Faktura korygująca a nota korygująca – jaka jest różnica?

Każdemu przedsiębiorcy może się zdarzyć wystawienie faktury z błędem. Jeśli tak się stanie błąd powinien zostać w odpowiedni sposób skorygowany. Służą do tego dwa dokumenty – faktura korygująca i nota korygująca, które często są ze sobą mylone, choć nie można stosować ich zamiennie. Jaka jest zatem różnica między tymi dokumentami? Kto i przy jakich błędach może wystawić fakturę korygującą, a kto notę korygującą? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na te pytania.

Kto może wystawić fakturę korygującą?

Możliwość wystawienia faktury korygującej ma wyłącznie sprzedawca, czyli osoba, która wystawiła fakturę pierwotną.

Kiedy sprzedawca może wystawić fakturę korygującą?

Jeśli na fakturze pierwotnej, która trafiła już do nabywcy, sprzedawca zauważy błąd, powinien go poprawić poprzez wystawienie faktury korygującej. Przepisy nie określają maksymalnego terminu wystawienia takiej faktury. Przyjmuje się, że termin ten wyznacza upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.

Ze względu na rodzaj poprawianego błędu wyróżnia się dwa typy faktur korygujących:

Faktura korygująca dane formalne – wystawiana jest po to, by poprawić błędy w elementach opisowych faktury, takie jak:

– błąd w nazwie lub adresie nabywcy,
– niewłaściwy NIP,
– błąd w dacie sprzedaży.

Faktura korygująca pozycje faktury – wystawiana jest po to, by poprawić błędy w pozycjach, np. błędy dotyczące stawek VAT lub cen; wystawia się ją zwłaszcza wtedy, gdy:

– udzielono rabatu, co wywołało zmianę ceny,
– obniżono lub podwyższono cenę,
– stwierdzono błąd w cenie,
– towar i opakowania zostały zwrócone sprzedawcy,
– zapłata została zwrócona do nabywcy w całości lub w części,
– stwierdzono błąd w stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Co zawiera faktura korygująca?

Forma faktury korygującej nie może być dowolna. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług określają elementy, które musi obowiązkowo zawierać. Są to:

– oznaczenie tytułem „faktura korygująca” albo „korekta”,
– kolejny numer faktury oraz datę jej wystawienia,
– dane z faktury, której dotyczy faktura korygująca oraz nazwę towaru lub usługi, które obejmuje korekta,
– przyczyna korekty,
– jeśli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, trzeba podać odpowiednią kwotę korekty tej podstawy lub podatku należnego razem z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
– prawidłowa treść korygowanych pozycji – w pozostałych sytuacjach.

Poza tym faktura korygująca musi zawierać dane uwzględnione na fakturze, której ona dotyczy. Są to:

– data wystawienia,
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
– numery, za pomocą których nabywcy i odbiorcy towarów lub usług są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
– data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, albo data otrzymania zapłaty – gdy jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Jak księgować fakturę korygującą?

Księgowaniu podlegają tylko faktury korygujące pozycje faktury pierwotnej. Sposób księgowania takich faktur zależny jest od powodu ich wystawienia.

Jeśli korekta dotyczy błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki, np. mylnie została wyliczona kwota VAT od wartości netto, wtedy przedsiębiorca księguje taką fakturę w okresie, w którym zaksięgowana została pierwotna faktura.

Jeśli faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, a dopiero później wystąpiły okoliczności mające wpływ na wartość sprzedaży, takie, jak udzielenie rabatu czy zwrot towaru, księgowania dokonuje się w okresie bieżącym.

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej

Co do zasady przedsiębiorca, która wystawił korektę do faktury, powinien uzyskać potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę. Przepisy nie regulują formy tego potwierdzenia. Może to więc być:

– zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego,
– odesłanie faktury korygującej opatrzonej datą odbioru oraz podpisem,
– potwierdzenie odbioru elektroniczne lub za pomocą fax-u.

Potwierdzenie odbioru faktury może mieć wpływ na rozliczenie podatku VAT przez przedsiębiorcę.

Jeżeli ze skorygowanej faktury wynika, że ma on obowiązek podwyższyć podatek VAT, to musi dokonać korekty podatku należnego niezależnie od tego, czy otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy nie.

Jeżeli korekta dotyczyła obniżenia podatku VAT, to potwierdzenie odbioru faktury korygującej jest wymagane i podatnik musi je otrzymać przed terminem złożenia deklaracji za okres, w którym dokonano korekty.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane wówczas, gdy korekta dotyczy:

– eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
– dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
– sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych,
– sytuacji, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, a transakcja została zrealizowana zgodnie z danymi zawartymi w fakturze korygującej.

Kto może wystawić notę korygującą?

W przeciwieństwie do faktury korygującej nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca.

Kiedy nabywca może wystawić notę korygującą?

Nabywca faktury może wystawić notę korygującą wyłącznie wtedy, gdy błąd dotyczy elementów opisowych faktury, które nie mają wpływu na wysokość kwoty i podatku. Mogą to być:

– błędy w nazwie czy adresie sprzedawcy lub nabywcy,
– niewłaściwy numer NIP sprzedawcy lub nabywcy,
– nieprawidłowe oznaczenie usługi lub towaru,
– błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
– w przypadku zakupu paliwa – niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu.

Nabywca nie może wystawić noty korygującej, jeżeli poprawki wymaga np. kwota netto, VAT i brutto, stawki podatku, ilości dostarczonych towarów. W przypadku dostrzeżenia takich błędów nabywca powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.

Przepisy nie określają maksymalnego terminu na wystawienie noty korygującej. Nabywca ma prawo dokonać tego w każdym momencie.

Co zawiera nota korygująca?

Nota korygująca powinna zawierać:

– oznaczenie „nota korygująca”,
– kolejny numer oraz datę jej wystawienia,
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy,
– numer, za pomocą którego podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
– dane z faktury, których dotyczy nota (data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, w tym także ich NIP, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty, jeśli taka również została wskazana na korygowanej fakturze),
– wskazanie treści, która jest korygowana oraz jej prawidłowe brzmienie.

Czy notę korygującą się księguje?

Noty korygującej zazwyczaj się nie księguje. Wystarczające jest podpięcie jej pod nieprawidłową fakturę.

Potwierdzenie otrzymania noty korygującej

Nabywca, który wystawił notę korygującą powinien powiadomić o tym fakcie sprzedawcę, który wystawił fakturę pierwotną. Ten z kolei powinien taką notę zaakceptować. Przepisy jednak nie przewidują dokładnych warunków jak ma się to odbyć, nie wskazują też formy potwierdzenia. Może to więc być podpisana kopia noty, e-mail z informacją, że sprzedawca akceptuje korektę lub każdy inny sposób wskazujący na to, że wystawca faktury przyjął notę, zapoznał się ze zmianami w dokumencie i zgadza się z nimi.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)