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca również ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy, które zostaje włączone do akt osobowych zmarłego pracownika. Może ono zostać wydane na wniosek małżonka, spadkobiercy lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną. Wniosek taki powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W ciągu 7 dni od dnia jego złożenia pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy.

Co zrobić, gdy świadectwo pracy jest błędne lub pracodawca nie wyda go w terminie?

Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny od 1000 do nawet 30 000 zł.

Jeżeli świadectwo pracy nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji albo są one błędne pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Ma na to 14 dni od daty otrzymania świadectwa pracy.

Pracodawca ma 7 dni na odpowiedź. Może w tym czasie wydać nowe, poprawione świadectwo pracy albo zawiadomić pracownika, że nie zgadza się z jego uwagami. W takiej sytuacji pracownik ma prawo, w ciągu kolejnych 14 dni, wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Jeżeli sąd rozstrzygnie sprawę pomyślnie dla pracownika pracodawca jest obowiązany wydać mu nowe świadectwo pracy, w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Błędne powinno zostać usunięte z akt osobowych i zniszczone.

Niezależnie od tego pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o naprawienie szkody, jeżeli doznał jej z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Szkodą może być np. utrata możliwości zatrudnienia w nowym miejscu pracy. Jeśli udowodni to na drodze postępowania sądowego przysługiwać mu będzie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Roszczenie przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.

Co zrobić, gdy świadectwo pracy zostanie zniszczone lub zgubione?

Na skutek zdarzeń losowych świadectwo pracy może zostać zniszczone lub w inny sposób utracone. Pracownik ma wtedy prawo zgłosić się do byłego pracodawcy w celu uzyskania odpisu świadectwa pracy. Choć przepisy nie precyzują terminu, w jakim pracodawca powinien wydać taki dokument przyjmuje się, że powinien zrobić to bez zbędnej zwłoki.

Odpis powinien zawierać identyczne informacje co oryginał, łącznie z datą wystawienia pierwotnego świadectwa pracy. W treści powinna się natomiast znaleźć adnotacja o tym, że dokument jest odpisem oraz aktualna data jego wystawienia. Co do zasady, odpis powinien być podpisany przez tą samą osobę, która podpisała świadectwo. Jeśli jest to niemożliwe, podpisuje go aktualnie uprawniona do tego osoba, z nazwą swojego stanowiska.

Zobacz też:
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy – Dziennik Ustaw z dnia 15 maja 2023 r. Poz. 912.

Jeśli, jako pracodawca, mamy jakiekolwiek wątpliwości dotyczące wystawiania świadectw pracy warto nawiązać współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym świadczącym usługi kadrowo-płacowe.

2023-06-14

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)