Polski Ład – zmiany dla pracowników i osób prowadzących działalność gospodarczą
1 czerwca 2021
Urlopy, dni wolne – jakie prawa ma ojciec-pracownik?
30 czerwca 2021
1 lipca 2021 roku kolejna grupa przedsiębiorców powinna wymienić kasy fiskalne starego typu na kasy online.
Nowy rodzaj kasy fiskalnej – kasę fiskalną online – wprowadziła do systemu prawnego ustawa z dnia 15 marca 2019 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. W przepisach określono konkretne terminy instalacji nowych kas dla poszczególnych grup przedsiębiorców. W związku z COVID-19 terminy dla części z nich zostały przedłużone.
Dla kogo i od kiedy kasy fiskalne online są obowiązkowe? Jak one działają i czym różnią się od kas tradycyjnych? Czy będzie możliwość odliczenia ulgi na kasę online?
Jak działają kasy fiskalne online?
Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych są zobowiązani do rejestrowania transakcji za pomocą kasy rejestrującej, czyli mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej.
Kasy online to kasy fiskalne wyposażone w nowe funkcjonalności. Nie tylko rejestrują i zapisują w swojej pamięci dane o sprzedaży, ale także przesyłają je w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni do centralnego systemu teleinformatycznego, tzw. Centralnego Repozytorium Kas. Zarządza nim Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Zebrane dane z kas online mogą być udostępniane Ministrowi Finansów, Izbie Administracji Skarbowej, Urzędom Skarbowym i Celno-Skarbowym. Dodatkowo Szef Krajowej Administracji Skarbowej może formułować polecenia zapytań do kas rejestrujących i jest administratorem danych zawartych w Repozytorium.
Wśród przesyłanych danych są informacje o każdej transakcji zaewidencjonowanej na kasie online, ze szczegółami pozwalającymi na ustalenie wysokości sprzedaży i kwot podatku należnego, stawki VAT, rodzaju towaru bądź usługi. Są to również informacje o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych.
Co jeszcze wyróżnia kasy online?
Kasa online zapisuje kopie drukowanych dokumentów w wewnętrznej pamięci, do której użytkownik nie ma dostępu, jedynie autoryzowany serwis kas. Aktualizacja oprogramowania kas online jest przeprowadzana zdalnie – nowa wersja zostanie automatycznie pobrana z serwera producenta. Podobnie jak kasy starego typu kasa online drukuje paragony potwierdzające dokonanie zakupu produktu czy usługi, ale dodatkową opcją jest możliwość otrzymania paragonu w wersji elektronicznej (na maila), czyli tak zwanego e-paragonu.
Ułatwieniem dla przedsiębiorcy jest z pewnością fakt, że nie musi już zgłaszać fiskalizacji kasy do urzędu skarbowego. Kasa online będzie fiskalizowana w momencie jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Przekaże ona dane o sobie i podatniku, zwrotnie otrzymując przydzielony numer ewidencyjny. Zapisywany on będzie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz z NIP-em podatnika.
Użytkownik kasy online musi zapewnić urządzeniu dostęp do internetu w postaci modułu gsm, wi-fi lub poprzez przewód Ethernet, zależnie od producenta oraz modelu kasy.
Uwaga. Kasy fiskalnej online nie należy mylić z kasami wirtualnymi, określanymi też jako kasy mające postać oprogramowania. Przepisy dopuszczają ich stosowanie tylko w niektórych branżach. Więcej o kasach wirtualnych przeczytasz w naszym artykule Wirtualne kasy fiskalne już od 1 czerwca 2020 roku.
Od kiedy trzeba używać kasy fiskalnej online?
Każdy przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną starego typu, czyli kasę z papierową lub elektroniczną kopią paragonu musi docelowo wymienić ją na kasę online.
Kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii można było zakupić tylko do dnia 31 sierpnia 2019 roku. Kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii można jeszcze kupić do dnia 31 grudnia 2022 roku.
Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży będą tylko kasy online. Kasy starego typu, co do zasady, będą mogły być używane do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej.
W niektórych branżach wprowadzenie kasy online już jest obowiązkowe lub będzie obowiązkowe przed 2023 rokiem. Według ustawodawcy są to branże szczególnie narażone na nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży. Poniżej przedstawiamy bardziej szczegółowo, kto i od kiedy ma obowiązek wprowadzenia kasy online.
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek wprowadzenia kas fiskalnych online miały:
– warsztaty samochodowe, czyli podatnicy świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania, regenerowania, oraz usługi w zakresie wymiany opon i kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów,
– stacje paliw, czyli podatnicy zajmujący się sprzedażą benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu do napędów silników spalinowych.
Od 1 stycznia 2021 roku obowiązek wprowadzenia kas fiskalnych online miały:
– gastronomia, czyli podatnicy świadczący usługi związane z wyżywieniem, również świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz w okresie krótkotrwałego zakwaterowania,
– hotele i pensjonaty, czyli przedsiębiorcy oferujący usługi hotelarskie,
– składy węgla, czyli podatnicy zajmujący się sprzedażą węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych dla celów opałowych.
Kto musi wymienić kasę fiskalną od 1 lipca 2021 roku?
Od 1 lipca 2021 roku obowiązek wprowadzenia kas fiskalnych online będą miały kolejne grupy przedsiębiorców. Są to:
– podatnicy świadczący usługi fryzjerskie,
– podatnicy świadczący usługi kosmetyczne i kosmetologiczne,
– podatnicy świadczący usługi budowlane,
– podatnicy świadczący usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów,
– podatnicy świadczący usługi prawnicze,
– podatnicy świadczący usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej, np. siłownie, kluby fitness (wyłącznie w zakresie wstępu).
Warto zwrócić uwagę na sytuację, gdy podatnik w obowiązującym dla niego terminie wymiany kasy jest w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. W takim wypadku ma obowiązek rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie online w dniu wznowienia działalności. W praktyce powinien więc zadbać o zakup i fiskalizację urządzenia przed ponownym rozpoczęciem sprzedaży.
Ulga na zakup kasy fiskalnej online
Podatnicy dokonujący wymiany kasy mogą skorzystać z ulgi podatkowej. Ulga wynosi 90% ceny netto zakupu kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Gdy podatnik kupuje więcej niż jedną kasę fiskalną online, może skorzystać z ulgi na każdą z nich.
Czynni podatnicy VAT rozliczają zakup w deklaracji VAT składanej wraz z plikiem JPK_VAT, natomiast bierni podatnicy VAT składają wniosek o ulgę do urzędu skarbowego.
Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej online lub jej zwrot następuje pod warunkiem:
– terminowego rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą nowego urządzenia,
– posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
Co ważne, ulga nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców, prawo do niej mają tylko:
– Podatnicy, którzy dotychczas nie mieli obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży i nie używali kas rejestrujących (z papierowym lub elektronicznym zapisem), a teraz po raz pierwszy dokonują zakupu urządzenia fiskalnego i dobrowolnie wybierają kasę online. Ulga nie będzie przysługiwała, jeśli wybiorą kasę fiskalną starego typu.
– Podatnicy, którzy mają już obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, a teraz zostali zobowiązani ustawą do wymiany kasy ze względu na prowadzenie działalności w określonych branżach. Ulga będzie im przysługiwała również wtedy, gdy dokonali już wcześniej takiego odliczenia na kasę starego typu.
W niektórych sytuacjach kwota wynikająca z ulgi za zakup kasy może podlegać obligatoryjnemu zwrotowi. Stanie się tak wtedy, gdy np.
– przedsiębiorca nie będzie używał kasy,
– urządzenie zostanie uszkodzone, zniszczone lub skradzione,
– w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca zakończy działalność gospodarczą,
– nie zostanie wykonany we wskazanym terminie obowiązkowy przegląd techniczny urządzenia przez odpowiedni serwis.
Kasa online w leasingu
Przedsiębiorca, który będzie wymieniał tradycyjną kasę fiskalną na kasę online nie będzie musiał kupować jej na własność.
Ustawa daje możliwość używania kas online na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze, czyli umowy cywilnoprawnej, która pozwala na korzystanie z rzeczy na zasadach określonych przez strony umowy. Warunkiem jest określony status własności takiej kasy fiskalnej – jej właścicielem musi być druga strona umowy, czyli wynajmujący, wydzierżawiający lub leasingodawca. Kasa musi mieć również potwierdzenie, że spełnia funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.
Korzystanie przez podatnika z kasy fiskalnej w ramach leasingu nie daje mu prawa do ulgi podatkowej, bo ta przysługuje tylko na zakup kasy.
Kara za brak kasy fiskalnej online
Jeżeli w obowiązujących terminach podatnik nie zainstaluje kasy online, może zostać na niego nałożona kara. Nie tylko utraci prawo do ulgi na zakup kasy, ale ustalone zostanie dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy zbyciu towarów i usług.
Co robić ze starą, tradycyjną kasą fiskalną?
W momencie zarejestrowania kasy fiskalnej online podatnik ma obowiązek wyrejestrowania starej kasy. Aby to uczynić musi złożyć w Urzędzie Skarbowym wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej z ewidencji, a samą kasę np. zutylizować lub sprzedać firmie serwisującej.
Usługi księgowe
BRGS Biuro Rachunkowe Grzegorz Sasin
Warszawa (Praga)