Zagubiona lub zniszczona faktura – co wtedy robić?

Faktura to podstawowy dokument, który potwierdza nabycie towarów bądź usług i uprawnia przedsiębiorcę do odliczenia naliczonego podatku. Stanowi też ważny dowód dla organów podatkowych odnośnie zdarzeń gospodarczych zachodzących w firmie. Z tego powodu faktury należy starannie księgować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Ale nawet wtedy może się zdarzyć, że w natłoku różnych spraw i dokumentów, oryginalna faktura gdzieś zaginie lub zostanie zniszczona. Co wtedy robić?

Zagubioną lub zniszczoną fakturę można odtworzyć poprzez wystawienie jej duplikatu. Dotyczy to również faktur korygujących.

Duplikat faktury – kto może go wystawić?

Jeśli faktura została zniszczona lub zagubiona przez nabywcę, to powinien on wystąpić z wnioskiem o wystawienie duplikatu do sprzedawcy, czyli osoby, która pierwotnie wystawiła fakturę. Sam nie może wystawić sobie duplikatu faktury nawet jeśli posiada np. jej skan.

Przepisy nie określają, jaką formę ma mieć wniosek. Przyjmuje się, że jest nim każda prośba wystosowana przez nabywcę – na piśmie, elektronicznie a nawet ustnie w trakcie rozmowy telefonicznej lub podczas osobistej wizyty w biurze.

Duplikat sprzedawca wystawia zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w jego posiadaniu.

Jeśli faktura została zniszczona lub zagubiona przez sprzedawcę, nie wystawia się duplikatu. Sporządza się notę wyjaśniającą brak dokumentu i zachowuje ją w dokumentacji firmy.

Jak wygląda i co zawiera duplikat faktury?

Duplikat jest odrębnym rodzajem faktury, dlatego nie może to być np. kserokopia faktury pierwotnej. Duplikat powinien być wystawiony w ten sam sposób, jak faktura pierwotna i wręczony nabywcy w oryginale. W przypadku e-faktur duplikat powinien być wystawiony jako plik elektroniczny i ponownie przesłany pocztą elektroniczną chyba, że nabywca w międzyczasie cofnął zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. Wtedy sprzedawca wystawia duplikat na papierze, zaznaczając w adnotacji, że dokument dotyczy faktury wystawionej pierwotnie w formie elektronicznej.

Dane na duplikacie faktury muszą być identyczne, jak na fakturze pierwotnej. Dotyczy to zarówno daty sprzedaży, kwoty, jak i danych nabywcy i wystawcy. Treści w żaden sposób nie można modyfikować. Należy tylko obowiązkowo dodać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia.

W jakim terminie powinien zostać wystawiony duplikat?

Nie jest to w przepisach precyzyjnie określone, ale sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury VAT bez zbędnej zwłoki. Przyjmuje się więc, że powinien to zrobić w ciągu siedmiu dni po otrzymaniu wniosku od nabywcy.

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia duplikatu?

Sprzedawca ma obowiązek wystawić, na wniosek nabywcy, duplikat faktury. Jeśli by odmówił, będą mu grozić za to konsekwencje karnoskarbowe. Jedyną uzasadnioną podstawą odmowy wystawienia duplikatu faktury jest przedawnienie się zobowiązania podatkowego.

A jeżeli duplikat faktury zaginie lub ulegnie zniszczeniu?

Przepisy nie zabraniają ponownego wystawienia duplikatu więc przyjmuje się, że nabywca towaru lub usługi ma prawo wystąpić z kolejnym wnioskiem o wystawienie nowego duplikatu.

Czy od duplikatu można odliczyć podatek VAT i w jakim terminie?

Duplikat traktowany jest na równi z pierwotną fakturą, ma taką samą moc prawną i stanowi w równym stopniu podstawę do odliczenia podatku VAT. Termin odliczenia zależy od tego, czy pierwotna faktura wcześniej do nas dotarła i dopiero później zaginęła bądź uległa zniszczeniu, czy też w ogóle jej nie otrzymaliśmy.

Jeśli faktura pierwotna trafiła do naszej firmy, została zaksięgowana, na jej podstawie został odliczony podatek VAT, a dopiero później uległa zniszczeniu lub zagubieniu duplikat tylko potwierdzi prawo do odliczonego już podatku. Nie powstaje nowe prawo do odliczenia podatku z duplikatu. Nie trzeba go ponownie księgować ani dokonywać żadnych dodatkowych zapisów w ewidencjach.

W przypadku, gdy faktura oryginalna dotarła do nas i została zagubiona zanim ją zaksięgowano mamy prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie duplikatu, ale tylko w terminie, kiedy przysługiwało prawo do jego odliczenia z faktury pierwotnej lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli otrzymamy duplikat już po upływie tych terminów odliczenie VAT będzie mogło być zrealizowane wyłącznie poprzez korektę deklaracji VAT.

Jeśli pierwotna faktura w ogóle do nas nie dotarła to otrzymany duplikat przejmuje wszelkie funkcje oryginału i stanowić będzie podstawę do odliczenia VAT z niego wynikającego. Odliczenie podatku można będzie uwzględnić w rozliczeniu za okres, w którym otrzymaliśmy duplikat, lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)