Praca zdalna w Kodeksie pracy 2023

27 stycznia 2023 roku prezydent podpisał nowelizację Kodeksu pracy, która wprowadza do niego pracę zdalną i przepisy ją regulujące. Zastępują one dotychczas istniejący w ustawie rozdział o telepracy.

Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej? Kto będzie mógł pracować zdalnie? Jakie obowiązki będą mieć pracodawcy? Czy pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracownika?

Praca zdalna – definicja

Praca zdalna, zgodnie z nowymi przepisami, to wykonywanie swoich obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu przez siebie wskazanym, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Miejsce wykonywania pracy powinno być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Pracownik w godzinach pracy musi więc być w zgłoszonym miejscu i dostępny.

Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia, na wniosek pracownika. W tym drugim przypadku do zmiany umowy o pracę, w zakresie miejsca jej wykonywania, nie będzie wymagana forma pisemna.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określone w:

– porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),

– regulaminie ustalonym przez pracodawcę – w sytuacji, gdy nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja – wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jeśli porozumienie ze związkami zawodowymi nie zostało zawarte albo nie został wydany regulamin pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Praca zdalna – dla kogo?

Zgodnie z nowymi przepisami wniosek do pracodawcy o pracę zdalną będą mogli złożyć:

– pracownica w ciąży,

– pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,

– pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,

– pracownik-rodzic dziecka posiadający zaświadczenie o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,

– pracownik–rodzic dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),

– pracownik-rodzic dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić im pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi pracy zdalnej w sytuacji, kiedy jej wykonywanie nie będzie możliwe z uwagi na rodzaj pracy lub jej organizację (np. praca strażaka).

O powodach odmowy pracodawca będzie musiał powiadomić pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

W szczególnych przypadkach praca zdalna ma być również wykonywana na polecenie pracodawcy. Będzie to możliwe:

– w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

– w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Wydanie polecenia pracy zdalnej będzie możliwe tylko wówczas, gdy pracownik, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w tej formie.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie także mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej i na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Pracownik zyskuje w ten sposób prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Przepis ma być stosowany w okolicznościach wyjątkowych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny.

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie będą miały zastosowania wszystkie regulacje dotyczące pracy zdalnej. Pracodawca np. nie będzie musiał zapewniać do niej materiałów i narzędzi.

Wycofanie się z pracy zdalnej

Pracodawca jak i pracownik mają możliwość wycofania się z pracy zdalnej. Obie strony będą musiały ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W sytuacji braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na pracy zdalnej

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie miał wiele obowiązków wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Będzie obowiązany:

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

– zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć ich koszty,

– pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

– pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub danym pracownikiem, regulaminie czy poleceniu, w którym uregulowano zasady wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik w porozumieniu z pracodawcą może wykonywać pracę zdalną korzystając z materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych (np. prywatnego laptopa), niezapewnionych przez pracodawcę. W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany ustalić ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za ich wykorzystywanie.

Zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią dla pracownika przychodu.

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca ma również określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Kontrola pracy zdalnej i bhp w domu pracownika

Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę pracownika w miejscu i w godzinach wykonywania przez niego pracy zdalnej. Może to być prywatne mieszkanie czy dom pracownika, jeśli tam wykonuje on pracę zdalną. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać jednak prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Kontrola ma dotyczyć m.in. przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

W przypadku stwierdzenia uchybień pracodawca zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Kiedy wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej?

Ustawa wprowadzająca przepisy dotyczące pracy zdalnej została podpisana przez prezydenta 27 stycznia 2023 roku. W poniedziałek 6 lutego została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Nowe przepisy wchodzą w życie 2 miesiące po publikacji w Dzienniku Ustaw, tzn. od 7 kwietnia 2023 roku.

Przeczytaj też o innych zmianach wprowadzonych w 2023 roku w przepisach Kodeksu pracy:

Umowa o pracę – zmiany w 2023 roku
Nowe urlopy w Kodeksie pracy 2023
Zmiany w prawie pracy – nowe uprawnienia pracowników

Z opublikowaną w Dzienniku Ustaw nowelizacją Kodeksu pracy możesz zapoznać się pod adresem:
https://www.dziennikustaw.gov.pl/D2023000064101.pdf

2023-02-07

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)