Spis z natury na koniec roku

Koniec roku wiąże się z wieloma obowiązkami dla podatników. Jednym z nich jest konieczność sporządzenia spisu z natury, czyli remanentu. Jest to niezbędny warunek zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) i dokonania rocznego rozliczenia podatku dochodowego z prowadzonej działalności gospodarczej.

Kto dokładnie musi sporządzić taki spis i do którego dnia? Jakie dane powinien spis zawierać? Jak dokonać jego wyceny? O tym dziś piszemy na naszym blogu.

Co to jest spis z natury?

Spis z natury, nazywany też remanentem, jest jedną z form inwentaryzacji. Pozwala ustalić faktyczną ilość towarów, które znajdują się w firmie, wycenić ich wartość i sprawdzić, czy stan majątkowy firmy jest zgodny ze stanem ewidencji księgowej

Kto ma obowiązek sporządzać spis z natury?

Spis z natury na koniec roku musi przeprowadzić każdy przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), opodatkowany na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Konieczność sporządzenia spisu z natury obejmuje także firmy rozliczające się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, mimo tego, że wartość tego spisu nie może stanowić kosztu podatkowego, czyli nie wpływa na wysokość przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Jeśli przedsiębiorca w momencie, w którym zobowiązany jest sporządzić spis z natury, nie posiada „na stanie” żadnych towarów handlowych, materiałów czy innych artykułów podlegających spisowi, nie zwalnia go to z obowiązku sporządzenia spisu. Sytuacja taka często dotyczy przedsiębiorców prowadzących wyłącznie działalność usługową. Sporządzają oni wówczas tzw. spis lub remanent „zerowy”. W polu „Łączna wartość spisu z natury” wpisują cyfrę „0”.

Z obowiązku sporządzenia spisu z natury nie zwalnia również zawieszenie działalności – w tym przypadku też należy zrobić remanent.

Kiedy przygotować spis z natury?

Zgodnie z przepisami dotyczącymi prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzania spisu z natury:

– na dzień 1 stycznia,
– na koniec każdego roku podatkowego,
– na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
– w spółce cywilnej – w przypadku zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
– w przypadku likwidacji działalności,
– w momencie nakazu z jednostki podatkowej.

Warto podkreślić, że przedsiębiorca, który sporządził spis z natury na koniec roku podatkowego, jest zwolniony z obowiązku sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia następnego roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że wystarczy sporządzić jeden spis z natury, z datą 31 grudnia, który wpisuje się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów również na dzień 1 stycznia.

Co obejmuje spis z natury?

Zgodnie z przepisami spis z natury powinien obejmować m.in.:

– Towary handlowe – przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.

– Materiały (surowce) podstawowe – materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu

– Materiały pomocnicze – materiały, które nie są materiałami podstawowymi, ale są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

– Produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty) – niegotowe jeszcze wyroby własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

– Wyroby gotowe – wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony.

– Braki – nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość.

– Odpady – materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

– Towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza jego zakładem (np. towary składowane w odrębnych magazynach, towary zakupione przez podatnika, które nie zostały jeszcze dostarczone).

– Towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (nie wymagają wyceniania, wystarczy podać ich ilość oraz właściciela).

Spis z natury sporządzany na koniec roku podatkowego nie obejmuje:

– wyposażenia firmy,
– środków trwałych.

Jak wycenić składniki objęte spisem z natury?

Najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury podatnik jest zobowiązany wycenić pozycje spisu według następujących wartości:

– materiały i towary handlowe – według cen zakupu lub nabycia, albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;

– półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji – według kosztów wytworzenia,

– odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową – według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,

– produkcję niezakończoną – według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Warto tu zaznaczyć, że czynni płatnicy VAT wyceniają zakupione na fakturę VAT materiały i towary, od których przysługiwało prawo odliczenia podatku VAT, według cen netto. Pozostali podatnicy wyceniają pozycje spisu z natury według wartości brutto.

Jeśli na dzień sporządzania spisu firma nie dysponuje majątkiem, który można by podliczyć, łączna wartość w dokumencie wynosić będzie zero.

Jakie dane musi zawierać dokument spisu z natury?

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny oraz trwały i powinny się w nim znaleźć następujące dane:

– imię i nazwisko właściciela firmy/wspólników,
– data sporządzenia spisu,
– numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
– szczegółowe określenie towaru oraz innych składników majątku (w przypadku likwidacji także wyposażenia),
– jednostka miary,
– ilość materiałów i towarów stwierdzona w czasie spisu,
– cena w złotych i groszach za jednostkę miary,
– wartość, jaka wynika z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
– łączna wartość spisu z natury,
– klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
– podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy/wspólników.

Dokument muszą podpisać przynajmniej dwie osoby. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej drugą osobą może być np. członek rodziny lub księgowy.

Spis z natury nie wymaga złożenia w urzędzie skarbowym, chyba, że jest sporządzany w przypadku likwidacji działalności. Gdy sporządzamy go na koniec roku podatkowego wystarczy, że zostanie dołączony do innych dokumentów księgowych i przechowywany przez okres 5 lat.

W jaki sposób księgować spis z natury?

Spis z natury musi być wpisany do księgi przychodów i rozchodów (KPiR) zgodnie z poszczególnymi rodzajami jego składników lub w jednej pozycji (sumie), pod warunkiem, że na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników.

Jeśli firma nie ma na stanie towarów handlowych i wartość sporządzonego przez nią spisu z natury wynosi 0 zł – również taki spis powinien zostać ujęty w księdze.

Jak wyżej zostało to już wspomniane, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia jest jednocześnie spisem z natury na początek kolejnego roku podatkowego. Podlega więc wpisowi do KPiR jako ostatni wpis zamykający rok podatkowy i jako pierwszy wpis otwierający KPiR na nowy rok.

Spis z natury – jak wpływa na koszty podatkowe i rozliczenie roczne?

Wartość spisu z natury sporządzonego na początek i na koniec danego roku podatkowego ma bezpośredni wpływ na roczne zeznanie podatkowe. Obie wartości są porównywane i:

– jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest niższa od wartości spisu z natury na początek roku, to powstała różnica powiększy poniesione w trakcie roku koszty uzyskania przychodu;

– jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest wyższa od wartości spisu z natury na początek roku, to powstała różnica pomniejszy poniesione w trakcie roku koszty uzyskania przychodu.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)